真誠(chéng)為您提供優(yōu)質(zhì)參考資料，若有不當(dāng)之處，請(qǐng)指正。辦公室管理形成性考核冊(cè)作業(yè)參考為幫助同學(xué)們更好復(fù)習(xí)，現(xiàn)將一下題作一提示性的解答和評(píng)講，供同學(xué)們參考。7 r8 : L: n$ v+ ) T6 X8 F! q$ # Y以下彩色字體部分為問(wèn)題的參考答案，其他為問(wèn)題和對(duì)問(wèn)題的分析與評(píng)講。請(qǐng)同學(xué)們?cè)诖痤}時(shí)加以注意。/ s+ e% P2 j+ I# M; N! l一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。9 z; h( a; l0 % 本題主要考核本課程的第一章第2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識(shí)點(diǎn)。2 8 I( H$ v; t%辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫. Q( U" v# W2 C5 k4 J5 I4 H按上司的口頭或書面指示完成信函。! T6 H; M4 z# F% b5 ! v* B記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。3 3 z$ S G8 e7 T5 rL2 & y 2文書XXX1 K- g L. * c+ h復(fù)印資料。# : m+ P7 Z; ( d7 m2 P" W打印文稿及表格。 M- y3 w: v+ r3 B% x* Q: Q3文書處理* 1 v: E- c k4 B0 Y: C3 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。. L T; P3 k3 h. 信函和郵件的處理。7 o5 L) r6 P5 L% A4檔案管理+ J# 6 & i$ w檔案管理。R% E0 w- h 1 w, ?/ o x8 ?3 k) l4 P) i v5會(huì)議組織 - B9 O9 0 V% # T4 A8 g* _& I! 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。6 Q: O) x; T: i7 b# f5 X! k記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。: c1 |" D4 T. p$ v; o6調(diào)查研究: z3 x# x m) L, 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。! L/ y- e. e4 | 9 Z: g0 l9 |) s+ c: j4 H9 U) x3 S7信息資料. f! J" A2 M; l. j: q準(zhǔn)備好公司要公開的資料；1 c* w1 h# q/ Y" Q替上司收集演講或報(bào)告的資料；5 J/整理并組織好粗略的資料。3 t, _+ O- O 7 H* V收集及整理各種信息。5 o1 ?% S) F0 U+ m8信訪工作- a% n7 Z1 _替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。x. b# O6 Z+ x接待賓客和員工的來(lái)訪。/ u( X7 s9 j; q5 S, N) 9接待工作: |9 P; r5 u/ ?; A. m" |% j8 U接待來(lái)訪賓客；+ |9 v5 I3 y) a替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。3 V7 Z# R " F3 9 m10協(xié)調(diào)工作: n6 l h! V6 V$ _5 X( Z以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。3 J# c! z( 7 Q) w# p5 r( S0 e0 |8 e. |5 Q% n8 Kj. C11督查工作2 t- m+ l+ l: A3 D4 % H督導(dǎo)一般職員或速記員。0 M, X8 S% p0 r% v8 _* f! K! t1 G7 Y7 L2 T. n12日程安排5 : D8 Lz8 r2 f替上司定約會(huì)并做好記錄；9 r h4 2 f6 H為上司安排旅行或考察。5 R$ C$ U* a3 e/ V1 b( / + , zO2 m" s( A0 8 _13日常事務(wù)/ p6 k7 F3 G1 ?+ p閱讀并分類信件；0 u% q2 I5 U7 d5 K自動(dòng)處理例行的事務(wù)；/ h8 C* z, n/ R, N替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。3 p) * x: RM7 F/ d通訊事務(wù)、電話；# T- Q R) E) r& x/ g: OH5 1 照料上司身邊的瑣事。- l1 B" d# H* g9 - N4 wb# % " p14辦公室管理1 x2 U# E?0 q0 v6 O+ J5 t$ p4 s/ p辦公室環(huán)境的布置和整理；9保管辦公室設(shè)備及用品。9 o* B, e# Yq+ a! G9 J15其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)6 _. $ q, u! f9 H8 v以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 2 * 6 h$ X1 t% Y8 b" d執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。" i0 u4 B$ d/ 3 ?執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。, F, j4 e* V! f9 Z8 u16. P* z" n3 - R4 G替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。3 a$ G" + R* Z3 M8 Q0 k) % k0 G8 C/ 17% u+ M: D4 y5 O外出辦事，如銀行、郵局等。" N" s* M* i0 Z8 p: _+ B18/ f T% z) m2 o: E% + e2 hb) Z& a! H/ z2 U: n% H/ D同學(xué)們?cè)谧霰绢}時(shí)，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學(xué)因?yàn)闆](méi)有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。9 c) t% . V7 L- f7 在分析這個(gè)問(wèn)題時(shí)，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會(huì)議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)。還有些內(nèi)容要分開來(lái)寫。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書處理的內(nèi)容。j1 . r. S% w. |, ; d二、辦公用易耗品主要包括哪些？, J* ?$ Y% n6 U4 D本題主要考核本課程的第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類”這一知識(shí)點(diǎn)。. |/ T6 U Y I% 8 D辦公用易耗品主要有：" K( X: m: N/ E2 b/ vw: H/ P1信封、紙張；* t- U G" H1 Z O) W4 2軟盤、光盤等；5 Q# h4 D; _4 M" G3鉛筆；/ p; _7 F* W# k M* F4圓珠筆；9 Q, i! R! K- r5簽字筆或鋼筆；4 w+ O, g- K" i4 Z# r, L4 Q6修正液或修正帶；5 q8 L e, T" Nl$ R7 k( n7印盒；7 |, x5 X c8 e1 0 ?2 8各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；* * . H: 1 9 A# g9小刀；3 Z1 P, N7 i0 x- K" F; u* B) 10日歷等；5 p6 b5 R1 a6 ! K0 R11其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。+ |6 p2 o4 4 B/ W本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認(rèn)真閱讀教材，就能答對(duì)。! h2 R, c3 . Y X- e8 V+ x三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？; n5 a# H8 N) H5 w本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識(shí)點(diǎn)。$ M$ j) h2 d, FM文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。( ?- Et+ D/ c5 W( u1計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。* a- j/ M- k" Q# M- |2實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。c 2 c8 C) z6 E9 J* 3檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。% c- _ $ b$ ( g, _三者的關(guān)系為：# n- ) RG* T先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃實(shí)施檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開展。三者相互XXX形成一個(gè)循環(huán)。) b, C/ v, o" y$ Z6 E7 i O( U6 a! E文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。9 m: C5 6 r* Z8 u3 o同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)問(wèn)題。不僅要求你闡述三個(gè)步驟是什么，而且還要說(shuō)明三者之間的關(guān)系如何。. a6 p9 C7 - 5 J4 A( * a5 d本題雖然在書上有現(xiàn)成的答案，但是還是需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納再答題。" V( e$ k9 K; B6 B; Y! d"四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照優(yōu)先順序處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。; h# % 4 P2 B" E* X在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：/ q) c. D2 ) 1將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無(wú)所謂的事？C.是否不可以做的事？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。y/ c$ a" 0 $ z, _, D2 L, Y2對(duì)于A類事情再進(jìn)行分類，分為：1 W/ n, H/ K W8 h3 j重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。9 1 h- v v" u. B/ Oo% g( U H3與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。) p/ z+ ?: * e3 E" q2 v本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。 m V M7 a# f( P;五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。1請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3受意方法；4傳達(dá)方法；5進(jìn)言方法；6變通方法和擋駕方法；7分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識(shí)點(diǎn)。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思路作答即可：# f* Q3 ) _# M1 P/ v: r; L1首先簡(jiǎn)要說(shuō)明此種方法：9 k, z a+ W! H. d: " l受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。; R- u/ D; t,受意方法要注意：+ ?; C: b1 _1 I7 a（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；$ 9 u, j! G- e/ h. S9 a" j! L. （2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；5 M( L8 q; N0 R" j i* M（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；7 A/ g3 A% z) 7 J3 G% " E" R P（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；1 y: I3 W# l! H) 0 P（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；1 o; x2 3 p P6 O（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。" W# , j3 j9 " Y* 2結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。J% . T8 b8 z4 QM我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。% E5 S0 k( _- e. M1 u才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。s) R u8 # t7 ?* 1 X x0 u5 M* H8 _從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。. m s6 a1 T( y% Z) i& 同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，XXX實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。8 Z2 M! j$ o* k3 辦公室管理重難點(diǎn)(2)一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽電話的異同。( e d t7 j. $ - NV4 d本題主要考核本課程的第三章第1點(diǎn)的“電話接打”這一知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案：, u# L- h/ Z* j( b Y同：m/ F1 $ k: n- p1都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；: 2 h( J5 / w( R5 j; h2都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；4 w2 S" E, _8 Q1 n U- Z6 O( c3通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；( C3 : J$ a7 K/ u/ c7 y3 u$ e" b4都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。) R0 N! K+ c0 m異：6 U, f0 P$ : G1打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24聲就接聽。. 0 h! P* b, P( u. e" E3 i C2打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。 d_; P) Nw% w |本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。" Q- i* 9 z: u二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。4 J3 L+ Q! F! y$ D本題主要考核本課程的第三章第3點(diǎn)的“電視會(huì)議”和“交互式電話會(huì)議”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)，并對(duì)這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行比較。本題答題思路如下：" a. i+ s. d2 t- r1基本用途：0 M- Q- o1 6 " K“電視會(huì)議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。# N F( 5 b0 o% f$ dg“交互式電話會(huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。, Y! 8 1 e7 S Y7 Y j0 j2兩者與一般會(huì)議的不同：7 B- f4 m0 N: v8 s3 1 L# f* t可以消除時(shí)空上的局限性。2 g ! K# t; o) o/ L" u$ q3各自的優(yōu)劣：6 H |+ d: |0 w |: D! e p“電視會(huì)議”2 G S1 f5 w4 M) V5 O- f# 3 E% w0 H優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高。6 k/ b3 o5 B; 5 h4 w0 E* F4 g“交互式電話會(huì)議”6 x; R+ w9 Y0 S* A% E優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。7 a( n3 I6 M5 s0 V! 本題得分率很低，因?yàn)樾枰瑢W(xué)們對(duì)書上的知識(shí)進(jìn)行分析和歸納。以上只是本題的參考答案，同學(xué)們也可以有自己的看法，言之成理即可。/ 2 u: A) G# u% c# y, q% W$ n7 _三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。2 _2 8 # . 5 A C K6 o本題主要考核本課程的第四章第2點(diǎn)的“郵件的分揀”這一知識(shí)點(diǎn)。# V, V$ i4 R5 P4 k（1）按照收件人的姓名分揀；9 z I0 " E* h/ E/ K- b! （2）按照郵件的重要性分揀；! z* z* 6 L T6 m（3）按照收件部門的名稱分揀。* t9 C+ i* P* h# A4 M, M- k本題在書上有明確的答案，得分率很高。- T E% B r" p: r要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說(shuō)明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。. C* 9 , P5 ; " g四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？本題主要考核本課程的第四章第5點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的處理”這一知識(shí)點(diǎn)。7 k# v0 J6 . ir: 本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第72頁(yè)。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說(shuō)明。/ c3 a5 t3 4 N* v% r5 o, Z% *五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來(lái)訪者的來(lái)訪？本題主要考核本課程的第五章第3點(diǎn)的“上司拒絕接見來(lái)訪者的做法”這一知識(shí)點(diǎn)。本題從5個(gè)方面進(jìn)行回答：: 4 j9 p8 g* t5 o1上司正在開會(huì)時(shí)； 2上司繁忙時(shí)；3上司即將外出時(shí)；) m0 u7 ?6 0 s5 b: f; j) X4遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。5 W# e8 m/ G1 7 X本題在教材上第88頁(yè)有明確的答案，在此不再詳細(xì)說(shuō)明，請(qǐng)同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的詳細(xì)說(shuō)明回答即可。6 : + n+ $ ( B5 J辦公室管理重難點(diǎn) (3)一、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。) F7 _3 m7 G6 " e本題主要考核本課程的第八章第4點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類和管理”這一知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案：" s: t0 b0 1日程安排計(jì)劃表的種類：" i3 X* w% Q1 n（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。1 u$ f. W0 d* w! m! n w（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。( R; U# x9 r0 4 S, x- x7 月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。* R! ) K5 f2 d8 H! h周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。?# t/ q g a2 ! m- df日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。2各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166P.170上的例子，編寫。5 t; Z! ; q% M$ e4 k/ ?# R本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。. U0 q6 Y4 y8 s二、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？3 5 i1 q$ S6 h7 h, F5 w9 q( k本題主要考核本課程的第十章第3點(diǎn)的“文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下：" 1提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。z! n- W# z" q! S協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：9 |% C$ ?$ pg- q1 B8 h（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。7 8 G ) o0 F3 W! Y3 m（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。6 A8 C$ B# 8 f0 n+ e- ! C) R3財(cái)物管理。包括：! |/ y) Q; b7 c3 J" C" N（1）薪金收入管理薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。/ Z O, 1 Q! m（2）支票往來(lái)的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。a3 Ez- YW+ N4其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。; i3 T" o5 w7 q o! P本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。9 X+ y3 ?8 W! C另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最好能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個(gè)“工作任務(wù)單”。* c4 Q+ k$ ( p, R辦公室管理重難點(diǎn) (4)一、簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。6 T, q% 6 T2 d: G& b7 a% b) T本題主要考核本課程的第十二章第1點(diǎn)的“口頭語(yǔ)言的特征”和第2點(diǎn)的“敬語(yǔ)的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案：1 , 8 o% S. H1口頭語(yǔ)言的基本特征：2 y2 p7 ?; c, cU（1）語(yǔ)音聽過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。# o, Z2 p7 f2 C( a( 8 |9 c（2）有重音?？谡Z(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。6 h Y$ X8 n7 X$ （3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。+ - 1 - L+ f- x) f0 b（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。: j# u1 d; G, y2敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合：1 , L9 v; s/ ( i; B; Z: c（1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。, L4 I/ H" O$ a（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語(yǔ)。 C" ! ) 4 1 n- |（3）敬語(yǔ)一般針對(duì)：- p" ?0 M6 Y" C% h0 6 C# O年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給（給過(guò)）自己恩惠者；有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。 j G4 fPJ$ q! Y同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：一是口頭語(yǔ)言的基本特征；二是敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。其中第二個(gè)問(wèn)題實(shí)際上就是考察“敬語(yǔ)的用法”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。! w4 , k) # e+ 4 C, i1 G二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。* 0 D2 Wq. p- FW) c本題主要考核本課程的第十二章第6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下：, u4 V; X" C+ U w& G/ e1合適的話題包括：$ E7 ? Q( J+ p Q1 G（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；% e- ?. 3 _6 sJ4 E3 a# x（2）一般人喜聞樂(lè)見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；k$ p+ q3 q+ M6 x( V0 D（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；8 n2 X* I8 . A$ n* M- J- q5 O l+ d（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；4 KH O- C: P/ O（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；$ S( Z; ax w4 e- g/ I/ : p) h（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。( C$ r8 I2 T8 O8 c8 O9 _2不合適的話題包括：9 T- i F- E% j6 |2 z0 M3 Y（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。8 V1 K! r2 W: C（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。9 J5 1 I7 9 G/ D（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。N) r. T9 h/ r+ （4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。% J6 H5 i3 c6 e+ S S0 a; Y! D（5）夸耀自己的話題。* f1 y5 E5 V% ?- x（6）庸俗的、色情的話題。. Q4 w- X- t3 2 H9 k) B M（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。: % W" a1 R: 2 c b本題在教材上有明確的答案，得分率很高。8 lg" e1 M# U% 三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？, ?7 D, d% E) S3 G1 D/ 本題主要考核本課程的第十三章第1點(diǎn)的“印章的使用”這一知識(shí)點(diǎn)。j/ L+ 1 _- H1印章的使用的主要形式為：7 D* G0 5 d+ （1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。) l9 u6 _6 o8 e! F: U( G0 u2落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：. e# q/ o* A" , L( R$ C! |4 M（1）落款章加蓋于文書XXX的落款處，用來(lái)表明XXX的法定性和文件的有效性。i) i% K8 1 C1 l0 m; B（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。; _7 K$ j* # 0 （3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定XXX自行更正的憑信。# k4 B( A _# we/ I. E本題在教材上有明確的答案，得分率很高。, c% L7 # m. |% iO要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說(shuō)明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。, K7 l# |. K/ d9 F7 J+ zr四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。本題主要考核本課程的第十四章第3點(diǎn)中的“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)。/ i r) K6 N8 H9 f8 J4 WT1 P1收文處理的程序：8 S) a. M3 x2 g, X4 " 簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。6 X) v+ u1 I, Q" q( z9 O2分送的基本原則：8 W9 _( U) d c5 l（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；" R+ m* t" f3 x（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；/ S1 ; u1 N" w. k5 k2 K+ : _（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；, z( 3 ?! Y ; U8 P( S: m（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；7 DY- V: I+ ?（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。7 L: e! o: z; v* z, Z本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對(duì)收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說(shuō)明。" T9 j; U2 t4 e五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。% u( Q4 VN5 9 M7 ; X1類型：, w2 i* |" v0 u2 l9 _1 j- l（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按XXX特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。+ e; Z, B2 . k _9 K9 |2按問(wèn)題特征立卷的含義：7 6 h* V h! o將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互XXX和處理情況，運(yùn)用最廣泛。2 s0 I- s B* y- d _) Q同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。! Q9 l L+ H3 i% 1 j0 p3 A+ X+六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。本題主要考核本課程的第十四章第7點(diǎn)中的“檔案的利用”這一知識(shí)點(diǎn)。8 x( m6 u$ g( o, y# L" dV1通過(guò)設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；) 7 J5 K$ U9 P" c) a C1 C2通過(guò)一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借；9 U. B. T9 l2 F* m3根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；8 A/ e6 B1 F( M4 X0 Y F/ V4利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)；z Y- # b) N/ t) ( V3 b5以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)；1 vP5 j, O/ j4 ! h, jr6將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；5 w a% N5 W$ z4 b9 C7通過(guò)舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。7 4 l1 . L* r: E$ s, S同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)，一定要注意審題，本題實(shí)際上只有一個(gè)問(wèn)題“通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實(shí)際上就是要回答“檔案利用的意義”。- W7 s7 I( W! J0 _5 |$ 弄清楚了這一點(diǎn)，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了。10 / 10