大浪淘沙系列（11）-某B2C商品采購(gòu)的管理程序(45)收藏  2010-01-25 15:37:35 ，1101 次點(diǎn)擊！采購(gòu)控制程序1.目的：為防止采購(gòu)“黑洞”，確保商城貨品的采購(gòu)能滿足公司要求，供貨商有能力穩(wěn)定、準(zhǔn)時(shí)地提供合格的產(chǎn)品。2.適用范圍：商城銷售之所有產(chǎn)品。3.職責(zé)3.1采購(gòu)部：負(fù)責(zé)商品的采購(gòu)和供貨商的評(píng)審及來(lái)貨不合格品的處理。3.2物流部：負(fù)責(zé)來(lái)貨的點(diǎn)收和驗(yàn)收及入庫(kù)管理。3.3財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)帳單核對(duì)和貨款支付。4.工作程序4.1合格供貨商的評(píng)審。評(píng)審會(huì)議由物流總監(jiān)發(fā)起，采購(gòu)部，物流部，咨詢客服部及財(cái)務(wù)部參加。4.2供貨商的定期考核:對(duì)供貨商定期進(jìn)行考核，以評(píng)審其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力。1) 質(zhì)量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，免檢者根據(jù)使用中挑選出的不良數(shù)除以總進(jìn)貨使用數(shù)量進(jìn)行計(jì)算。不良(批)率=不良(批)數(shù)÷總進(jìn)貨(批)數(shù)×100%     質(zhì)量評(píng)分=(1-不良<批>率)×402) 交期：逾期交貨率=逾期交貨批數(shù)÷應(yīng)準(zhǔn)時(shí)交貨批數(shù)×100%  評(píng)分=(1-逾期交貨率)×203) 價(jià)格：公平合理報(bào)價(jià)迅速尚屬公平報(bào)價(jià)緩慢稍微偏高報(bào)價(jià)迅速稍微偏高報(bào)價(jià)緩慢報(bào)價(jià)不合理報(bào)價(jià)低效20分15分10分5分0分4)服務(wù)：很滿意20分主動(dòng)征詢意見(jiàn)，改善迅速。較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。一般滿意10分接到抱怨后，尚能誠(chéng)意改善，偶爾拖延。不太滿意5分接到抱怨后，改善誠(chéng)意不足，經(jīng)常拖延。不滿意0分接到抱怨后，置之不理。經(jīng)考核為A級(jí)的供貨商的，公司根據(jù)實(shí)際情況給予產(chǎn)品免檢，增加采購(gòu)份額，貨款結(jié)算時(shí)間縮短等優(yōu)惠條件；評(píng)為B級(jí)的供貨商按正常方式處理；評(píng)為C級(jí)的供貨商，對(duì)其進(jìn)行輔導(dǎo)，要求其進(jìn)行改善，若半年內(nèi)無(wú)法達(dá)到B級(jí)者，則降級(jí)為D級(jí)供貨商；評(píng)為D級(jí)者為不合格供貨商?！肮┴浬坛蜂N申請(qǐng)單”，經(jīng)物流總監(jiān)同意后撤銷其合格供貨商資格。5采購(gòu)流程圖 B特采管制程序1.目的為確保能準(zhǔn)時(shí)完成商城訂單的缺貨，在不影響產(chǎn)品最終質(zhì)量造成用戶訴怨或退貨的原則下，對(duì)不合格品加以特別采用。2.適用范圍適用于本公司商城銷售的商品。3.職責(zé)3.1 采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織特采會(huì)審的提出，簽署特采結(jié)論，與供貨商就不合格品處理方式交涉。3.2物流部負(fù)責(zé)將不合格品報(bào)告的提交，參與特采會(huì)審議，特采處理后的檢驗(yàn)。3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)費(fèi)用的核算及扣除。4.定義特采：產(chǎn)品有瑕疵，規(guī)格不符或整體品質(zhì)低于公司允收水準(zhǔn)，在不影響最終產(chǎn)品質(zhì)量，造成用戶訴怨或退貨情況下，經(jīng)特別采用，允許該產(chǎn)品接收或出貨。5.工作程序5.1 物流部質(zhì)檢員依據(jù)商品檢驗(yàn)程序執(zhí)行抽檢、判定，根據(jù)來(lái)貨檢驗(yàn)不合格結(jié)果，填寫“來(lái)貨檢驗(yàn)單”。5.2“來(lái)貨檢驗(yàn)單”經(jīng)物流總監(jiān)確簽為不合格后，交采購(gòu)部。5.3采購(gòu)部根據(jù)商城訂單出貨需求決定是否申請(qǐng)?zhí)夭?，客服部也可根?jù)缺貨貨期提出特采申請(qǐng)。5.4特采申請(qǐng)必須符以下原則：確定最終產(chǎn)品符合原合同或更改后合同要求，確保特采不致于引起用戶抱怨或退貨情況的發(fā)生。5.5申請(qǐng)?zhí)夭蓵r(shí)，必須詳細(xì)填寫“特采申請(qǐng)單”，寫明不合格原因及特采原因。5.6由采購(gòu)部召集物流部，客服部，財(cái)務(wù)部進(jìn)行會(huì)審，針對(duì)不合格原因，進(jìn)行定單的符合性和技術(shù)工藝的分析，得出結(jié)論。簽署決定是否同意特采申請(qǐng)的處理意見(jiàn)。5.7特采未獲批準(zhǔn)，則安排退貨；若特采獲得批準(zhǔn)，則按以下方式處理。特采商品不造成產(chǎn)品最終品質(zhì)不合格者，由采購(gòu)與供貨商交涉折扣，達(dá)成協(xié)議后執(zhí)行。檢驗(yàn)后判為不合格的商品，經(jīng)批準(zhǔn)特采后進(jìn)行全數(shù)檢驗(yàn)，將剔除的不合格品作退貨處理；合格品辦理入庫(kù)。由采購(gòu)按程序確認(rèn)折扣后，送交財(cái)務(wù)部作扣款處理。檢驗(yàn)后判為整批不合格，而供貨商有能力對(duì)其進(jìn)行加工為合格品，采購(gòu)部須事先向客服部和物流部申報(bào)，采購(gòu)價(jià)折扣由采購(gòu)?fù)ㄖ?cái)務(wù)部作扣款處理。5.8特采處理后，IQC須再行檢驗(yàn)，合格部分予以接受。不合格部分，辦理退貨。5.9特采記錄由物流部收集保存，并執(zhí)行質(zhì)量記錄控制程序。C.采購(gòu)價(jià)格管理1. 總則1.1制定目的：為確保商品高品質(zhì)低價(jià)格，從而達(dá)成降低成本之宗旨，規(guī)范采購(gòu)價(jià)格審核管理，特制定本規(guī)章。1.2適用范圍：各項(xiàng)商品采購(gòu)時(shí)，價(jià)格之審核、確認(rèn)，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章處理。2. 價(jià)格審核規(guī)定2.1報(bào)價(jià)依據(jù)：物流總監(jiān)辦作出年度費(fèi)用預(yù)算分解，作為采購(gòu)部成本分析之基礎(chǔ)，也作為供貨商報(bào)價(jià)之依據(jù)。2.2價(jià)格審核（1）   供貨商接到招標(biāo)書后，于規(guī)定期限內(nèi)提出報(bào)價(jià)單。（2）   采購(gòu)部一般應(yīng)挑選三家以上供貨商詢價(jià)，以作比價(jià)、議價(jià)依據(jù)。（3）   采購(gòu)部以單價(jià)審核單一式三份呈物流總監(jiān)審核。（4）   物流總監(jiān)審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退回采購(gòu)人員重新議價(jià)，或由物流總監(jiān)親自與供貨商議價(jià)。（5）   單價(jià)審核單經(jīng)核準(zhǔn)后，一聯(lián)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)，一聯(lián)由采購(gòu)部存檔，一聯(lián)轉(zhuǎn)供貨商。2.3價(jià)格調(diào)查（1）   已核定之商品，采購(gòu)部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本之依據(jù)。（2）   本公司各有關(guān)單位，均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格訊息，以利采購(gòu)部比價(jià)參考。（3）   已核定之商品采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)以單價(jià)審核單形式重新報(bào)批，且附上書面之原因說(shuō)明。（4）   單價(jià)漲跌之審核流程，應(yīng)同新價(jià)格審核流程。（5）   在同等價(jià)格、品質(zhì)條件下，漲跌后采購(gòu)應(yīng)優(yōu)先考慮與原供貨商合作。（6）   為配合公司成本降低策略，原則上每年應(yīng)就采購(gòu)之單價(jià)要求供貨商作降價(jià)之配合。（7）   采購(gòu)數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供貨商適當(dāng)降低單價(jià)。                         采  購(gòu)  單                                                                                                            廠商 編號(hào) 地址   訂購(gòu)內(nèi)容項(xiàng)次商品名稱編號(hào)單位訂購(gòu)數(shù)量單價(jià)金額交貨日期 1       合                   計(jì)     合計(jì)金額（大寫）萬(wàn)  仟   佰    拾     元交貨地點(diǎn) 交易條款一、  交期供貨商須依本訂單交期或本司采購(gòu)部以 或書面調(diào)整之交貨期，若有延誤，每逾一日扣該批款的0.01 %。二、  品質(zhì)1  依照樣板要求。2  進(jìn)貨檢驗(yàn)：依本公司規(guī)定。三、  不良處理1 經(jīng)檢驗(yàn)后之不合格品，應(yīng)于三日內(nèi)取回，逾時(shí)本公司不負(fù)責(zé)。2 如急用需選別，所產(chǎn)生之費(fèi)用，依本公司之索賠標(biāo)準(zhǔn)計(jì)費(fèi)。四、  附件1產(chǎn)品圖片：   張2檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：   份總經(jīng)理 物流總監(jiān) 承辦人 供貨商 D.采購(gòu)品質(zhì)管理1.  總則1.1制定目的：規(guī)范采購(gòu)過(guò)程的品質(zhì)管理規(guī)定，使采購(gòu)品質(zhì)管理有章可循。1.2適用范圍：本公司商品采購(gòu)、驗(yàn)收、索賠等過(guò)程的品質(zhì)管理，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章執(zhí)行。2.  采購(gòu)品質(zhì)管理規(guī)定2.1合格供貨商之選擇商品采購(gòu)，除經(jīng)物流總監(jiān)特準(zhǔn)外，均需向合格供貨商訂購(gòu)。合格供貨商一般要求符合下列條件：（1）   經(jīng)本公司供貨商調(diào)查，列入合格供貨商名列。（2）   經(jīng)本公司供貨商評(píng)鑒，資訊等級(jí)在C級(jí)以上。（3）   提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。（4）   類似商品以往采購(gòu)之良好記錄。（5）   同業(yè)中之佼佼者。2.2品質(zhì)保證之協(xié)定商品采購(gòu)，應(yīng)由供貨商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任，并在訂購(gòu)前明確，本公司要求供貨商承諾下列品質(zhì)保證：（1）   供貨商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過(guò)程的必要控制與檢測(cè)。（2）   供貨商產(chǎn)品出廠前應(yīng)有逐批作抽樣檢驗(yàn)。（3）   供貨商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗(yàn)合格之記錄。（4）   接受本公司必要之供貨商調(diào)查、評(píng)鑒及輔導(dǎo)。（5）   保證對(duì)提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供貨商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。23進(jìn)貨驗(yàn)收之規(guī)定供貨商提供之商品，必須經(jīng)過(guò)本公司物流部IQC、采購(gòu)等部門人員之相關(guān)驗(yàn)收工作，主要包括下列幾項(xiàng)：（1）   確認(rèn)訂購(gòu)單:核對(duì)供貨商之交貨單與本公司之訂購(gòu)單。（2）   確認(rèn)送到日期:用以確定廠商是否如期交貨，以作為評(píng)鑒、獎(jiǎng)懲之根據(jù)。（3）   品質(zhì)檢驗(yàn)：IQC依進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。（4）   處理短損：根據(jù)點(diǎn)收、檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時(shí)向供貨商索賠。（5）   退還不合格品：對(duì)檢驗(yàn)不合格之商品，退供貨商進(jìn)行必要處理，由此造成的損失，向供貨商進(jìn)行索賠。對(duì)檢驗(yàn)合格商品，入庫(kù)后應(yīng)予以明確標(biāo)識(shí)，以確保后續(xù)品質(zhì)之可追溯性（如供貨商名稱、商品規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、點(diǎn)收人員、檢驗(yàn)人員等級(jí)料之標(biāo)注，以便追溯、區(qū)分、使用之方便）。25品質(zhì)糾紛處理：有關(guān)采購(gòu)商品發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：（這些規(guī)定可以在采購(gòu)合同里注明）2.6處置依據(jù)：以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處置依據(jù)，并于訂購(gòu)單上詳細(xì)說(shuō)明，其中涉及交貨時(shí)間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。2.7采購(gòu)商品退貨與索賠（1）   擬退回之采購(gòu)商品應(yīng)由倉(cāng)管員清點(diǎn)整理后，通知采購(gòu)部。（2）   采購(gòu)經(jīng)辦人員通知供貨商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。（3）   現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供貨商更換合格之商品。（4）   訂制品之退貨，原則上要求供貨商重做或修改至合格為止。（5）   確屬無(wú)法修復(fù)或供貨商技術(shù)能力不足時(shí)，可取消訂單，另覓供貨商。（6）   退貨情形依訂購(gòu)合約條款辦理扣款或索賠。（7）   雙方事前沒(méi)有明確訂購(gòu)合約時(shí)，以實(shí)際造成本公司之損失向供貨商索賠。 損失索賠通知書                                                        NO：                                                                公司：本公司于    年    月   日向貴公司采購(gòu)之下列貨品：                   ，因貴公司產(chǎn)品   品質(zhì)不良   交期延遲，造成本公司蒙受     元的損失，茲?rùn)z附：損失計(jì)算表   份；品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告   份；本公司客戶索賠函復(fù)印本   份，連同原采購(gòu)合約復(fù)印本共    份，望貴公司給予諒察賠償，其賠償金額，敬請(qǐng)貴公司同意。由其他貨款中扣除以現(xiàn)金支付順頌                                                                                              商祺！                                           *網(wǎng)絡(luò)科技                                              采購(gòu)部    年   月   日      E.采購(gòu)交期管理1.總則1.1制定目的為了確保購(gòu)用物為之交貨期限，使交期管理更為順暢，特制定本規(guī)章。1.2適用范圍本公司采購(gòu)之商品的交期管理，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章執(zhí)行。1.3權(quán)責(zé)單位（1）   采購(gòu)部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。（2）   物流總監(jiān)負(fù)責(zé)本規(guī)章之核準(zhǔn)。2交期管理規(guī)定21 確保交期的重要性交期管理是采購(gòu)的重點(diǎn)之一，確保交期的目的，是必要的時(shí)間，提供商城所必需的商品，以保障銷售并達(dá)成銷量最大化之目標(biāo)。（1）   由于商品交期延誤，采取替代品導(dǎo)致成本增加或品質(zhì)降低。（2）   交期延誤，導(dǎo)致客戶減少或取消訂單，從而導(dǎo)致采購(gòu)商品之囤積和其他損失。（3）   交期延誤，導(dǎo)致采購(gòu)、運(yùn)輸、檢驗(yàn)之成本增加。（4）   缺貨頻繁，易導(dǎo)致互相配合的各部門人員士氣受挫。（1）   接單量超過(guò)供貨商的產(chǎn)能。（2）   供貨商技術(shù)、工藝能力不足。（3）   供貨商對(duì)時(shí)間估計(jì)錯(cuò)誤。（4）   供貨商生產(chǎn)管理不當(dāng)。（5）   供貨商之生產(chǎn)商品出現(xiàn)貨源危機(jī)。（6）   供貨商品質(zhì)管理不當(dāng)。（7）   供貨商經(jīng)營(yíng)者的顧客服務(wù)理念不佳。（8）   供貨商欠缺交期管理能力。（9）   不可抗力原因。（10）其他因供貨商責(zé)任所致之情形。（1）   供貨商選定錯(cuò)誤。（2）   業(yè)務(wù)手續(xù)不完整或耽誤。（3）   價(jià)格決定不合理或勉強(qiáng)。（4）   進(jìn)度掌握與督促不力。（5）   經(jīng)驗(yàn)不足。（6）   下單量超過(guò)供貨商之產(chǎn)能。（7）   更換供貨商所致。（8）   付款條件過(guò)于嚴(yán)苛或未能及時(shí)付款。（9）   缺乏交期管理意識(shí)。（10）其他因采購(gòu)原因所致的情形。（1）   請(qǐng)購(gòu)前置時(shí)間不足。（2）   技術(shù)資料不齊備。（3）   緊急訂貨。（4）   銷售計(jì)劃變更。（5）   訂貨數(shù)量太少。（6）   供貨商品質(zhì)輔導(dǎo)不足。（7）   點(diǎn)收、檢驗(yàn)等工作延誤。（8）   請(qǐng)購(gòu)錯(cuò)誤。（10）其他因本公司人員原因所致的情形。 溝通不良所致之原因（1）   未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化。（2）   指示、聯(lián)絡(luò)不確實(shí)。（3）   技術(shù)資料交接不充分。（4）   品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)溝通不一致。（5）   單方面確定交期，缺少溝通。（6）   首次合作出現(xiàn)偏差。（7）   缺乏合理的溝通窗口。（8）   未達(dá)成交期、單價(jià)、付款等問(wèn)題的共識(shí)。（9）   交期理解偏差。（10）其他因雙方溝通不良所致的情形。22確保交期要點(diǎn) 事前規(guī)劃（1）   制訂合理的購(gòu)運(yùn)時(shí)間采購(gòu)部將請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、供貨商生產(chǎn)、運(yùn)輸及進(jìn)貨驗(yàn)收等作業(yè)所需的時(shí)間予以事先規(guī)劃確定，作為各部門的參照依據(jù)。（2）   確定交貨日期及數(shù)量預(yù)先明確交期及數(shù)量，大訂單可采用分批交貨方式進(jìn)行。（3）   了解供貨商生產(chǎn)設(shè)備利用率可以合理分配訂單，保證數(shù)量、交期、品質(zhì)的一致性。（4）   請(qǐng)供貨商提供生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃及交貨計(jì)劃盡早了解供貨商之瓶頸與供應(yīng)能力，便于采取對(duì)策。（5）   準(zhǔn)備替代來(lái)源采購(gòu)人員應(yīng)盡量多聯(lián)系其他商品提供來(lái)源，以確保應(yīng)急。（1）   提供必要的商品、技術(shù)支援給供貨商適時(shí)了解供貨商之瓶頸，協(xié)助處理。（2）   了解供貨商生產(chǎn)效率及進(jìn)度狀況必要時(shí)，向供貨商施加壓力，以獲取更多之關(guān)照，適時(shí)考慮向替代供貨商下單之必要性。（3）   交期及數(shù)量變更的及時(shí)聯(lián)絡(luò)與通知以確保維護(hù)供貨商的利益，配合本公司之需求。（4）   盡量避免規(guī)格變更如果出現(xiàn)技術(shù)變更，應(yīng)立即聯(lián)系供貨商停止原規(guī)格生產(chǎn)，并妥善處理遺留問(wèn)題。（5）   加強(qiáng)交貨前的稽催工作提醒供貨商及時(shí)交貨。（1）   對(duì)供貨商進(jìn)行考核評(píng)鑒依供貨商評(píng)鑒辦法進(jìn)行考核，將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一，以督促供貨商提高交期達(dá)成率。（2）   對(duì)交期延遲的原因進(jìn)行分析并研擬對(duì)策確保重復(fù)問(wèn)題不再發(fā)生。（3）   檢討是否更換供貨商依供貨商考核結(jié)果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供貨商，或減少其訂單。（4）   執(zhí)行供貨商的獎(jiǎng)懲辦法必要時(shí)加重違約的懲罰力度，并對(duì)優(yōu)良廠商予以適當(dāng)之回饋。