烏魯木齊職業(yè)大學(xué)人文學(xué)院 秘書理論與實務(wù) 課件第九講文字工作 文字工作是 三辦 的基礎(chǔ)和工具 是秘書實務(wù)最重要的內(nèi)容之一 又是秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員在自己職業(yè)舞臺上表演的 重頭戲 因此 是各類秘書必須具備的 看家本領(lǐng) 從某種意義上講秘書就是文字工作者 從您當(dāng)秘書的那天起 您就與文字工作結(jié)下了 不解之緣 就得要每天苦練文字功底 本講重點(diǎn) 秘書文字工作的含義 內(nèi)容和要求文字記錄 文稿撰擬 文稿審核的規(guī)范和方法模擬與訓(xùn)練 第一練習(xí)公文起草 模擬 假設(shè)您是人文學(xué)院行政秘書 經(jīng)院務(wù)會議研究 擬在國慶節(jié)期間 組織本院師生分期分批游覽本市市容及市內(nèi)部分旅游景點(diǎn) 共安排5天 每批一天 看國際大巴扎 華凌商貿(mào)城 經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū) 游紅山 水磨溝清泉山 租車費(fèi)由學(xué)院負(fù)擔(dān) 門票 午飯由師生自理 爭取免兩處公園門票 安全由學(xué)院負(fù)責(zé) 毛院長布置秘書起草學(xué)院給職大的公文 請求批準(zhǔn)此事 并由職大出具公函 以便學(xué)院向開發(fā)區(qū)及市園林局 水區(qū)政府聯(lián)系免門票等事宜 這是一份僅數(shù)百字的公文稿請同學(xué)們構(gòu)思后討論此文的文種和結(jié)構(gòu) 謀篇布局 文種 報告 請示報告 請示 結(jié)構(gòu) 1 理由及依據(jù) 2 具體打算 3 請求事項A 請求批準(zhǔn) B 請求以職大名義出具聯(lián)系函 C 請求職大一位或數(shù)位領(lǐng)導(dǎo)參加以示關(guān)懷 烏魯木齊職業(yè)大學(xué)人文學(xué)院文件烏職大人文 2003 號簽發(fā)人 毛金祥 烏魯木齊職業(yè)大學(xué)人文學(xué)院關(guān)于國慶節(jié)放假期間擬分期分批組織本院師生游覽本市市容和部分旅游景點(diǎn)的請示報告烏魯木齊職業(yè)大學(xué)黨委 校務(wù)委員會 為了在 后非典時期 活躍全院師生課余生活 并對師生進(jìn)行了解烏魯木齊 熱愛烏魯木齊的教育 激發(fā)師生為把自治區(qū)首府建設(shè)成為現(xiàn)代化國際商貿(mào)城貢獻(xiàn)力量的熱情 經(jīng)院務(wù)會議研究 擬在今年國慶長假期間 組織全院師生游覽本市市容和部分旅游景點(diǎn) 游覽活動擬分期分批組織開展 共安排3天 即從十月三日至五日每天安排一個年級 主要游覽二道橋國際大巴扎 華凌商貿(mào)城 烏魯木齊經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)和紅山公園 水磨溝清泉山等 經(jīng)費(fèi)開支 租車費(fèi) 約三千元 擬由學(xué)院負(fù)擔(dān) 門票 午飯由師生自理 爭取向有關(guān)方面聯(lián)系求援 免收兩處公園門票 安全由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及各班主任負(fù)責(zé) 請求職業(yè)大學(xué)批準(zhǔn)我們組織此項活動 請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一人或數(shù)人參加此項活動 以示關(guān)懷并作指導(dǎo) 請求以職大名義出具分別致開發(fā)區(qū)管委會 園林局 水磨溝區(qū)政府的公函 爭取他們派員給師生作介紹 并免收兩處公園的門票 此致敬禮 烏魯木齊職業(yè)大學(xué)人文學(xué)院2003年9月29日主題詞 行政節(jié)假日報告 人文學(xué)院辦公室2003年9月29日共印漢文5份 請大家給模擬文稿作評價挑毛病 文種是否正確 格式有無毛病 結(jié)構(gòu)是否合理 表達(dá)是否得體 字 詞 句 段方面有哪些要修改的 第一節(jié)文字工作概述 9 1 1概念文字 文書 文章文字工作 廣義 狹義9 1 2意義A 文字功底是秘書的基本素質(zhì) 第一流的文字處理能手 B 文字表達(dá)能力居秘書應(yīng)具備的 六大能力 之首 表達(dá) 辦事 管理 交往 應(yīng)變 研究能力 C 秘書做好文字工作是對領(lǐng)導(dǎo)工作的有益補(bǔ)充 從一定意義上講 是對領(lǐng)導(dǎo)意圖的完善和升華 是對領(lǐng)導(dǎo)知識和智能的補(bǔ)充和延伸 是對領(lǐng)導(dǎo)精力和體力的 代償 9 1 3特點(diǎn) 寫作活動的 受動性 相對 自主性 而言 要求秘書 養(yǎng)之有素 注重知識的積累和更新 倚馬可待 隨時準(zhǔn)備接受領(lǐng)導(dǎo)者的交擬 思維形式的 抽象性 形象思維 抽象思維 直覺思維 要求秘書 既具備扎實的現(xiàn)代漢語知識又很好地掌握形式邏輯知識 表達(dá)方式的 綜合性 記敘 說明 議論 抒情 中 以說明為主 兼有記敘和議論 要求秘書 熟悉記敘 說明和議論等表達(dá)方式努力形成自己獨(dú)特的語言風(fēng)格 成文過程的 程序性 交擬 擬稿 審核 簽發(fā) 印發(fā) 會商 會稿 會簽 要求秘書 懂得并熟悉行文程序 嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定行文 第二節(jié)文字記錄 第二練習(xí)打公務(wù)電話并做電話記錄 您會打電話和做電話記錄嗎 現(xiàn)在 請二位同學(xué)模擬通話并各自做電話記錄 一位同學(xué)扮演人文學(xué)院院長毛金祥院長 另一位扮演市園林局賀海洋局長 通話過程是 在前面模擬的關(guān)于國慶節(jié)期間組織全院師生游覽市容 景點(diǎn)的請示得到職大批準(zhǔn)后 毛院長在電話上與賀局長聯(lián)系師生游覽紅山公園 該公園隸屬于市園林局 的安排并希望免門票 得到賀局長的大力支持 打完后 請扮演者各自宣讀所做的電話記錄 9 2 1文字記錄的種類 8種 A 電話記錄a 發(fā)出電話記錄 b 接收電話記錄 B 值班記錄 C 來訪記錄 D 會議記錄 E 大事記一事一記 按日編排 F 調(diào)查記錄第一要件是傾聽 記錄要快速 精確 根據(jù)不同情況采用不同的記錄方法 G 領(lǐng)導(dǎo)講話記錄不論領(lǐng)導(dǎo)人有無講稿都應(yīng)記錄 詳略可根據(jù)情況有所不同 有講稿應(yīng)詳記補(bǔ)充發(fā)揮部分 無講稿應(yīng) 有言必記 H 領(lǐng)導(dǎo)口授記錄作好準(zhǔn)備 隨時記錄 注意聆聽 邊聽邊記 疑問之處 隨手標(biāo)示 口授結(jié)束 復(fù)述要點(diǎn) 9 2 2文字記錄的過程A 備好紙筆 隨時記錄B 用心傾聽判斷快速作出記錄C 重視 后整理 形成記錄稿9 2 3文字記錄的方法A 要點(diǎn)記錄法 B 詳細(xì)記錄法 C 常用速記法 D 特殊標(biāo)識法 E 筆記錄音并用法 認(rèn)真記錄 全神貫注 第三節(jié)文稿撰擬 9 3 1文稿撰擬范圍 4方面A 各種法定公文 即黨和國家明文規(guī)定的 黨的機(jī)關(guān)14種 行政機(jī)關(guān)13種 決議 決定 命令 令 指示 意見 議案 通知 公告 通報 公報 報告 請示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 會議紀(jì)要等規(guī)定嚴(yán)格 標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一 B 各種常用公文 即法定公文以外的各種書面材料 文種遠(yuǎn)多于法定公文 約定俗成 自成規(guī)矩 撰擬時也不能自行其事 簡報類 政務(wù)簡報 信息摘報 情況反映 信訪動態(tài) 值班簡報 接待簡報等 規(guī)章類 章程 辦法 細(xì)則 通則 規(guī)則 公約等 總結(jié)類 略 計劃類 略 提綱類 略 各種行業(yè)文書 C 領(lǐng)導(dǎo)的各種講話稿開幕詞 閉幕詞 發(fā)言稿 講演稿 工作報告 動員報告 傳達(dá)報告 總結(jié)報告 政府工作報告 領(lǐng)導(dǎo)述職報告等 撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿是秘書文字工作的 重頭戲 或者說是秘書實務(wù)諸業(yè)務(wù)中的 重中之重 也是衡量秘書是否成為文字工作 高手 的重要標(biāo)志 一位秘書 如能勝任各種講話稿的撰寫任務(wù) 即可以說其文字表達(dá)能力已進(jìn)入了成熟時期和自如階段 D 各種公關(guān)文書 企業(yè) 事業(yè)單位用得較多 書信類 祝賀信 賀電 慰問信 慰問電 致敬信 致敬電 感謝信 感謝電 等 致辭類 賀詞 歡迎詞 歡送詞 答謝詞 祝酒詞等 宣傳類 說明書 解說詞 廣告詞等 目前 公關(guān)文書的種類不斷增加 秘書應(yīng)注重公關(guān)文書的寫作知識并學(xué)會撰擬 9 3 2文稿撰擬過程 即通常情況下一篇文稿的成文流程 三部曲 準(zhǔn)備階段a 授受意圖理清思路b 收集材料尋求依據(jù)c 擬定提綱構(gòu)思布局 草擬階段注意 a 講究語法字斟句酌b 講究邏輯表達(dá)準(zhǔn)確c 講究格式遵規(guī)循俗 定稿階段a 審核 發(fā)現(xiàn)問題b 修改 改錯與調(diào)整c 定稿 領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)通過 9 3 3文稿撰擬要求 除符合一般的寫作要求外 還有若干特殊要求一要符合必須行文的原則 二要符合國家現(xiàn)行法律 法規(guī) 三要符合黨和國家方針 政策 四要符合實際情況 五要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖 六要做到所提措施辦法切實可行 七要與相關(guān)方面充分協(xié)商 協(xié)調(diào)一致 八要做到文字表達(dá)合乎語法 修辭 邏輯 九要符合有關(guān)公文格式 標(biāo)點(diǎn)符號等規(guī)定 9 3 4文稿撰擬的3種方式 A 個人撰擬 適用于一般性文稿如通知 業(yè)務(wù)性請示 專題性報告 批復(fù) 轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)以及簡報 致詞 書信等類文稿撰擬 B 集體撰擬 適用于重要而且綜合性強(qiáng)的和 大塊 文稿的撰擬 如大型會議文件 長期工作計劃 年度全面總結(jié) 綜合性報告及規(guī)章的起草等 C 文稿代擬 大機(jī)關(guān) 大單位適用 其部門分工及專業(yè)細(xì)化度較高 以此彌補(bǔ)秘書專業(yè)知識之不足 用于專業(yè)性強(qiáng)的文稿 第四節(jié)文稿審核 核稿 9 4 1概念A(yù) 審核是文稿撰擬第三階段 定稿階段 中一道非常重要和實質(zhì)性的 工序 即文稿擬成之后 送領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)前進(jìn)行的最后把關(guān)工作 因而是公文制發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié) B 文稿審核的和意義和作用主要有三 a 控制發(fā)文總量 從總體和宏觀上提高行文質(zhì)量 b 確保文稿質(zhì)量 避免行文出錯 c 減輕領(lǐng)導(dǎo)閱批文稿的負(fù)擔(dān) 9 4 2審核內(nèi)容 亦即把關(guān)的重點(diǎn) 主要從6個方面審查核定 A 把好法律法規(guī)關(guān) B 把好政策規(guī)定關(guān) C 把好事實即材料數(shù)據(jù)關(guān) D 把好文字表述關(guān) 主題 觀點(diǎn) 結(jié)構(gòu) 語言 標(biāo)點(diǎn)符號 數(shù)字與計量單位等等 E 把好體式關(guān) 語體 規(guī)格 式樣等 F 把好程序規(guī)范關(guān) 9 4 3文稿審核的方法A 程序性方法 三審 制初審 由專兼職核稿人員進(jìn)行初步審核 復(fù)審 由秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對修改稿進(jìn)行審核 終審 核稿人對領(lǐng)導(dǎo)者已簽發(fā)的審批稿進(jìn)行最后的審核 B 組織性方法 四種a 個人審核b 集體審核c 會商 會審 d 專家審核 本講小結(jié) 布置課外作業(yè) 請留下寶貴意見 現(xiàn)在下課