行政規(guī)章制度目錄行政部職責(zé)1員工行為準則2辦公用品及耗材申請流程3固定資產(chǎn)管理規(guī)定（領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、退還、維修、報廢）5會議邀請、會議室管理規(guī)定及預(yù)定方法7郵箱郵件組申請、郵件規(guī)范9獎勵及處罰條例10行政部郵箱及其他聯(lián)系方式10行政部職責(zé)模塊職責(zé)范圍職責(zé)細分行政管理辦公區(qū)及工位 選址租賃、裝修改造、工位安排行政費用、合同 行政費用的預(yù)算、請款、支出 供應(yīng)商及合同管理后勤門卡辦理 辦公用品采購及發(fā)放 員工宿舍管理 辦公區(qū)環(huán)境、設(shè)備家具維修 會議室管理 制作物制作資產(chǎn) 資產(chǎn)申請、出入庫及盤點外聯(lián) 各方溝通及關(guān)系維護企業(yè)文化企業(yè)文化 企業(yè)形象墻 員工展示區(qū) 企業(yè)文化推廣員工活動 俱樂部、興趣小組 年會、活動及比賽員工福利 節(jié)日活動福利 試吃、試用、商戶折扣行政制度行政制度 行政制度的完善及推行 員工行為紀律監(jiān)督及獎懲員工行為準則辦公環(huán)境及安全1. 工作時間內(nèi)不從事與工作無關(guān)的事情，不在辦公區(qū)域大聲喧嘩、爭吵，不得影響他人工作；2. 討論工作不得涉及人身攻擊、侮辱性詞語；3. 保持個人辦公區(qū)域整潔，不破壞公共辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生；4. 會議室使用完畢，整理桌椅，擦拭白板，關(guān)閉燈和投影；5. 勤儉節(jié)約，使用雙面打印，節(jié)約用水，節(jié)約使用紙巾等；6. 妥善使用公司設(shè)備及其它財物資源，不違規(guī)操作或故意損毀公司財物；7. 辦公室規(guī)定的禁煙區(qū)域禁止吸煙；8. 不擅自將家屬或親友帶入公司辦公區(qū)域；9. 佩戴工卡（工卡將于近期發(fā)放），隨手關(guān)門，如遇可疑人物請及時詢問或告知行政部；10. 最后離開辦公區(qū)的員工，負責(zé)關(guān)閉燈和門禁。著裝要求1. 工作時間，可著休閑便裝，衣著整潔干凈，大方得體，注意個人衛(wèi)生；2. 發(fā)型整潔，女員工化妝應(yīng)清新、自然，不得濃妝艷抹；3. 男員工不能在辦公室赤膊、拖鞋；4. 女員工不能在辦公室穿吊帶裝、超短裙、拖鞋；5. 公司有重大活動或投資人參觀時，大家應(yīng)按照公司的郵件提醒著裝。電話接聽1. 上班時間不得隨意撥打私人電話；2. 隨身攜帶手機，在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話；3. 使用“請，您”等禮貌用語，通話言簡意賅；4. 對于不知名的電話，自己不能處理時，請馬上將電話交給相關(guān)負責(zé)人處理，或請對方留下聯(lián)系方式，讓相關(guān)負責(zé)人與其聯(lián)系。商業(yè)禮儀1. 在約定的時間內(nèi)接待客人，避免遲到，有事不能按時赴約時應(yīng)提前通知對方；2. 言談舉止不應(yīng)傷害公司的形象和信譽；3. 根據(jù)具體情況決定恰當?shù)乃托蟹绞健Ｒ话憧腿怂椭岭娞蓍g為宜，送行時應(yīng)在客人離去后返回。4. 與同一辦公地點的其他公司保持良好溝通關(guān)系；5. 不應(yīng)以犧牲公司利益，來獲取良好公共關(guān)系。微信群組1. 所有群組須有行政部參與并監(jiān)管，即時按入離職員工名單進行員工；2. 所有工作相關(guān)群組，成員備注名須按以下格式：真實姓名（必填）-部門（選填）；3. 定期進行精簡，及時解散重復(fù)、臨時群組；4. 請勿討論工作無關(guān)內(nèi)容，注意信息保密處理。辦公用品及耗材申領(lǐng)流程每月28日將由行政部發(fā)全員郵件，統(tǒng)計各部門下月辦公用品及耗材需求。每月30日前各部門/市場對接人按實際需求填寫附件辦公用品及耗材申請表后，回復(fù)郵件至admin，抄送部門領(lǐng)導(dǎo)（無需打印，通過郵件發(fā)送電子版即可）。每月5日前將由行政部匯總需求并采購。每月8日發(fā)放辦公用品及耗材。注意事項：1、 以上時間如遇節(jié)假日順延，以郵件通知時間為準；2、 如在規(guī)定時限內(nèi)未發(fā)送辦公用品及耗材申請表，視為本月無相關(guān)需求，除紙巾可隨用隨領(lǐng)外，其余物品當月不再進行發(fā)放；3、 辦公區(qū)日用品、打印紙將由行政部統(tǒng)一補給，如發(fā)現(xiàn)物資短缺可告知行政部人員；4、 領(lǐng)取表務(wù)必寫明部門、人數(shù)、領(lǐng)取人信息，領(lǐng)取后需簽字；5、 各市場請?zhí)崆邦A(yù)估本月用量（包含打印紙及硒鼓墨盒），行政部將按預(yù)估數(shù)量發(fā)放至華鼎智地，由王頂?shù)淌袌霭l(fā)放至各個市場；6、 如有特殊需求，請在附件表辦公用品及耗材申請表中填寫，按需由行政部統(tǒng)一采購；如物品價值較高（除附件表中物品外，預(yù)估單價50元的物品，如U盤、移動硬盤、電暖氣等），請在郵件正文中填寫特殊物品申請表發(fā)送至部門領(lǐng)導(dǎo)確認，抄送行政部，寫明申請原因、申請物品及規(guī)格。特殊物品申請表申請物品（規(guī)格）數(shù)量預(yù)估費用（元）申請原因使用地點時間要求申請人/部門附：辦公用品及耗材申請表辦公用品及耗材申請表日期: 2015.11 部門名稱: 請?zhí)顚?部門人數(shù): 請?zhí)顚?領(lǐng)取人：請?zhí)顚?類別商品名稱單位數(shù)量類別商品名稱單位數(shù)量辦公用品簽字筆-0.5-按式支辦公用品單頁夾個簽字筆-0.5-蓋式支多頁夾個簽字筆芯-0.5支彈簧單夾個熒光筆支彈簧雙夾個白板筆支資料冊-40頁個自動鉛筆-0.5支按扣文件袋-A4個自動筆芯-HB0.5盒拉鏈袋-A4個鉛筆-2B支橡皮筋袋橡皮塊拉桿夾-A4個轉(zhuǎn)筆刀個文件架-三聯(lián)個筆 筒-網(wǎng)狀個檔案袋-A4個筆記本-A5-60頁本票據(jù)袋-23cm*12cm個齊心報事貼-3*3本名片冊個修正帶瓶名片盒個口取紙包三聯(lián)收據(jù)個膠棒支直尺-30cm把寬膠帶-6CM卷計算器個透明膠條-1.2CM/個卷剪刀把雙面膠-2.4CM/個卷裁紙刀把10號釘書機個耗材硒鼓-88A盒10號釘書釘盒硒鼓-12A盒起釘器個硒鼓-328盒回型針-彩色盒復(fù)印紙-A4箱回型針-普通盒其他紙巾包長尾夾-大盒如有其他特殊需求請?zhí)顚戦L尾夾-中盒長尾夾-小盒固定資產(chǎn)管理規(guī)定（領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、退還、維修、報廢）固定資產(chǎn)范圍1、 所有計算機設(shè)備（包含主機、顯示器、筆記本、一體機等，不含鼠標、鍵盤）2、 所有電子設(shè)備及家電（包含打印機、投影儀、電話、手機、平板、攝像機、相機、冰箱、驗鈔機等）3、 所有辦公家具（桌椅、推柜、文件柜、沙發(fā)等）4、 其余單位價值1000元（含）以上，使用壽命大于1年，且基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的物品。 員工個人名下資產(chǎn)管理1、 員工對其領(lǐng)取的臺式機、筆記本電腦或其他公司資產(chǎn)負保全責(zé)任，不允許私下轉(zhuǎn)借，并禁止私自拆裝設(shè)備及增減設(shè)備配置（包括硬盤、網(wǎng)卡、電池、光驅(qū)、電源適配器等）。如人為毀損造成設(shè)備無法正常工作，由責(zé)任人承擔(dān)恢復(fù)設(shè)備正常工作的經(jīng)濟損失。2、 員工因工作需要對資產(chǎn)設(shè)備進行配置增減，須發(fā)送郵件至部門負責(zé)人確認，抄送行政部，由行政部負責(zé)安裝更換配件。3、 員工應(yīng)愛護辦公區(qū)內(nèi)公用設(shè)備設(shè)施，使用中出現(xiàn)操作故障應(yīng)及時通知行政部。如發(fā)現(xiàn)人為損壞公物行為，由責(zé)任人承擔(dān)恢復(fù)設(shè)備正常工作的經(jīng)濟損失。4、 行政部每季度/年將進行資產(chǎn)盤點，員工應(yīng)積極配合公司的各項資產(chǎn)盤點工作，及時確認相關(guān)資產(chǎn)信息。5、 領(lǐng)用資產(chǎn)發(fā)生丟失、被盜時應(yīng)及時通知行政部。丟失資產(chǎn)時，責(zé)任人須對資產(chǎn)的剩余使用價值進行賠償，所有賠償?shù)淖畹唾r償金額為500元。各地及部門公用資產(chǎn)管理1、 每個地區(qū)須指定一名資產(chǎn)管理員，協(xié)助公司進行資產(chǎn)管理，由其管理及監(jiān)管資產(chǎn)使用狀況。2、 部門公用資產(chǎn)為用于業(yè)務(wù)部門共用或調(diào)配使用的，而非固定由某位員工長期使用的資產(chǎn)，責(zé)任人為當?shù)刭Y產(chǎn)管理員。3、 資產(chǎn)管理員監(jiān)管本地區(qū)所有資產(chǎn)使用情況，若地區(qū)資產(chǎn)發(fā)生毀損、丟失，資產(chǎn)管理員須于24小時內(nèi)將責(zé)任人和毀損、丟失原因告知行政部。4、 行政部每季度/年將進行資產(chǎn)盤點，資產(chǎn)管理員須對本地區(qū)公用資產(chǎn)進行盤點。5、 資產(chǎn)管理員離職前，須辦理部門公用資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。資產(chǎn)領(lǐng)用1、 新入職員工申請資產(chǎn)流程：部門招聘需求通過審批后，請?zhí)崆爸辽?個工作日，在郵件正文填寫資產(chǎn)申請單發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)確認，并抄送行政部。行政經(jīng)理、總經(jīng)理確認后，由行政部對庫存資產(chǎn)進行調(diào)劑或采購新資產(chǎn)。領(lǐng)用人領(lǐng)取資產(chǎn)后簽字確認，并由領(lǐng)用人發(fā)送資產(chǎn)編號郵件至行政部。資產(chǎn)申請單資產(chǎn)類型使用部門使用地點領(lǐng)用人申請原因領(lǐng)取時間特殊需求臺式機技術(shù)華鼎智地張三新員工入職11.15處理器i5，內(nèi)存8G2、 員工根據(jù)業(yè)務(wù)需求申請固定資產(chǎn)時，流程同上。3、 各部門的資產(chǎn)管理員按照上述流程領(lǐng)取部門公用資產(chǎn)，該資產(chǎn)將記錄于該名資產(chǎn)管理員名下。對于資產(chǎn)管理不當、帳物不符，應(yīng)進行相應(yīng)處罰。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移1、 如資產(chǎn)的實際使用人、使用地點或使用部門中其中任意一項發(fā)生轉(zhuǎn)移變動，可辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。2、 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程：資產(chǎn)轉(zhuǎn)出人向行政部所要資產(chǎn)轉(zhuǎn)移變動表，并粘貼在郵件正文中，以郵件的方式發(fā)送到行政部郵箱，同時須抄送資產(chǎn)轉(zhuǎn)入人、雙方部門領(lǐng)導(dǎo)，郵件主題為“資產(chǎn)轉(zhuǎn)移-當日日期”。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移變動表轉(zhuǎn)出人部門轉(zhuǎn)入人部門資產(chǎn)類型資產(chǎn)編號地點-地點轉(zhuǎn)移原因3、 如果上述抄送的人員對資產(chǎn)轉(zhuǎn)移有任何異議，應(yīng)在一天內(nèi)提出；如果沒有異議，默認為上述人員均同意此次資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。4、 收到此郵件后，由行政部完成資產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記。 資產(chǎn)退還1、 員工如因任何原因退還資產(chǎn)，須郵件提交資產(chǎn)退回申請，攜帶所需退還的資產(chǎn)到行政部辦理退還手續(xù)。2、 行政部核對并檢查該名員工名下資產(chǎn)，確認無誤后，進行資產(chǎn)回庫確認。3、 員工在辦理退還資產(chǎn)手續(xù)時，如發(fā)現(xiàn)所歸還的資產(chǎn)與系統(tǒng)記錄的信息不符，或資產(chǎn)有損壞及零配件丟失的情況，使用人須承擔(dān)所有相關(guān)費用。4、 離職員工應(yīng)在最后工作日歸還本人名下（以HR信息為準）的固定資產(chǎn)，包括但不限于：電腦、電話、門卡、推柜等，以及在工作期間領(lǐng)用的設(shè)備、設(shè)施。5、 如需退還業(yè)務(wù)部門公用資產(chǎn)，資產(chǎn)管理員須郵件提交資產(chǎn)退還申請，攜帶所需退還的資產(chǎn)到行政部辦理退還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)該資產(chǎn)損壞、缺失零件等情況，實際發(fā)生的維修費用由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)。 資產(chǎn)維修如發(fā)現(xiàn)個人資產(chǎn)或部門公用資產(chǎn)發(fā)生故障，請在郵件正文填寫資產(chǎn)維修申請單發(fā)送至行政部郵箱。維修申請單（計算機、家具、辦公設(shè)備等）資產(chǎn)類型資產(chǎn)編號（可不填）部門地點申請人故障描述資產(chǎn)報廢及更新1、資產(chǎn)報廢條件： a) 技術(shù)性能落后，數(shù)淘汰機型，修復(fù)困難應(yīng)更新?lián)Q代；b) 設(shè)備損壞不能修復(fù)或修復(fù)費用過高或接近設(shè)備凈值的；c) 設(shè)備繼續(xù)使用，將會引起危險事故，必須更換的；d) 設(shè)備質(zhì)量低略或銹蝕變質(zhì)不再具備使用價值的。2、報廢及更新流程：員工發(fā)送報廢申請郵件至行政部，經(jīng)鑒定后符合報廢條件的資產(chǎn)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)確認后，將該資產(chǎn)退回行政部。員工重新領(lǐng)用資產(chǎn)，須按照資產(chǎn)領(lǐng)用程序至少提前5個工作日提交申請。線上會議預(yù)定、邀請及管理規(guī)定線上會議邀請流程1. 進入騰訊企業(yè)郵箱網(wǎng)頁版：，點擊“寫信”2. 進入寫信界面后，點擊左上方“會議邀請”標簽3. 進入會議邀請界面后，輸入需要參會的人員郵箱，輸入會議主題和地點，選擇好時間段和時長（如有附件可以點擊左下角)，點擊發(fā)送4. 發(fā)送完畢之后，被邀請人會受到郵件，點擊“參加”，邀請人會收到回復(fù)會議室管理規(guī)定1. 會議室內(nèi)嚴禁吸煙2. 請不要帶走會議室內(nèi)的文具，請使用白板筆，勿使用油性馬克筆3. 會議結(jié)束后，請自助整理會議室（隨手關(guān)燈、收拾桌椅、擦拭白板）4. 如會議室椅子數(shù)量不夠，請與會人自備，會議結(jié)束后請將座椅放回原處線上會議室預(yù)定說明1. 會議室預(yù)定方法由線下預(yù)定改為線上預(yù)定，未線上預(yù)定的會議視為無效預(yù)定。預(yù)定系統(tǒng)訪問地址：2. 初次登陸請?zhí)顚戉]箱并獲取初始密碼，登陸后請及時修改密碼（為信息安全，請勿與郵箱密碼相同）3. 現(xiàn)有會議室為亞太大廈2901、2906會議室，請勿修改會議室信息4. 由于會議室使用率較高，當會議因故取消時，請您務(wù)必及時刪除，避免無效的占用影響其它人使用會議室資源5. 當會議延遲或提早結(jié)束大于30分鐘時，請您更新會議室預(yù)定信息6. 已預(yù)定的會議室超過預(yù)定時間15分鐘仍無人使用，此會議室預(yù)定信息將被取消，并釋放供其他員工進行預(yù)定線上會議室預(yù)定方法（請務(wù)必先查詢再預(yù)定，系統(tǒng)自檢功能不準確） 左側(cè)導(dǎo)航點擊“會議室預(yù)定”。 請輸入需要預(yù)定的“會議室名稱”、“會議開始日期”，“會議結(jié)束日期”（順延一天），請勿輸入其他信息。點擊查詢，查看是否已被預(yù)定。（如：預(yù)定10月15日的會議室，請在查詢時輸入“會議開始日期：10月15日，會議結(jié)束日期：10月16日”。點擊查詢，即可查看10月15日當天已被預(yù)定的會議室。） 確認所需會議室未被預(yù)定后，點擊右側(cè)界面中間“添加記錄”。 填寫會議預(yù)定信息并確認。開始日期及結(jié)束日期請勿跨天填寫。郵箱郵件組申請、郵件規(guī)范郵箱/郵件組申請流程1、 新員工入職后由行政部統(tǒng)一開通郵箱，如登陸有問題，請聯(lián)系行政部。2、 部門申請郵箱/郵件組，請在郵件正文中填寫IT需求單，發(fā)送至admin，寫明郵箱/郵件組名稱、人員、開通原因等，行政部開通后將回復(fù)郵件確認。IT需求單IT需求名稱人員原因開通郵件組abc張三、李四、王五、趙六便于某部門內(nèi)部溝通郵件規(guī)范1、 郵件格式：須有明確標題、正文；2、 發(fā)送/抄送規(guī)則：收件人一欄中請?zhí)顚懘耸录?項目執(zhí)行人員，抄送一欄中請?zhí)顚懶柚獣源耸录?項目的人員。如需跨部門協(xié)作，提出己方需求時，請抄送對方部門負責(zé)人知曉。3、 PC端請統(tǒng)一使用Foxmail客戶端，下載鏈接：4、 郵件簽名格式見下：（請按實際情況修改）修改簽名方式（Foxmail客戶端右上角）：5、 注意事項：如需在某一時間之前完成，請注明時間節(jié)點。收件人如對郵件內(nèi)容有異議，請于收到郵件后24小時內(nèi)提出，如未提出異議，表示認可事件/項目/時間節(jié)點。屆時未完成相關(guān)工作，將按照行政紀律及處罰條例進行處罰。獎勵及處罰條例獎勵1. 對公司工作流程、辦公區(qū)環(huán)境等提出建設(shè)性意見與建議，獎勵50-100元；2. 對公司費用、成本控制提出可實施方法，獎勵100-200元；3. 聯(lián)系到公司免費試吃、試用等活動，或為員工集體活動、比賽拿到其他企業(yè)贊助，獎勵20-100元；4. 助人為樂，并得到書面、報刊、媒體表揚等，獎勵50-200元；5. 非工作原因，在報刊、媒體上正面宣傳公司形象，獎勵50-200元6. 其他情況酌情獎勵。處罰1. 浪費辦公區(qū)資源或其他資源，罰款50元；2. 非客觀原因造成的會議遲到，罰款50元，或公示處罰原因并進行小咖秀/唱吧表演；3. 時間節(jié)點內(nèi)未完成工作或未執(zhí)行規(guī)定，罰款50元，或公示處罰原因并進行小咖秀/唱吧表演；4. 在辦公區(qū)禁止吸煙區(qū)域吸煙，罰款100元，或公示處罰原因并進行小咖秀/唱吧表演；5. 在工作場合違反個人衛(wèi)生規(guī)定、著裝規(guī)定者，罰款100元，或公示處罰原因并進行小咖秀/唱吧表演；6. 2016年1月起，如無增量等特殊情況，辦公用品及耗材使用量上浮超過歷史數(shù)據(jù)20%，該部門或市場罰款200元；7. 工作中對其他員工進行人身攻擊、侮辱性詞匯，處罰200元，警告一次；8. 人為損壞、丟失辦公區(qū)固定資產(chǎn)，按實際發(fā)生費用金額進行賠償；9. 對公司形象有負面影響者，根據(jù)所造成的影響進行處罰。行政部聯(lián)系方式郵箱：admin電話：15710265429（行政部）18622990713（徐昕）18722139270（趙紫玉）微信：tydhlb 13 / 14