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如何做好會(huì)議前期準(zhǔn)備工作確定會(huì)議發(fā)起人：? 如果是自己，需要安排會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)，準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料，擬定會(huì)議流程，發(fā)送邀請(qǐng)等事宜；? 如果是其他人，明確自己的角色是否需要 support 發(fā)起人，如需要配合，則積極聯(lián)系會(huì)議發(fā)起人，及時(shí)沒有需要配合的，也需要留意所有會(huì)議相關(guān)細(xì)節(jié)，確保準(zhǔn)時(shí)出席（預(yù)先了解會(huì)場(chǎng)周圍地標(biāo)及交通路線，綜合交通方式、天氣及路況等預(yù)估到達(dá)會(huì)場(chǎng)所需時(shí)間） ，對(duì)會(huì)議流程大致了解；確定會(huì)議內(nèi)容/主題：發(fā)起人? 會(huì)議內(nèi)容/主題會(huì)決定會(huì)議參與者范圍、會(huì)議舉行時(shí)間及地點(diǎn)（如會(huì)議議題較多需要更長(zhǎng)的準(zhǔn)備時(shí)間，建議預(yù)留足夠多的準(zhǔn)備期；如高層會(huì)議，則需要找到合適的會(huì)議地址，需考慮交通便利性等細(xì)節(jié)）確定會(huì)議目的：發(fā)起人? 同樣的會(huì)議主題，但當(dāng)最終目的不同的時(shí)候，也會(huì)影響前期準(zhǔn)備工作，因此需要事先搞清楚會(huì)議目的，如比稿/續(xù)單/ 年度回顧/項(xiàng)目回顧 /基礎(chǔ)培訓(xùn)等。拿回顧舉例（如果是年末回顧通常需要準(zhǔn)備一些對(duì)明年合作的計(jì)劃；如果是年中則還會(huì)涉及下半年的優(yōu)化方案和建議。 ）確定與會(huì)者：發(fā)起人? 姓名（搞清楚發(fā)音） ，避免產(chǎn)生錯(cuò)讀；? 性別：性別差異會(huì)影響溝通方式甚至開場(chǎng)白? 職位：評(píng)估對(duì)方對(duì)于會(huì)議相關(guān)的背景了解程度，以及對(duì)于會(huì)議的期望值。例如高層通常需要更多的背景介紹，不需要知道項(xiàng)目具體執(zhí)行細(xì)節(jié)? 公司：需要考慮對(duì)方所在立場(chǎng)對(duì)方想要了解的信息，便于控制一些說(shuō)話技巧，如客戶、代理、媒體等? 會(huì)議角色：1）是否與自己站在同一立場(chǎng)；2）是否會(huì)參與會(huì)議發(fā)言；3）是否與對(duì)方存在分工，如負(fù)責(zé)主講、負(fù)責(zé) support（回答特定問(wèn)題：執(zhí)行細(xì)節(jié)、技術(shù)知識(shí)） ，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議實(shí)錄確定會(huì)議時(shí)間：發(fā)起人（可在不確定與會(huì)者的情況下提前確定）? 一般讓對(duì)方先提供方便的時(shí)間點(diǎn)，再根據(jù)自己工作安排告知我方時(shí)間? 盡量不要在周五下午（尤其有老外時(shí)，因?yàn)槔贤夂芸粗?casual friday）? 事先了解與會(huì)者公司上下班的時(shí)間，開始時(shí)間不要過(guò)早（上班后 1 小時(shí)后開始） ，結(jié)束時(shí)間不要過(guò)晚（下班前 1 小時(shí)結(jié)束）確定會(huì)議地點(diǎn)：發(fā)起人? 以客戶便利為優(yōu)先，通常主動(dòng)去客戶公司（除非因無(wú)會(huì)議室等特殊情況再另找）? 其次，去會(huì)議發(fā)起人所在公司? 當(dāng)然，如客戶有興趣來(lái)我方辦公室，也可以盛情邀請(qǐng)（如來(lái)我方開會(huì)，需根據(jù)會(huì)議目的及參與人數(shù)等找到合適的會(huì)議室，并了解投影設(shè)備借用情況，提前預(yù)定）? 如不在任何會(huì)議方所在辦公室開會(huì)，則需要考慮多方都較為便利的地點(diǎn)會(huì)議邀請(qǐng)發(fā)送：發(fā)起人? 發(fā)給所有確定參加的人員，不要有遺漏? 包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（不同交通工具路線規(guī)劃等） 、流程、注意事項(xiàng)等準(zhǔn)備會(huì)議物料：發(fā)起人? 確定會(huì)議資料呈現(xiàn)形式（PPT、Word、Excel） ，如需要較多記錄或互動(dòng)討論，可準(zhǔn)備紙質(zhì)稿以便閱讀細(xì)節(jié)以及及時(shí)筆記和修改，并提前將必要材料進(jìn)行分發(fā)? 所需工具：名片、電腦，投影儀、筆（如我方為主辦方，需準(zhǔn)備足夠多的筆） 、白紙、白板、筆記本轉(zhuǎn)接線、連網(wǎng)設(shè)備（3G 網(wǎng)卡要） 、教鞭、激光筆、名卡等? 準(zhǔn)備基本餐飲（水/咖啡/ 茶等） ，如會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)或結(jié)束時(shí)間在飯點(diǎn)等需要準(zhǔn)備正餐，需要提前確認(rèn)與會(huì)者口味偏好。會(huì)議前一天：發(fā)起人? 再次提醒與會(huì)者會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)（包括會(huì)場(chǎng)具體地理位置，行程路線）以及會(huì)議流程? 提醒對(duì)方攜帶必要物料（如需要實(shí)際上機(jī)操作要攜帶電腦）? 發(fā)送相關(guān)資料? 預(yù)留現(xiàn)場(chǎng)接待人員手機(jī)號(hào)? 確保餐飲能準(zhǔn)時(shí)達(dá)到會(huì)場(chǎng)當(dāng)天：發(fā)起人? 設(shè)備擺放及調(diào)配，如確保投影儀影像清晰等? 餐飲擺放（水/咖啡/ 茶等，放在入口處或會(huì)議桌中間，視現(xiàn)場(chǎng)布置情況而定）? 安排接待人員并提前告知前臺(tái)開會(huì)事宜，讓前臺(tái)提醒當(dāng)客戶到達(dá)時(shí)告知接待人員前去迎接? 安排座位，把最佳屏幕視角預(yù)留給客戶? 名片，雙手遞送，優(yōu)先客戶和高層，其次就近遞送，之后整理名片補(bǔ)全對(duì)方信息（如對(duì)方負(fù)責(zé)項(xiàng)目、項(xiàng)目話語(yǔ)權(quán)等）開場(chǎng)前：發(fā)起人? 提醒與會(huì)者手機(jī)靜音（會(huì)前不要設(shè)置為靜音，以免與會(huì)者聯(lián)系）提醒開場(chǎng)人就位