公司檔案管理制度修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人 目錄第一章 總則 3第二章 檔案歸檔 4第三章 檔案整理 5第四章 檔案保管 5第五章 檔案開(kāi)發(fā)與利用 6第六章 檔案鑒定與銷(xiāo)毀 7第七章 獎(jiǎng)懲 7第八章 附則 8檔案管理制度第一章 總則第一條 目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作，有效的保護(hù)及利用檔案，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。第二條 釋義 本制度所稱檔案是指公司過(guò)去和現(xiàn)在的各部門(mén)及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中，所形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、聲像、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 管理原則（一） 集中統(tǒng)一管理原則。（二） 維護(hù)檔案完整與安全原則。（三） 便于利用原則。第四條 適用范圍：本制度適用于集團(tuán)所有單位的檔案管理。第五條 管理職責(zé)（一） 總部：總部行政部為集團(tuán)檔案的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)：1. 建立與完善管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)與流程；2. 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各事業(yè)部檔案工作；3. 總部檔案的收集、保管和開(kāi)發(fā)利用。（二） 事業(yè)部人事行政部為本事業(yè)部檔案的管理部門(mén)，負(fù)責(zé)：1. 制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；2. 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本事業(yè)部各職能部門(mén)及片區(qū)的檔案工作；3. 本事業(yè)部檔案的收集、保管和開(kāi)發(fā)利用；4. 各事業(yè)部每月定期向總部檔案管理員提交一次檔案臺(tái)賬。（三） 各片區(qū)須指定檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)：1. 制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；2. 指導(dǎo)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；3. 按規(guī)定向事業(yè)部檔案室移交檔案。（四） 各中心、職能部門(mén)應(yīng)按規(guī)定向檔案室移交檔案。（五） 檔案管理人員1. 各級(jí)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人為本單位檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)規(guī)劃管理本單位檔案建設(shè)工作。2. 總部行政部設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管的綜合管理工作，包括：2.1 總部檔案的管理。2.2 監(jiān)督、檢查并推動(dòng)各事業(yè)部檔案建設(shè)工作。2.3 檔案管理體系的建設(shè)與完善。2.4 檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)。3. 總部各中心、各事業(yè)部、片區(qū)均應(yīng)配置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本單位或部門(mén)的檔案管理工作。4. 檔案管理人員應(yīng)熟知公司業(yè)務(wù)和公司歷史沿革，并保持相對(duì)穩(wěn)定。 第二章 檔案歸檔第六條 檔案歸檔范圍公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存、利用價(jià)值的各種形式的文件材料均須歸檔。外埠?jiǎn)挝粰n案管理部門(mén)須將本單位的各類資質(zhì)證件、政府批復(fù)文件等向事業(yè)部檔案室歸檔，有多份原件的歸檔原件，只有一份原件的歸檔復(fù)印件。第七條 歸檔時(shí)間（一） 經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料每半年歸檔一次，移交時(shí)間為每年三月份、九月份。（二） 基本建設(shè)類文件材料由部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，于工程竣工后3個(gè)月內(nèi)歸檔。（三） 財(cái)務(wù)檔案：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門(mén)編制移交清冊(cè)，移交檔案室統(tǒng)一保管。（四） 涉及薪酬明細(xì)、調(diào)薪明細(xì)、年終獎(jiǎng)明細(xì)、勞動(dòng)合同等人事管理類的涉密文件材料，須于每年6月30日之前以密封形式向檔案室移交。（五） 項(xiàng)目文件：連同配套照片、磁帶、光盤(pán)等，在工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。（六） 其他未特別說(shuō)明的文件材料， 應(yīng)隨時(shí)歸檔。第八條 歸檔要求（一） 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正本和副本必須立在一起。（二） 歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確；分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。（三） 外埠?jiǎn)挝坏臋n案原件由本單位自行保管， 交事業(yè)部檔案室電子掃描件及臺(tái)帳備案。（四） 每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。上交檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。（五） 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景，歸檔聲像資料必須清晰、完整。（六） 歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)歸檔文件，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第三章 檔案整理具體見(jiàn)附件檔案整理細(xì)則。第四章 檔案保管第九條 檔案保管規(guī)定（一） 各類檔案均須按制度向檔案管理部門(mén)移交，集中保管。任何單位和個(gè)人不得私自留存檔案。（二） 大北京區(qū)域所有單位形成的檔案由所屬事業(yè)部檔案室統(tǒng)一保管。外埠企業(yè)檔案由所屬片區(qū)的檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。（三） 具有永久保管價(jià)值的檔案原件須進(jìn)行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。（四） 電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)觀問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取進(jìn)行修復(fù)。（五） 圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。（六） 密級(jí)檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章 檔案開(kāi)發(fā)與利用第十條 檔案管理部門(mén)每年須對(duì)檔案信息進(jìn)行專題匯編，形成大事記、制度、專題文件、企業(yè)榮譽(yù)、重要活動(dòng)圖片等匯編。檔案管理人員須編制各類檔案信息檢索目錄，提高檔案檢索效率與利用水平。第十一條 檔案借閱（一） 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。（二） 借閱檔案電子掃描件及原件需申請(qǐng)OA流程，待流程通過(guò)后掃描件由檔案管理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車(chē)發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫(xiě)檔案借出登記表。（三） 企業(yè)員工可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的檔案資料。密級(jí)檔案利用須填寫(xiě)密級(jí)檔案查借閱審批表，經(jīng)檔案歸檔部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。絕密級(jí)與機(jī)密級(jí)檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復(fù)印或借出。（四） 檔案借閱期限一般不得超過(guò) 7 個(gè)工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借最長(zhǎng)期限不得超過(guò) 30 個(gè)工作日。（五） 檔案使用者須按照檔案密級(jí)對(duì)檔案內(nèi)容保密，并對(duì)檔案安全、完整負(fù)責(zé)，不得標(biāo)記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（六） 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理員核查無(wú)誤后，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。（七） 員工調(diào)動(dòng)、離職時(shí)，須將所借閱的檔案全部歸還檔案管理部門(mén)，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。第六章 檔案鑒定與銷(xiāo)毀第十二條 各級(jí)檔案管理部門(mén)須按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限銷(xiāo)毀檔案，任何人不得隨意銷(xiāo)毀任何形式的檔案材料。第十三條 對(duì)保管期滿，確無(wú)保管、利用價(jià)值的檔案，須由檔案管理部門(mén)組織鑒定小組確認(rèn)是否需要銷(xiāo)毀。鑒定小組成員包括檔案管理員及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、存檔部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。第十四條 經(jīng)鑒定小組評(píng)審確需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、檔案管理員簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)需永久保管。第十五條 銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用。銷(xiāo)前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷(xiāo)后，銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。檔案銷(xiāo)毀后，要確保他人無(wú)法通過(guò)銷(xiāo)毀后的檔案獲得檔案原始信息。第十六條 保管期限已滿但仍不能銷(xiāo)毀的檔案如：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項(xiàng)、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。第七章 獎(jiǎng)懲第十七條 總部檔案管理部門(mén)對(duì)各單位檔案管理情況進(jìn)行不定期檢查與評(píng)估。第十八條 對(duì)有下列行為的單位或個(gè)人，按員工獎(jiǎng)懲辦法給予處罰：（一） 檔案管理不符合要求，管理混亂；（二） 不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，致使檔案資料損壞、流失；（三） 涂改、偽造、損毀、丟失、故意隱藏檔案；（四） 明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失；（五） 借閱檔案超過(guò)歸還期限，未按時(shí)歸還檔案；（六） 借閱、復(fù)印檔案時(shí)涂畫(huà)、拆封、抽換和篡改檔案；（七） 泄露檔案秘密，給企業(yè)造成損失；（八） 擅自銷(xiāo)毀檔案。 第八章 附則第十九條 本制度由總部人力資源中心負(fù)責(zé)解釋、修訂。第二十條 本制度自發(fā)布之日起開(kāi)始實(shí)施。附件：附件1：檔案整理細(xì)則附件2：檔案整理流程附件3：檔案室管理制度附件4：歸檔范圍及期限附件附件5：檔案移交表附件6：檔案借閱登記表附件7：密級(jí)檔案查借閱審批表附件8：卷內(nèi)目錄附件9：檔案銷(xiāo)毀審批表附件10：檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)附件1:檔案整理細(xì)則第一條 名詞解釋（一） 整理按照一定的原則和方法，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的分類、組合、排列、編號(hào)和科學(xué)編目，使之系統(tǒng)化、有序化的工作。（二） 分類指依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。（三） 全宗指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體。（四） 檔號(hào)檔案編號(hào)的簡(jiǎn)稱。是以檔案的類別及其相互關(guān)系編寫(xiě)的代號(hào)，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)、件號(hào) （五） 立卷立卷是指把辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件 ，按照一定的原則和方法 ，組成一組有聯(lián)系的案卷。包括：組卷、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄與備考表、封面的裝訂等。（六） 著錄 在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)歸檔文件材料的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。（七） 編目指編制檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，提供檔案檢索方式，方便檔案查詢利用。（八） 案卷目錄是指案卷的名冊(cè)，是先將裝訂好的一個(gè)年度的案卷按一定的方法排列，然后再根據(jù)其排列順序逐一編號(hào)登陸而成的。第二條 檔案整理工作的原則（一） 保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，包括文件在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系。（二） 便于檔案的保管和利用。第三條 檔案分類檔案按內(nèi)容分為5個(gè)一級(jí)類目，即：經(jīng)營(yíng)管理類、基本建設(shè)類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類。（一） 全宗內(nèi)檔案分類一般按“年度類別”分類，即將一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開(kāi)，每個(gè)年度內(nèi)再按一級(jí)類目分類、排列。（二） 不同類別檔案的分類經(jīng)營(yíng)管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)類、人事類檔案按內(nèi)容結(jié)合形成時(shí)間、重要程度進(jìn)行分類；基本建設(shè)類檔案按工程項(xiàng)目分類。（三） 須嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，不得私自改動(dòng)，以保證分類規(guī)則的一致性。第四條 確定密級(jí)與保管期限（一） 確定檔案密級(jí)檔案密級(jí)由低到高劃分為秘密、機(jī)密和絕密，沒(méi)有密級(jí)的檔案為公開(kāi)（集團(tuán)內(nèi)部）。絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容:1. 公司股份構(gòu)成，投資情況，新產(chǎn)品、新技術(shù)的開(kāi)發(fā)研制資料。2. 公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、營(yíng)銷(xiāo)策略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體，正式合同和協(xié)議文書(shū)。 3. 公司重要會(huì)議紀(jì)要。機(jī)密是指與本公司的生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司安全和利益遭受?chē)?yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：1. 尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況，人力資源部對(duì)管理人員的考評(píng)材料。2. 公司薪金制度，財(cái)務(wù)專用印簽、賬號(hào)，保險(xiǎn)柜密碼，月度、季度、年度財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重要磁盤(pán)、磁帶的內(nèi)容及其存放位置。 3. 公司大事記。 4. 原材料標(biāo)準(zhǔn)、成品及半成品檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)口設(shè)備儀器圖紙和相關(guān)資料。各類工程相關(guān)的資料。 5. 外事活動(dòng)中內(nèi)部掌握的原則和政策。 秘密是指與本公司生存、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受損害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：1. 消費(fèi)層次調(diào)查情況，市場(chǎng)潛力調(diào)查預(yù)測(cè)情況，未來(lái)新產(chǎn)品的市場(chǎng)預(yù)測(cè)情況及其載體。 2. 廣告企劃、營(yíng)銷(xiāo)企劃方案。3. 各類設(shè)備圖紙、說(shuō)明書(shū)、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術(shù)通知及文件等。4. 各種檢查表格和檢查結(jié)果。文件材料歸檔時(shí)，歸檔人員須確定歸檔文件材料的密級(jí)，檔案管理人員根據(jù)已確定的密級(jí)進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)，確保密級(jí)檔案與公開(kāi)檔案分別組卷、不同密級(jí)檔案分別組卷。（二）劃定保管期限劃分為短期（15 年以下）、長(zhǎng)期（16-50年）、永久（50 年以上）。1. 永久保存：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，主要包括;公司處理重要問(wèn)題形成的文件材料、召開(kāi)重要會(huì)議的文件材料、重要請(qǐng)示、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、公司領(lǐng)導(dǎo)人任免、重大項(xiàng)目的協(xié)議、合同等。2. 長(zhǎng)期保存：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料,主要包括:公司層面一般問(wèn)題的文件材料,一般會(huì)議的文件材料、一般經(jīng)濟(jì)往來(lái)形成的合同、協(xié)議等。3. 短期保存：在短期內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料，主要包括:中心或部門(mén)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表。第五條 檔案立卷立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄與備考表、填寫(xiě)案卷封面及案卷裝訂。（一） 組成案卷單位指把內(nèi)容相近、聯(lián)系較緊密的文件材料組合在一起，組成一卷或若干卷。（二） 卷內(nèi)文件排列與編號(hào)1. 案卷內(nèi)文件的排列：案卷內(nèi)文件材料按文件重要程度、時(shí)間的先后次序及責(zé)任者、問(wèn)題進(jìn)行排列，具體排列為：1.1正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。1.2 基建工程圖紙，按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列。1.3 圖文混合的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?.4 同一問(wèn)題的文件材料組成一個(gè)案卷時(shí)，按文件形成的時(shí)間先后順序排列；幾個(gè)問(wèn)題組成一卷時(shí)，先按問(wèn)題分開(kāi)，再按時(shí)間順序排列。2. 卷內(nèi)文件編號(hào)：編制案卷號(hào)（或盒號(hào)、件號(hào)）：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開(kāi)始依次排列。2.1 按卷裝訂，案卷號(hào)填在案卷封面上。2.2 以盒保管，盒號(hào)填在卷盒上。2.3 以件保管的紙質(zhì)文件，件號(hào)填在文件右上角。2.4 光盤(pán)、錄像帶、磁帶等編號(hào)后貼在檔案裝具上。2.5 獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案貼于實(shí)物上，盡量保持美觀。3. 編制頁(yè)碼：案卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)排列后，對(duì)文字材料逐頁(yè)編號(hào)，正面在右上角編頁(yè)號(hào)，背面在左上角編頁(yè)號(hào)，每頁(yè)有字跡的紙張均須編號(hào)。大張圖紙折疊后，編一個(gè)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷要填寫(xiě)本卷總頁(yè)數(shù)。（三） 填寫(xiě)卷內(nèi)目錄與備考表1. 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排在案卷內(nèi)封面之后。1.1 編寫(xiě)順序號(hào)按卷內(nèi)文件的排列順序，給每份文件編一個(gè)順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注，裝訂文件以件為單位編順序號(hào)，散裝文件（圖紙）以頁(yè)為單位編序號(hào)。原稿、附件與正本合編一個(gè)順序號(hào)；被轉(zhuǎn)發(fā)件與轉(zhuǎn)發(fā)件編一個(gè)順序號(hào)；請(qǐng)示與批復(fù)要分別編順序號(hào)。1.2 填寫(xiě)責(zé)任者填寫(xiě)文件制發(fā)部門(mén)或個(gè)人名稱，可用通用、確切的簡(jiǎn)稱。1.3 填寫(xiě)文件編號(hào)填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，（包括部門(mén)代字、年號(hào)、順序號(hào)），按文件原有字號(hào)填寫(xiě)齊全。1.4 填寫(xiě)文件題名填寫(xiě)文件題名時(shí)，文件的正副標(biāo)題要原文照錄。原文標(biāo)題不能揭示文件內(nèi)容的，原標(biāo)題照錄，再依據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，并加“ ”。1.5 填寫(xiě)文件形成日期案卷起止日期或每件文件的形成時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”號(hào)。1.6 填寫(xiě)文件頁(yè)號(hào)填寫(xiě)文件頁(yè)號(hào)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)字。填寫(xiě)每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)最后一份文件要標(biāo)注起止頁(yè)號(hào)。1.7 備注用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等等。如果有些條目須說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫(xiě)時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填寫(xiě)入備考表中。2. 卷內(nèi)備考表備考表置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。2.1 卷（盒）內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀情況。2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。2.4 立卷時(shí)間：歸檔文件整理完畢的日期。（四） 填寫(xiě)案卷封面案卷封面包括下列內(nèi)容：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)。1. 檔案裝訂案卷須裝訂成冊(cè)，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相冊(cè)等保管，在卷盒、卷袋上填寫(xiě)同于案卷封皮的各項(xiàng)。案卷裝訂的做法和要求是：1.1 案卷裝訂前，去除文件材料上的書(shū)釘、回形針、大頭針等金屬物，以防日后銹蝕文件材料。1.2 對(duì)于破損的文件材料須進(jìn)行必要修補(bǔ)裱糊，對(duì)未留裝訂線位置或裝訂線上有字跡的文件材料須用無(wú)字白紙加邊托裱。1.3 大張文件須折疊，使長(zhǎng)短不齊的文件右下沿齊整。1.4 文件裝訂前須沿左下角對(duì)齊。1.5 文書(shū)檔案采用三孔一線裝訂法。裝訂位置在左側(cè)中部，距訂口邊 15 毫米。裝訂時(shí)須使用線繩勒緊結(jié)牢，結(jié)頭打在背面，無(wú)倒置、脫漏的張頁(yè)，不壓字跡，不損壞文件，不妨礙閱讀。1.6 圖紙采用散裝，折疊成 A4 紙大小后放入卷盒保存。第六條 裝盒排架（一） 案卷裝盒將歸檔檔案按案卷號(hào)，件號(hào)按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。（二） 案卷排架1. 按“年度內(nèi)容保管期限”的排列方法。2. 檔案排列以每個(gè)二級(jí)類目為一個(gè)大流水號(hào)，并分別建立案卷目錄。3. 聲像、實(shí)物或其他非紙質(zhì)載體形成的檔案分類方法與紙質(zhì)檔案等同，單獨(dú)建立案卷目錄登記本，并加標(biāo)識(shí)符以示區(qū)別。4. 案卷排列可采用不同色標(biāo)或其它標(biāo)識(shí)符號(hào)來(lái)分別標(biāo)明永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鑒定移出。第七條 檢索管理（一） 編號(hào)方法：公司檔案的編號(hào)采用年度類別分類編號(hào)法（二） 類別代號(hào)：經(jīng)營(yíng)管理類-JG ; 基本建設(shè)類JJ ; 行政管理類XZ :財(cái)務(wù)管理類CW;人事管理類-RS。（三） 檔案編號(hào)編制： 用12位代碼代表，即年度（4位）+類別（4位）+保管期限（1位）+盒號(hào)（3位）；如：2012JG0110032012年經(jīng)營(yíng)管理類證照類永久保存檔案，盒號(hào)0032012年度 / JG類別代碼 / 01證照類 / 1 永久 / 003盒號(hào)附件2:檔案整理流程收藏有保存價(jià)值應(yīng)歸檔資料根據(jù)總公司檔案整編規(guī)則擬定分類方案，劃分大類和小類分 類案卷編目案卷排架將分類后的資料裝入卷盒案卷組合按重要程度、時(shí)間或類別等對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列卷內(nèi)文件排列、編號(hào)編件、頁(yè)號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表，并在備考表上簽字蓋章擬寫(xiě)案卷題名填寫(xiě)案卷封面和脊背編制案卷目錄附件三：檔案室管理規(guī)定第一條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。如工作確實(shí)需要其他人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。 第二條 保管檔案必須設(shè)置堅(jiān)固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設(shè)備。庫(kù)房應(yīng)做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜，保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第三條 檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善的保管。第四條 檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)。 第五條 在整理、搬移、上架和提供利用檔案過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時(shí)放回原處。 第六條 檔案人員須每年對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，掌握檔案保管情況，做到帳物相符。對(duì)破損和變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。26附件4歸檔范圍及期限一級(jí)類目名稱及代碼二級(jí)類目名稱及代碼歸檔范圍（內(nèi)容）保管期限及代碼經(jīng)營(yíng)管理類JG證照類01營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，各類資質(zhì)、注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等永久 1文書(shū)類02外來(lái)文件（政府與公司各部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件長(zhǎng)期 2內(nèi)部文件如年度計(jì)劃及總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、公司名義對(duì)內(nèi)的文件或黨務(wù)、紀(jì)檢、客服等各項(xiàng)工作形成的文件材料長(zhǎng)期 2制度類03管理制度匯編永久 1合同類04分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種永久 1其他類05其他需保存重要資料長(zhǎng)期 2基本建設(shè)類JJ證照類01五證一本及其他證件永久 1 文書(shū)類02政府往來(lái)文件、開(kāi)工文件、竣工文件等永久 1設(shè)計(jì)文件03圖紙、變更、洽商等文件永久 1合同04施工、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)等合同永久 1報(bào)告05檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工報(bào)告等永久 1儀器設(shè)備06儀器設(shè)備相關(guān)資料永久 1其他類07其他需保存重要資料長(zhǎng)期 2行政管理類XZ文書(shū)類01外來(lái)文件或內(nèi)部文件，各種信函、通知、各類裝修工程報(bào)告等長(zhǎng)期 2制度類02各類行政制度匯編永久 1合同、協(xié)議03購(gòu)買(mǎi)、租賃、保潔、綠植等合同，各類協(xié)議永久 1企業(yè)文化類04企業(yè)獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等永久 1企業(yè)的宣傳報(bào)刊、照片、聲像資料等永久 1企業(yè)宣傳品，產(chǎn)品樣品，科技成果等物品 永久 1其他類05其他需保存重要資料長(zhǎng)期 2財(cái)務(wù)管理類CW會(huì)計(jì)憑證01原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證15年 3財(cái)務(wù)報(bào)告02月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年 3年度財(cái)務(wù)報(bào)告(預(yù)、決算)永久 1其他財(cái)務(wù)報(bào)告(含稅收、經(jīng)營(yíng)、管理等統(tǒng)計(jì)表)15年 3會(huì)計(jì)清冊(cè)03會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)15年 3會(huì)計(jì)檔案保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)、永久 1合同04融資合同、驗(yàn)資報(bào)告、各類付款合同永久 1其他05銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單5年 3固定資產(chǎn)明細(xì)帳(卡片)固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 3財(cái)務(wù)管理類CW其他05（續(xù)）其他需保存重要資料長(zhǎng)期 2人事管理類RS文書(shū)類01身份證、戶口本等身份證明文件的復(fù)印件員工離職后保存兩年 3學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料履歷材料（包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料）；鑒定、考核、考察材料，獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；錄用、任免、異動(dòng)、離職材料；薪酬福利、社保等相關(guān)資料永久 1合同 02勞動(dòng)合同員工離職后保存兩年 3其他類03其他需保存重要資料長(zhǎng)期 2附件5： 片區(qū)、部門(mén)： 檔 案 移 交 表序號(hào)類別文件名稱密級(jí)保存期限移交形式份數(shù)每份頁(yè)數(shù)有無(wú)復(fù)印件（份數(shù)）移交人簽字： 接收人簽字：移交日期 ： 部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：附件6：檔案借閱登記表使用日期文件名稱歸檔號(hào)使用部門(mén)使用人資料份數(shù)每份頁(yè)數(shù)使用用途使用方式歸還時(shí)間確認(rèn)簽字查閱、借閱、復(fù)印、調(diào)出附件7：密級(jí)檔案查借閱審批表檔案號(hào)名稱密級(jí)使用方式使用部門(mén)使用人本 部 門(mén) 意 見(jiàn)檔案主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)借閱日期 年 月 日返還日期 年 月 日經(jīng)辦人：備 注注：1.借閱絕密資料需經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 2.使用方式有(1)查閱； (2)摘抄； (3)外借。公司檔案管理制度編號(hào)：HXZB-2-0-XZ-16-0-A12版號(hào)：A附件8： 卷 內(nèi) 目 錄序號(hào)責(zé) 任 者文件編號(hào)文件題名日期頁(yè)數(shù)備注附件9：檔案銷(xiāo)毀審批表檔案種類保管期限立卷日期立卷部門(mén)密 級(jí)銷(xiāo)毀日期銷(xiāo)毀原因：檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)：（如數(shù)目多可后附清冊(cè)）1.2.3.4.銷(xiāo)毀人簽字：年 月 日監(jiān)毀人簽字：年 月 日檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：年 月 日公司總經(jīng)理意見(jiàn)： 年 月 日附件10：序號(hào)文件名稱案卷編號(hào)歸檔日期份數(shù)備注銷(xiāo)毀原因檔案員意見(jiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)銷(xiāo)毀人簽名： 監(jiān)銷(xiāo)人簽名：銷(xiāo)毀時(shí)間： 銷(xiāo)毀地點(diǎn)： END