淺析會(huì)計(jì)電算化 【內(nèi)容摘要】：會(huì)計(jì)電算化是審計(jì)變革的催化劑，它將大大加快利用現(xiàn)代信息技術(shù)，按照審計(jì)環(huán)境要求進(jìn)行審計(jì)變革的進(jìn)程。會(huì)計(jì)電算化的普及對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論和實(shí)務(wù)都提出了新的問題和要求，必然對(duì)以會(huì)計(jì)為基礎(chǔ)的審計(jì)產(chǎn)生重大影響，需要我們根據(jù)這些影響研究和采取相應(yīng)的對(duì)策，以達(dá)到審計(jì)的目的，切實(shí)有效地防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。 【關(guān)鍵詞】 ：會(huì)計(jì)電算化；審計(jì) 【目錄】一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)審計(jì)工作的影響二、開展計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)的必要性 三、改造會(huì)計(jì)方法一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)審計(jì)工作的影響 世界經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使會(huì)計(jì)電算化已成為現(xiàn)實(shí)并廣泛應(yīng)用。在我國，目前雖然沒有完成普及會(huì)計(jì)電算化，但是，由于計(jì)算機(jī)可以大量存儲(chǔ)信息并容易調(diào)用，不僅可以提高會(huì)計(jì)信息處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，而且從廣度上還大大擴(kuò)展了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的領(lǐng)域。所以，會(huì)計(jì)電算化取代手工會(huì)計(jì)是不可逆轉(zhuǎn)的歷史潮流。以會(huì)計(jì)為基礎(chǔ)的審計(jì)必然發(fā)生相應(yīng)的變化，會(huì)計(jì)電算化必然對(duì)以會(huì)計(jì)為基礎(chǔ)的審計(jì)在審計(jì)線索的獲取、審計(jì)的內(nèi)容、審計(jì)程序和方法及審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)等多方面產(chǎn)生重大的影響。 一、開展計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)的必要性 由于會(huì)計(jì)電算化的推行，審計(jì)人員開展審計(jì)工作時(shí)的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)不斷增大。因而，不論對(duì)手工系統(tǒng)還是對(duì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的重新評(píng)估是必不可少的。同時(shí)由于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，使計(jì)算機(jī)作弊不留痕跡，更具有隱蔽性。因而，在美國有58的內(nèi)部審計(jì)部門參與了系統(tǒng)檢測(cè)，而35則被要求在系統(tǒng)運(yùn)行前，對(duì)新系統(tǒng)簽字批準(zhǔn)，19有權(quán)參與修改程序的審批，64檢查了程序編碼，73參與了系統(tǒng)研制階段的審核，雖然采取了各種措施防止使用計(jì)算機(jī)作弊，但是，全世界每年通過計(jì)算機(jī)被盜走的資金高到數(shù)百億美元。這無疑給審計(jì)增加了查處的難度和風(fēng)險(xiǎn)，正如國際會(huì)計(jì)聯(lián)合會(huì)會(huì)長(zhǎng)曾指出的：“會(huì)計(jì)師將不得不對(duì)實(shí)際上通過計(jì)算機(jī)報(bào)告的財(cái)務(wù)信息承擔(dān)責(zé)任。” 在電算化系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)由計(jì)算機(jī)集中處理，其發(fā)生錯(cuò)誤的可能性比較小。目前，不少軟件都有取消審計(jì)、反計(jì)賬、反結(jié)賬的功能，可以對(duì)會(huì)計(jì)記錄進(jìn)行不留痕跡的修改，特別是當(dāng)有關(guān)人員故意篡改程序時(shí)，在電算化系統(tǒng)下就更不易被察覺，而程序一旦被篡改，就會(huì)導(dǎo)致連鎖性、重復(fù)性錯(cuò)誤。內(nèi)存資料可以毫不留痕跡地被消除篡改，若沒有相關(guān)內(nèi)部控制制度，其對(duì)于會(huì)計(jì)報(bào)表的影響是無法估量的。從總體上看，在電算化系統(tǒng)下，固有風(fēng)險(xiǎn)更大一些，多數(shù)情況下，審計(jì)人員可以把它設(shè)定為100。 電算化系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)減少，并且數(shù)據(jù)處理過程都是不可見的，手工系統(tǒng)下一些原有的控制便不復(fù)存在。一般來說電算化系統(tǒng)下的控制風(fēng)險(xiǎn)和手工系統(tǒng)下的相比更高一些。因而對(duì)電算化系統(tǒng)應(yīng)采取更廣泛的符合性測(cè)試。由于固有風(fēng)險(xiǎn)和控制風(fēng)險(xiǎn)都有上升的趨勢(shì)，若要把審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)維持在一個(gè)可以接受的水平上，就必須把檢查風(fēng)險(xiǎn)降低到一個(gè)較低的水平上。這就要求審計(jì)人員必須相應(yīng)擴(kuò)大實(shí)質(zhì)性測(cè)試的內(nèi)容及范圍。 二、會(huì)計(jì)電算化的轉(zhuǎn)變 電算化軟件開發(fā)要從以會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度為準(zhǔn)型，向以會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度和計(jì)算機(jī)核算特點(diǎn)相結(jié)合型轉(zhuǎn)變 1.會(huì)計(jì)平衡驗(yàn)證方面的轉(zhuǎn)變。在手工會(huì)計(jì)下會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度規(guī)定在登帳時(shí)，對(duì)總帳和明細(xì)帳，分別由兩個(gè)或兩個(gè)以上的會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或記帳憑證、科目匯總表等進(jìn)行平衡登記，目的是對(duì)于發(fā)生的錯(cuò)誤可以利用這種平衡登記方式檢查差錯(cuò)。但會(huì)計(jì)電算化后，由于總帳和明細(xì)帳的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記帳憑證，計(jì)算機(jī)按照登錄總帳和明細(xì)帳的程序命令將數(shù)據(jù)從憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總帳數(shù)據(jù)庫和明細(xì)帳數(shù)據(jù)庫，只要記帳憑證審核無誤，計(jì)算機(jī)的內(nèi)部運(yùn)算不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運(yùn)算錯(cuò)誤。所以，總帳金額一定衡等于各所屬明細(xì)帳金額之和。那種在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)檢驗(yàn)中占據(jù)重要地位的、用來檢驗(yàn)實(shí)務(wù)工作是否正確的最基本“平衡驗(yàn)證”，仍出現(xiàn)在會(huì)計(jì)電算化軟件中，就成為畫蛇添足。 2.日記帳和明細(xì)帳功用的轉(zhuǎn)變。手工會(huì)計(jì)通過對(duì)現(xiàn)金、銀行存款設(shè)置日記帳，主要是現(xiàn)金、銀行存款的流動(dòng)性強(qiáng)，業(yè)務(wù)頻度較大，比較容易出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊。通過日記帳達(dá)到日清月結(jié)，從而增強(qiáng)了對(duì)貨幣資金的管理。設(shè)置明細(xì)帳主要是為了歸類信息，便于查詢。當(dāng)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，利用計(jì)算機(jī)較強(qiáng)的運(yùn)算速度和可靠運(yùn)算能力，對(duì)各種記帳憑證進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和求和，并對(duì)記帳憑證提供多種查詢方式。如日期、憑證號(hào)、摘要、科目代碼、單位名稱、金額、憑證類型等，若要了解貨幣資金的收支結(jié)余以及各明細(xì)帳的情況，只需敲入幾個(gè)指令，其結(jié)果便躍入屏上。針對(duì)貨幣資金管理的獨(dú)特性，我認(rèn)為改每日登記為每隔5天（或10天）登記一次，而對(duì)于明細(xì)帳除了年終存檔外，平時(shí)就沒有再設(shè)一個(gè)模塊每月都去登記日記帳的必要了。 3.會(huì)計(jì)信息傳輸形式的轉(zhuǎn)變。在手工條件下，信息載體是紙張，不僅成本高，而且使大容量的信息處理和大范圍的信息交流極受限制；同時(shí)運(yùn)算速度慢。因此，對(duì)外提供信息時(shí)不得不將信息予以綜合，并且主要采用定期（每月或每年）發(fā)布通用財(cái)務(wù)報(bào)告的方式輸出會(huì)計(jì)信息，然后輸入到使用者那里，使用者再將其進(jìn)行解集。 現(xiàn)行的不少會(huì)計(jì)電算化軟件為了緊扣會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度這個(gè)軸心，使手工會(huì)計(jì)在計(jì)算機(jī)上再現(xiàn)，導(dǎo)致軟件開發(fā)思維停留在現(xiàn)行傳輸模式下。這種模式的主要局限是現(xiàn)行傳輸?shù)臅r(shí)空固定化、格式化和高度集中化。在經(jīng)濟(jì)內(nèi)容紛繁復(fù)雜、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與市場(chǎng)瞬息萬變的時(shí)代，已滿足不了管理者的需要了。因此會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)資源，除了定時(shí)、按規(guī)定格式提供信息外，更多的精力應(yīng)花在設(shè)計(jì)出適時(shí)提供各種現(xiàn)行使用者所需的各種信息，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使得各信息使用者能及時(shí)、有效地選取，分析其所需的信息，作出各種決策，不必再等到分期報(bào)告出來之后，獲取那些經(jīng)綜合的歷史信息。這種會(huì)計(jì)信息傳輸模式如下： 三、改造會(huì)計(jì)方法 會(huì)計(jì)電算化在過去的發(fā)展歷程中，基本上是按傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)方法來處理會(huì)計(jì)事務(wù)，會(huì)計(jì)軟件除了作些小的改造，無法取得突破性的進(jìn)展。例如： （一）會(huì)計(jì)科目級(jí)別的命名。 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)教科書把統(tǒng)馭性質(zhì)的科目稱為總帳科目，總帳科目下屬科目稱為二級(jí)科目或子目，子目下屬科目稱為明細(xì)科目。如果明細(xì)科目下屬還有科目，怎么命名呢？會(huì)計(jì)電算化根據(jù)實(shí)踐，把總帳科目稱為一級(jí)科目，一級(jí)科目下屬科目稱為二級(jí)科目，依次類推。這樣，科目的上下級(jí)關(guān)系明確，表達(dá)也很方便，使用也很靈活。 （二）會(huì)計(jì)科目代碼的統(tǒng)一。 1.一級(jí)科目代碼長(zhǎng)度的統(tǒng)一。根據(jù)目前出臺(tái)的16種行業(yè)會(huì)計(jì)制度分析，只有外商投資企業(yè)的會(huì)計(jì)制度一級(jí)科目用了4位數(shù)。但只要舍去它們第一位，并對(duì)某些科目的編碼稍作調(diào)整，那么16種行業(yè)的會(huì)計(jì)科目便可統(tǒng)一為3位數(shù)了。 2.一級(jí)科目代碼對(duì)應(yīng)的科目名稱的統(tǒng)一。比如，施工企業(yè)中511的科目名稱為“其他業(yè)務(wù)支出”，而旅游企業(yè)511的科目名稱為管理費(fèi)用，還不統(tǒng)一，有待改進(jìn)。 會(huì)計(jì)科目代碼長(zhǎng)度的統(tǒng)一與對(duì)應(yīng)的科目名稱的統(tǒng)一，將為上級(jí)企業(yè)和政府部門的數(shù)據(jù)采集與共享帶來極大方便。 （三）記帳憑證種類的統(tǒng)一。根據(jù)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度，記帳憑證的種類有三大類九種。傳統(tǒng)的記帳憑證分類有其原因，一是查找方便，二是工作習(xí)慣。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化之后，查找憑證的方法增加了許多，如可以按憑證號(hào)查、按會(huì)計(jì)科目查、按摘要中的文字查、按金額查等。因此，傳統(tǒng)記帳憑證的分類就沒有存在的必要了，只用一種統(tǒng)一的記帳憑證（即不分業(yè)務(wù)種類），不但仍能做到查找方便、迅速，而且省去了操作上的麻煩，提高了計(jì)算機(jī)處理的速度。（四）三大會(huì)計(jì)報(bào)表的統(tǒng)一。三大會(huì)計(jì)報(bào)表指“資產(chǎn)負(fù)債表”、“損益表”、“現(xiàn)金流量表”。分析16種行業(yè)的三大會(huì)計(jì)報(bào)表，內(nèi)容上、格式上均存在大同小異的現(xiàn)象。如果把這些小“異”加以改造，更便于上級(jí)企業(yè)與政府部門對(duì)基層企業(yè)數(shù)據(jù)的匯總或比較，更便于計(jì)算機(jī)處理。根據(jù)當(dāng)今集團(tuán)企業(yè)越來越多的現(xiàn)狀和集團(tuán)企業(yè)跨行業(yè)、跨地區(qū)的發(fā)展趨勢(shì)，三大報(bào)表統(tǒng)一的要求將更強(qiáng)烈。 （五）帳簿形式的改造。 1.帳簿載體的改造。傳統(tǒng)帳簿載體是紙張，會(huì)計(jì)電算化之后，除了傳統(tǒng)的帳簿必須打印之外，還有磁性介質(zhì)（硬盤、軟盤、光盤）作帳簿，但只是處于從屬地位。當(dāng)時(shí)是財(cái)政部門考慮到相當(dāng)一部分人不習(xí)慣使用電子帳簿，因此采用高成本的措施打印所有帳簿。現(xiàn)在20年過去了，筆者認(rèn)為，可以采取必要的措施，迫使一部分人改掉舊習(xí)慣，確立電子帳簿在會(huì)計(jì)電算化中的主導(dǎo)地位。 2.帳簿格式的改造。傳統(tǒng)帳簿格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式，再加上外幣格式等。目前，相當(dāng)一部分會(huì)計(jì)人員只習(xí)慣用傳統(tǒng)的帳簿格式來查帳。其實(shí)電腦可以對(duì)任何數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、組合，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過現(xiàn)行帳簿的格式。比如，有一客戶的往來涉及到四個(gè)帳戶：應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、預(yù)收帳款、預(yù)付帳款。用現(xiàn)行帳簿格式，只能逐一打開這四本帳。用電腦帳簿，只要把這一客戶名找到，然后將與該客戶名的有關(guān)帳目進(jìn)行組合，就能分析到底是我欠人，還是人欠我。 因此，只要會(huì)計(jì)人員從傳統(tǒng)的帳簿格式的觀念中解放出來，靈活地使用會(huì)計(jì)軟件，而會(huì)計(jì)軟件再融入“會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)重組”思想，那么傳統(tǒng)的帳簿格式將被無格式但能進(jìn)行任意分類、組合、匯總的形式替代。 （六）取消中間過程表式的輸出。所謂中間過程，指“科目匯總表”、“匯總記帳憑證”、“總帳科目試算平衡表”等在手工操作中的一些方法、格式。 其實(shí)，編制這些中間過程表式無非是為了登總帳方便與做報(bào)表方便；分析電算化中登帳與做報(bào)表的思路，完全可以依照對(duì)憑證的分類登記總帳，再形成報(bào)表，根本不必考慮平衡與否的問題，因?yàn)樵趹{證輸入時(shí)，借貸不平的憑證是無法存盤的。取消中間過程的輸出，不僅可以減輕操作人員的負(fù)擔(dān)，而且可以使會(huì)計(jì)軟件更簡(jiǎn)潔明了。 （七）強(qiáng)化內(nèi)部控制制度。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度強(qiáng)調(diào)帳證相符、帳帳相符、帳表相符、帳實(shí)相符，即四相符。會(huì)計(jì)電算化之后，前三者相符已不用擔(dān)心。但是由于電腦中的數(shù)據(jù)很容易被修改、被竊取，而且不留痕跡，因此，預(yù)防電腦犯罪是會(huì)計(jì)電算化工作的一個(gè)重要方面。強(qiáng)化內(nèi)部控制制度，既是預(yù)防電腦犯罪的一個(gè)重要措施，也是減少差錯(cuò)的有力保障。我們應(yīng)當(dāng)建立“職權(quán)控制”、“運(yùn)行控制”、“修改控制”、“保密控制”、“硬件控制”等新的內(nèi)部控制制度。同時(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作組織制度也應(yīng)當(dāng)作出相應(yīng)的調(diào)整。 參考文獻(xiàn)： 1 鄧鈉. 商業(yè)銀行會(huì)計(jì)信息失真原因分析及防治J安陽師范學(xué)院學(xué)報(bào) , 2004,(05) . 2 張文祥. 信息系統(tǒng)環(huán)境下審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的特征與控制對(duì)策研究J財(cái)會(huì)通訊(學(xué)術(shù)版) , 2005,(11) . 3 陳輝軍. 會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響J當(dāng)代經(jīng)理人(中旬刊) , 2006,(21) . 4 韓光強(qiáng),張永. 現(xiàn)代審計(jì)發(fā)展的新階段-網(wǎng)絡(luò)審計(jì)J企業(yè)經(jīng)濟(jì) , 2004,(11) . 5 鄭娟. 會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響J科技資訊 , 2005,(27) .