大型企業(yè)管理制度-公司文件管理制度(一) 第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提升辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，依據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際狀況， 第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文， 第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦) (二)收文的管理 第四條 1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均必需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函 2.對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)馬上報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件 第五條 “文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 第六條 1.凡正式文件均必需分別由兩辦主任(或副主任)依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即 2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單 3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特別狀況例外) 第七條 1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄 2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示、“擬辦看法兩辦 3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工 4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī) 5.兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查催促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)馬上指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如必需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定， 6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件， (三) 第八條 1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門一 2.各群眾團(tuán)體、部門必需要向上反映匯報重要狀況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨字、廠 3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或 第九條發(fā)文的 1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編 2. (1) (2) (3) (4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作 (5) (6) (1) (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、 4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排布暑、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā) 5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可 6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查) (四) 第十條 1. 2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級 3.草擬文稿必需從全廠角度出發(fā)，做到狀況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮亮、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水 4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，具體寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、 5.兩辦應(yīng)依據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行檢察和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿； 6.經(jīng)兩辦檢察修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))； 7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚； 8. 9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽 10. 11. 12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落 (五) 第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作必需要借閱一般文件，必需經(jīng)本部門負(fù) 第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任 第十三條兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必需及時查明原因和責(zé)任 第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 (六) 第十五條 1. (1) (2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、 (3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各 (4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召 (5) (6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等； (7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上 (8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品 (9) (10) 2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾 第十六條 1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文 3.要保持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查) (七) 第十七條關(guān)于多余、重復(fù)、過時和無儲存價值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定 第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副