教你四招-輕松讓你成為Excel函數使用高手Excel是目前使用比較廣泛的數據管理分析軟件，其強大的內置函數幾乎無所不能，但由于許多用戶不知道函數的作用，不熟悉函數使用的格式，即使用錯了，也不知錯在哪里。Excel 2002/2003幫助我們解決了許多這方面的問題，與Excel 2000及以前的版本相比，其提供的智能公式功能將引領我們進入它的函數世界，輕松讓你成為Excel的使用高手，從而可以更加方便快捷地滿足我們日常辦公的需要。    1常見公式用按鈕    在Excel中，我們經常遇到求和、求平均值、求最大/小值的問題。早期的Excel版本在工具欄中提供了“自動求和()”按鈕，通過它可以很方便地對單元格區(qū)域求和，但求平均值和最大/小值一般只能通過手工輸入公式實現。在Excel 2002/2003中，單擊“自動求和”按鈕右側的下拉按鈕，我們會發(fā)現多出了“平均值”、“計數”、“最大值”、“最小值”等命令，通過這些命令，我們可以很方便地求出所選單元格區(qū)域的平均值(average)、單元格個數(count)、最大值(max)和最小值(min)。將原本要用函數來計算的數據，現在通過工具欄按鈕就輕松實現了(如圖1)。圖1 “自動求和”下拉菜單    2插入函數幫你搜    如果我們在數據分析時要用到某個功能，但不知用什么函數才能實現這一操作，我們可以借助Excel 2002/2003中提供的“搜索函數”功能來實現。假設我們想了解與“貸款”有關的函數，只需單擊“插入”菜單中的“函數”命令，彈出“插入函數”對話框，在“搜索函數”框中輸入要搜索函數功能的關鍵字，單擊“轉到”按鈕就可以看到Excel推薦你使用的函數了。    3應用格式看清楚    對一些不常用的Excel函數，用戶在使用時往往容易出現格式輸入錯誤，這時Excel 2002/2003會人性化地提醒你，從而確保公式輸入的正確性。在圖2中我們也可以看到，輸入公式時，系統會將當前引用的單元格(或單元格區(qū)域)用藍框選中，以便于用戶檢查輸入時有沒有引用錯誤。另外，在套用函數格式時(如“參數”)，系統也會在函數的下方用粗體將當前參數標記出來，這樣就一目了然了。圖2 檢查格式輸入錯誤    4提示信息查錯誤    即使有了人性化的提醒，在輸入公式時也難免會出現一些如“#NAME？”、“#VALUE！”等錯誤的提示，用戶往往不知道錯在哪兒，Excel 2002/2003中我們會發(fā)現，在出錯單元格的左側(或右側)多出一個帶有錯誤警告提示的“！”號(如圖3)，單擊其右側的下拉按鈕，我們就可通過系統幫助知道錯在哪兒了。圖3 查看單元格錯誤巧妙處理有多個合并單元格的復雜Excel表格Excel是功能非常強大的表格處理軟件，特別是其表格計算能力，方便、快捷和自動化運算，使越來越多的人選擇采用EXCEL來處理日常辦公表格。但是，當碰到一些“不規(guī)則”的表格時，許多初學者感到十分棘手。表格“不規(guī)則”，主要表現為合并單元格太多，單元格或上下不對齊，或左右不對齊，復雜的甚至多行、多列不對齊。例如圖1中的中美MBA報名表： 圖1細看上表，發(fā)現“職務”單元格和“性別”單元格上下不對齊、“手機”和“行業(yè)”不對齊、“企業(yè)性質”右邊線和“E-mail”左邊線不對齊等等。許多初學者做這樣的表格時，總習慣于“性別”、“職務”、“手機”、“行業(yè)”、“郵編”、“家庭電話”、“辦公電話”、“企業(yè)性質”、“E-mail”都按1行1列算，“照片”按4行1列來算，做出來的表格結果就是:“性別”與“職務”上下對齊，“手機”、“行業(yè)”、“郵編” 上下對齊，“家庭電話”、“辦公電話”、“企業(yè)性質”、“E-mail”上下對齊，無論我們再怎么調整列寬，上述單元格都是對齊的，達不到我們想要的表格效果。見下圖:圖2那么，到底怎樣才能做成上下不對齊的效果呢?其實并不難，我們現在以調整“性別”和“職務”為例，當“性別”和“職務”對齊的時候，這兩個單元格所占的空間是1行1列(見圖2)，當它們不對齊的時候，細心的人會很快發(fā)現，它們的行列已然發(fā)生了變化，為了方便讀者觀察，我們將圖1中的這兩個單元格的左右豎線分別用虛線畫出延長線，效果如下:圖3當“性別”與“職務”不對齊時，“性別”前空格、“性別”、“職務”都是占1行2列，“職務”后空格占1行3列。因此，我們可以在圖2表格中的“性別”單元格前后分別各插入1列，效果如下;圖4然后，將“性別”前兩個空格合并，“性別”往右合并1格，“職務”往左合并1格，“職務”后兩個空格合并，效果如下圖:圖5將上圖中相應的列調到合適的寬度，就可以實現“性別”和“職務”的上下不對齊效果了。見下圖:運用相同的辦法，將“行業(yè)”與“手機”、“企業(yè)性質”與“E-mail”都調成上下不對齊，就可完成整個表格的制作了。效果如下圖;好用的工具最深入分析Excel強大的公式函數Excel之所以具備如此強大的數據分析與處理功能，公式(包括函數)起了非常重要作用。要想有效的提高自己的Excel應用水平和工作效率，提高公式(包括函數)的應用能力是非常有效的途徑之一。本課介紹使用Excel公式的相關基本知識，后面課程中我們會詳細介紹相關的兩個重要工具：引用和函數，再通過幾個典型實際任務的操作鍛煉我們的實際應用能力。一、初步了解Excel公式 1. 什么是公式 前面已經介紹過，我們把“公式”列為不同于“數值”和“文本”之外的第三種數據類型。公式的共同特點是以“=”號開頭，它可以是簡單的數學式，也可以是包含各種Excel函數的式子。 2. 公式由哪些元素組成 輸入到單元格中的公式均由等號開頭，等號后面由如下五種元素組成： 運算符：例如“+”或者“*”號。 單元格引用：它包括單個的單元格或多個單元格組成的范圍，以及命名的單元格區(qū)域。這些單元格或范圍可以是同一工作表中的，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的。 數值或文本：前面介紹過的兩種數據類型。例如，“100”或“新悅國際教育集團”。 工作表函數：可以是Excel內置的函數，如SUM或MAX，也可以是自定義的函數。 括號：即“(”和“)”。它們用來控制公式中各表達式被處理的優(yōu)先權。 了解公式的組成是創(chuàng)建公式必備的基礎。另外，Excel工作表中的公式最多可以由1024個字符組成，我們日常所創(chuàng)建的公式，超過100個字符的已經非常少，因此這個長度足夠我們使用了。 看看公式長什么樣子二、公式能做什么? 簡單地說，我們建立一個公式，提供給它相關的數據信息，目的是希望公式給我們一個答案或計算結果。從這一點上看，Excel公式和我們在數學中學過的公式的功能是一樣的。所以，在以后的工作中，可以看到很多公式都是我們所熟知的數學式。 除此之外，由于Excel的公式還可以包含Excel的各種函數。因此，Excel公式除了可以實現傳統的數學式具有的計算功能外，還可以執(zhí)行很多特殊的任務。比如，結合IF函數，可以讓公式具有選擇性，根據不同的條件，得出不同的結果。后面的“計算業(yè)績獎金”實際任務中，將會詳細介紹在公式中嵌套IF函數解決問題。 Excel的內置函數有300多個，在公式中靈活使用這些函數，可以極大地提高公式解決問題的能力，輕松勝任各種復雜的任務。比如下圖所示的三個公式功能舉例：第一個公式自動計算出單價與數量的乘積得到金額，第二個公式自動計算所有銷售額的和，第三個公式將姓和名合并在一起得到全名。公式功能舉例下面我們通過一些簡單的具體實例，加強對公式的感性認識三、公式的簡單應用實例 下面我們通過一些簡單的實例，加強對公式的感性認識。 1. 計算商品金額數值 下圖所示的工作表中的A2和B2單元格分別存放著某種商品的“單價”和“數量”數值，為了計算“金額”數值，可以在D2單元格中輸入公式“=250*8”(圖 1)，通過后面的學習我們會知道，像這樣使用具體數值建立的公式，適應性很差，因此用得也很少。圖1在D3單元格中輸入公式“=A2*B2”，也可計算出“金額”數值(圖 2)，這個公式使用了引用，使得公式得適應性加強。關于在公式中使用引用的知識后面會詳細介紹。圖22. 計算銷售額總和 下圖所示的工作表中的B2和B11單元格分別存放10天的銷售額，為了計算這些天的銷售額總和，可以在D2單元格中輸入公式“=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11”(圖 3)，這個公式和數學中的求和公式沒什么兩樣，不過由于需要求和的項目太多，所以公式看起來比較長。圖3為了簡化公式，我們也可以在公式中使用函數實現同樣的功能。 選中D3單元格，輸入公式“=SUM(B2:B11)”，可以看到得出的計算結果是一樣的(圖 4)，其中SUM為Excel的內置函數，功能為求出各項數值之和。圖4. 用公式合并字符 下圖所示的工作表中的A2和B2單元格分別存放著“姓”和“名”字符，為了得出“姓名”字符串，可以在D2單元格中輸入公式“=A2&B2”(圖 5)，其中“&”是一個運算符號，我們稱它為連接符號，它的功能為把兩個文本字符或文本字符串連接起來。圖5除了這種方法外，我們也可以使用函數達到同樣的目的。選中D3單元格，輸入公式“=CONCATENATE(A2,B2)”，回車后得到的結果和前面的公式是一致的(圖 6)。圖6其中函數CONCATENATE的功能為將幾個文本字符串合并為一個文本字符串。 應用Excel公式的技巧Excel 2000是辦公室中常用的軟件，我們用它制作表格的時候，經常需要進行增加一列、刪除一列等操作，這時就需要調整表格中的公式。如果人工逐個去調整相關的公式，工作量很大而且容易出錯。筆者在使用Excel 2000制作表格、填寫公式的時候，摸索到以下技巧：為了敘述方便，我們以工資表為例。表格的結構如下：序 號姓 名基 本工資崗 位工資補 貼扣 除大 病統籌住 房養(yǎng) 老稅 金應 發(fā)實 發(fā)最好使用函數使用公式最大的好處在于，日后修改表格結構的時候，公式會自動進行修改，而函數還可以完成一些復雜的操作。在上表中稅金的公式就必須利用函數，由于稅金要根據不同的情況進行不同的處理，這時就只能利用IF()函數進行判斷了。有的人也許會覺得使用函數麻煩，其實不必擔心，使用Excel中的函數向導功能可以幫助你完成函數的填寫。先把光標定位在需要使用函數的單元格中，單擊“常用工具欄”中的“粘貼函數”按鈕；或使用菜單中的“插入/函數”選項，在目標單元格中就會出現一個“=”號表示這是一個公式，同時會出現“粘貼函數”對話框(如圖1)，框中左邊為函數的分類，右邊為每一類函數中具體的函數。在右邊選中一個函數，下邊會出現該函數的功能解釋，單擊“確定”。圖1選定了一個函數并“確定”后，會出現如圖2所示的引導界面，在這里函數向導會一步一步地指導我們填入函數所需要的各個參數，給出每個參數的含義以及需要的數據類型，并給出最終的計算結果。相對公式與絕對公式所謂相對公式和絕對公式是指在公式中如何引用一個單元格。圖2在相對公式中，引用單元格的時候，直接填寫單元格的坐標即可。其特點是，當我們復制一個公式的時候，它的坐標會發(fā)生變化。例如：在A5中填入SUM(A1:A4)的意思是求A1到A4所有單元格中數值的總和，我們把它復制到B5的時候，公式就會變成SUM(B1:B4)。復制公式時變化的規(guī)律是，相對于當前單元格，向右移動幾列，公式的列坐標就增加幾，向下移動幾行，行坐標就增加幾；如果向左或向上移動，坐標就減掉移動的行數或列數。使用相對公式的好處在于，當我們復制或移動公式的時候，公式中的坐標會自動發(fā)生變化而不需要我們再去修改它。但有時候，我們在幾個公式中都需要引用同一個單元格，這時，采用相對公式就不合適了。我們可以采用絕對公式：絕對公式是指公式中的行坐標或列坐標被固定的坐標。我們都知道，在Excel中引用一個單元格的方法是指明它的列坐標和行坐標。例如：A1表示A列第一行。如果我們在一個單元格的行坐標或列坐標前面加上一個“狽牛螄嚶男兇昊蛄兇昃捅還潭呂戳恕怨降奶氐閌牽詬粗乒交蛞貧降氖焙潁還潭男兇昊蛄兇瓴換岱浠繚贐7中的公式為：=*B6，如果復制到C7中公式變化為：=*C6。由于公式中的“B6”沒有被固定，所以發(fā)生了變化，而“B1”和“B2”被固定了，因而沒有發(fā)生變化。需要注意的是，在使用絕對公式的時候，如果需要固定為某一個單元格需要在行坐標和列坐標前面均加上“薄綣輝諦兇昊蛄兇甑那懊婕由稀氨表明只固定行坐標或列坐標。添加一列時公式的變化當我們在表格中增加一列而新增加的列要添加到公式中參與計算的時候，需要調整公式，運用以下規(guī)律，可使得在增加列時不必調整公式。(1)適當增加一些空白列，而且這些空白列放到公式中。(2)增加新列時，不要添加到公式包括的范圍之外，而應該放在公式包括的范圍之間，不過這只在使用函數的時候起作用。(3)盡量使用函數，而不要使用諸如“A1+A3”這種形式的公式。例如：在工資表中，應發(fā)工資出的公式為：=SUM(C2:E2)-SUM(F2:I2)。其中SUM(C2:E2)計算的是所有應發(fā)項的和；SUM(F2:I2)計算的是所有扣除項的和。每年都需要發(fā)放煤火費，這樣就需要增加一列。在增加新列的時候，注意一下加入的位置：如果我們加在E2和F2之間的話就必須要調整應發(fā)工資處的公式，以便把煤火費一項加入公式；但如果我們在C2到E2之間添加一列的話，則新增加的列會自動添加到公式中。這時應發(fā)工資處的公式自動調整為：=SUM(C2:F2)-SUM(G2:K2)。(4)公式的保護當做好一個表格，填寫好各種公式后，一定不希望公式被誤操作而破壞。要保護一個單元格的內容(包括公式)需要做到：這些單元格處于“鎖定”狀態(tài)，方法是：選中單元格，使菜單“格式/單元格/保護”中的“鎖定”處于選中狀態(tài)；發(fā)出保護工作表命令，方法是：點擊“工具/保護/保護工作表”。注意：在默認狀態(tài)下，所有的單元格都處于鎖定狀態(tài)。如果直接點擊“保護工作表”命令，則所有的單元格都無法輸入數據。所以應該先把所有的單元格解除“鎖定”，再把需要保護的單元格進行“鎖定”。Excel函數應用之函數簡介Excel的數據處理功能在現有的文字處理軟件中可以說是獨占鰲頭，幾乎沒有什么軟件能夠與它匹敵。在您學會了Excel的基本操作后，是不是覺得自己一直局限在Excel的操作界面中，而對于Excel的函數功能卻始終停留在求和、求平均值等簡單的函數應用上呢？難道Excel只能做這些簡單的工作嗎？其實不然，函數作為Excel處理數據的一個最重要手段，功能是十分強大的，在生活和工作實踐中可以有多種應用，您甚至可以用Excel來設計復雜的統計管理表格或者小型的數據庫系統。請跟隨筆者開始Excel的函數之旅。這里，筆者先假設您已經對于Excel的基本操作有了一定的認識。首先我們先來了解一些與函數有關的知識。一、什么是函數Excel中所提的函數其實是一些預定義的公式，它們使用一些稱為參數的特定數值按特定的順序或結構進行計算。用戶可以直接用它們對某個區(qū)域內的數值進行一系列運算，如分析和處理日期值和時間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數據類型、計算平均值、排序顯示和運算文本數據等等。例如，SUM 函數對單元格或單元格區(qū)域進行加法運算。術語說明什么是參數？參數可以是數字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的邏輯值、數組、形如 #N/A 的錯誤值或單元格引用。給定的參數必須能產生有效的值。參數也可以是常量、公式或其它函數。參數不僅僅是常量、公式或函數，還可以是數組、單元格引用等：1.數組-用于建立可產生多個結果或可對存放在行和列中的一組參數進行運算的單個公式。在 Microsoft Excel有兩類數組：區(qū)域數組和常量數組。區(qū)域數組是一個矩形的單元格區(qū)域，該區(qū)域中的單元格共用一個公式；常量數組將一組給定的常量用作某個公式中的參數。2.單元格引用-用于表示單元格在工作表所處位置的坐標值。例如，顯示在第 B 列和第 3 行交叉處的單元格，其引用形式為"B3"。3.常量-常量是直接鍵入到單元格或公式中的數字或文本值，或由名稱所代表的數字或文本值。例如，日期 10/9/96、數字 210 和文本"Quarterly Earnings"都是常量。公式或由公式得出的數值都不是常量。函數是否可以是多重的呢？也就是說一個函數是否可以是另一個函數的參數呢？當然可以，這就是嵌套函數的含義。所謂嵌套函數，就是指在某些情況下，您可能需要將某函數作為另一函數的參數使用。例如圖1中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函數，并將結果與 50 相比較。這個公式的含義是：如果單元格F2到F5的平均值大于50，則求F2到F5的和，否則顯示數值0。 圖1 嵌套函數在學習Excel函數之前，我們需要對于函數的結構做以必要的了解。如圖2所示，函數的結構以函數名稱開始，后面是左圓括號、以逗號分隔的參數和右圓括號。如果函數以公式的形式出現，請在函數名稱前面鍵入等號（=）。在創(chuàng)建包含函數的公式時，公式選項板將提供相關的幫助。 圖2 函數的結構公式選項板-幫助創(chuàng)建或編輯公式的工具，還可提供有關函數及其參數的信息。單擊編輯欄中的"編輯公式"按鈕，或是單擊"常用"工具欄中的"粘貼函數" 按鈕之后，就會在編輯欄下面出現公式選項板。整個過程如圖3所示。 圖3 公式選項板二、使用函數的步驟在Excel中如何使用函數呢？1.單擊需要輸入函數的單元格，如圖4所示，單擊單元格C1，出現編輯欄 圖4 單元格編輯2.單擊編輯欄中"編輯公式"按鈕 ，將會在編輯欄下面出現一個"公式選項板"，此時"名稱"框將變成"函數"按鈕，如圖3所示。3.單擊"函數"按鈕右端的箭頭，打開函數列表框，從中選擇所需的函數； 圖5 函數列表框4.當選中所需的函數后，Excel 2000將打開"公式選項板"。用戶可以在這個選項板中輸入函數的參數，當輸入完參數后，在"公式選項板"中還將顯示函數計算的結果；5.單擊"確定"按鈕，即可完成函數的輸入；6.如果列表中沒有所需的函數，可以單擊"其它函數"選項，打開"粘貼函數"對話框，用戶可以從中選擇所需的函數，然后單擊"確定"按鈕返回到"公式選項板"對話框。在了解了函數的基本知識及使用方法后，請跟隨筆者一起尋找Excel提供的各種函數。您可以通過單擊插入欄中的"函數"看到所有的函數。 圖6 粘貼函數列表三、函數的種類Excel函數一共有11類，分別是數據庫函數、日期與時間函數、工程函數、財務函數、信息函數、邏輯函數、查詢和引用函數、數學和三角函數、統計函數、文本函數以及用戶自定義函數。1.數據庫函數-當需要分析數據清單中的數值是否符合特定條件時，可以使用數據庫工作表函數。例如，在一個包含銷售信息的數據清單中，可以計算出所有銷售數值大于 1,000 且小于 2,500 的行或記錄的總數。Microsoft Excel 共有 12 個工作表函數用于對存儲在數據清單或數據庫中的數據進行分析，這些函數的統一名稱為 Dfunctions，也稱為 D 函數，每個函數均有三個相同的參數：database、field 和 criteria。這些參數指向數據庫函數所使用的工作表區(qū)域。其中參數 database 為工作表上包含數據清單的區(qū)域。參數 field 為需要匯總的列的標志。參數 criteria 為工作表上包含指定條件的區(qū)域。Excel進階 Excel進階技巧（一） Excel進階技巧（二） Excel進階技巧（三） Excel進階技巧（四） Excel進階技巧（五） 2.日期與時間函數-通過日期與時間函數，可以在公式中分析和處理日期值和時間值。3.工程函數-工程工作表函數用于工程分析。這類函數中的大多數可分為三種類型：對復數進行處理的函數、在不同的數字系統（如十進制系統、十六進制系統、八進制系統和二進制系統）間進行數值轉換的函數、在不同的度量系統中進行數值轉換的函數。4.財務函數-財務函數可以進行一般的財務計算，如確定貸款的支付額、投資的未來值或凈現值，以及債券或息票的價值。財務函數中常見的參數： 未來值 (fv)-在所有付款發(fā)生后的投資或貸款的價值。期間數 (nper)-投資的總支付期間數。付款 (pmt)-對于一項投資或貸款的定期支付數額?，F值 (pv)-在投資期初的投資或貸款的價值。例如，貸款的現值為所借入的本金數額。利率 (rate)-投資或貸款的利率或貼現率。類型 (type)-付款期間內進行支付的間隔，如在月初或月末。5.信息函數-可以使用信息工作表函數確定存儲在單元格中的數據的類型。信息函數包含一組稱為 IS 的工作表函數，在單元格滿足條件時返回 TRUE。例如，如果單元格包含一個偶數值，ISEVEN 工作表函數返回 TRUE。如果需要確定某個單元格區(qū)域中是否存在空白單元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函數對單元格區(qū)域中的空白單元格進行計數，或者使用 ISBLANK 工作表函數確定區(qū)域中的某個單元格是否為空。6.邏輯函數-使用邏輯函數可以進行真假值判斷，或者進行復合檢驗。例如，可以使用 IF 函數確定條件為真還是假，并由此返回不同的數值。7.查詢和引用函數-當需要在數據清單或表格中查找特定數值，或者需要查找某一單元格的引用時，可以使用查詢和引用工作表函數。例如，如果需要在表格中查找與第一列中的值相匹配的數值，可以使用 VLOOKUP 工作表函數。如果需要確定數據清單中數值的位置，可以使用 MATCH 工作表函數。8.數學和三角函數-通過數學和三角函數，可以處理簡單的計算，例如對數字取整、計算單元格區(qū)域中的數值總和或復雜計算。9.統計函數-統計工作表函數用于對數據區(qū)域進行統計分析。例如，統計工作表函數可以提供由一組給定值繪制出的直線的相關信息，如直線的斜率和 y 軸截距，或構成直線的實際點數值。10.文本函數-通過文本函數，可以在公式中處理文字串。例如，可以改變大小寫或確定文字串的長度?？梢詫⑷掌诓迦胛淖执蜻B接在文字串上。下面的公式為一個示例，借以說明如何使用函數 TODAY 和函數 TEXT 來創(chuàng)建一條信息，該信息包含著當前日期并將日期以"dd-mm-yy"的格式表示。11.用戶自定義函數-如果要在公式或計算中使用特別復雜的計算，而工作表函數又無法滿足需要，則需要創(chuàng)建用戶自定義函數。這些函數，稱為用戶自定義函數，可以通過使用 Visual Basic for Applications 來創(chuàng)建。Excel函數應用之數學和三角函數一、與求和有關的函數的應用SUM函數是Excel中使用最多的函數，利用它進行求和運算可以忽略存有文本、空格等數據的單元格，語法簡單、使用方便。相信這也是大家最先學會使用的Excel函數之一。但是實際上，Excel所提供的求和函數不僅僅只有SUM一種，還包括SUBTOTAL、SUM、SUMIF、SUMPRODUCT、SUMSQ、SUMX2MY2、SUMX2PY2、SUMXMY2幾種函數。這里筆者將以某單位工資表為例重點介紹SUM（計算一組參數之和）、SUMIF（對滿足某一條件的單元格區(qū)域求和）的使用。(說明：為力求簡單，示例中忽略稅金的計算。) 圖1 函數求和SUMExcel進階 Excel進階技巧（一） Excel進階技巧（二） Excel進階技巧（三） Excel進階技巧（四） Excel進階技巧（五） 1、行或列求和以最常見的工資表（如上圖）為例，它的特點是需要對行或列內的若干單元格求和。比如，求該單位2001年5月的實際發(fā)放工資總額，就可以在H13中輸入公式：=SUM(H3:H12)2、區(qū)域求和區(qū)域求和常用于對一張工作表中的所有數據求總計。此時你可以讓單元格指針停留在存放結果的單元格，然后在Excel編輯欄輸入公式"=SUM（）"，用鼠標在括號中間單擊，最后拖過需要求和的所有單元格。若這些單元格是不連續(xù)的，可以按住Ctrl鍵分別拖過它們。對于需要減去的單元格，則可以按住Ctrl鍵逐個選中它們，然后用手工在公式引用的單元格前加上負號。當然你也可以用公式選項板完成上述工作，不過對于SUM函數來說手工還是來的快一些。比如，H13的公式還可以寫成：=SUM(D3:D12,F3:F12)-SUM(G3:G12)3、注意SUM函數中的參數，即被求和的單元格或單元格區(qū)域不能超過30個。換句話說，SUM函數括號中出現的分隔符（逗號）不能多于29個，否則Excel就會提示參數太多。對需要參與求和的某個常數，可用"=SUM（單元格區(qū)域，常數）"的形式直接引用，一般不必絕對引用存放該常數的單元格。SUMIFSUMIF函數可對滿足某一條件的單元格區(qū)域求和，該條件可以是數值、文本或表達式，可以應用在人事、工資和成績統計中。仍以上圖為例，在工資表中需要分別計算各個科室的工資發(fā)放情況。 要計算銷售部2001年5月加班費情況。則在F15種輸入公式為=SUMIF($C$3:$C$12,"銷售部",$F$3:$F$12)其中"$C$3:$C$12"為提供邏輯判斷依據的單元格區(qū)域，"銷售部"為判斷條件即只統計$C$3:$C$12區(qū)域中部門為"銷售部"的單元格，$F$3:$F$12為實際求和的單元格區(qū)域。二、與函數圖像有關的函數應用我想大家一定還記得我們在學中學數學時，常常需要畫各種函數圖像。那個時候是用坐標紙一點點描繪，常常因為計算的疏忽，描不出平滑的函數曲線?，F在，我們已經知道Excel幾乎囊括了我們需要的各種數學和三角函數，那是否可以利用Excel函數與Excel圖表功能描繪函數圖像呢？當然可以。這里，筆者以正弦函數和余弦函數為例說明函數圖像的描繪方法。 圖2 函數圖像繪制1、 錄入數據-如圖所示，首先在表中錄入數據，自B1至N1的單元格以30度遞增的方式錄入從0至360的數字，共13個數字。2、 求函數值-在第2行和第三行分別輸入SIN和COS函數，這里需要注意的是：由于SIN等三角函數在Excel的定義是要弧度值，因此必須先將角度值轉為弧度值。具體公式寫法為（以D2為例）： =SIN(D1*PI()/180)3、 選擇圖像類型-首先選中制作函數圖像所需要的表中數據，利用Excel工具欄上的圖表向導按鈕（也可利用"插入""圖表"），在"圖表類型"中選擇"XY散點圖"，再在右側的"子圖表類型"中選擇"無數據點平滑線散點圖"，單擊下一步，出現"圖表數據源"窗口，不作任何操作，直接單擊下一步。4、 圖表選項操作-圖表選項操作是制作函數曲線圖的重要步驟，在"圖表選項"窗口中進行（如圖3），依次進行操作的項目有：標題-為圖表取標題，本例中取名為"正弦和余弦函數圖像"；為橫軸和縱軸取標題。坐標軸-可以不做任何操作； 網格線-可以做出類似坐標紙上網格，也可以取消網格線； 圖例-本例選擇圖例放在圖像右邊，這個可隨具體情況選擇；數據標志-本例未將數據標志在圖像上，主要原因是影響美觀。如果有特殊要求例外。5、完成圖像-操作結束后單擊完成，一幅圖像就插入Excel的工作區(qū)了。6、 編輯圖像-圖像生成后，字體、圖像大小、位置都不一定合適?？蛇x擇相應的選項進行修改。所有這些操作可以先用鼠標選中相關部分，再單擊右鍵彈出快捷菜單，通過快捷菜單中的有關項目即可進行操作。至此，一幅正弦和余弦函數圖像制作完成。用同樣的方法，還可以制作二次曲線、對數圖像等等。三、常見數學函數使用技巧-四舍五入在實際工作的數學運算中，特別是財務計算中常常遇到四舍五入的問題。雖然，excel的單元格格式中允許你定義小數位數，但是在實際操作中，我們發(fā)現，其實數字本身并沒有真正的四舍五入，只是顯示結果似乎四舍五入了。如果采用這種四舍五入方法的話，在財務運算中常常會出現幾分錢的誤差，而這是財務運算不允許的。那是否有簡單可行的方法來進行真正的四舍五入呢？其實，Excel已經提供這方面的函數了，這就是ROUND函數，它可以返回某個數字按指定位數舍入后的數字。在Excel提供的"數學與三角函數"中提供了一個名為ROUND(number,num_digits)的函數，它的功能就是根據指定的位數，將數字四舍五入。這個函數有兩個參數，分別是number和num_digits。其中number就是將要進行四舍五入的數字；num_digits則是希望得到的數字的小數點后的位數。如圖3所示：單元格B2中為初始數據0.123456，B3的初始數據為0.234567，將要對它們進行四舍五入。在單元格C2中輸入"=ROUND(B2,2)"，小數點后保留兩位有效數字，得到0.12、0.23。在單元格D2中輸入"=ROUND(B2,4)"，則小數點保留四位有效數字，得到0.1235、0.2346。 圖3 對數字進行四舍五入對于數字進行四舍五入,還可以使用INT（取整函數），但由于這個函數的定義是返回實數舍入后的整數值。因此，用INT函數進行四舍五入還是需要一些技巧的，也就是要加上0.5，才能達到取整的目的。仍然以圖3為例，如果采用INT函數，則C2公式應寫成："=INT(B2*100+0.5)/100"。最后需要說明的是：本文所有公式均在Excel97和Excel2000中驗證通過，修改其中的單元格引用和邏輯條件值，可用于相似的其他場合。附注：Excel的數學和三角函數一覽表ABS 工作表函數返回參數的絕對值ACOS 工作表函數返回數字的反余弦值ACOSH 工作表函數返回參數的反雙曲余弦值ASIN 工作表函數返回參數的反正弦值ASINH 工作表函數返回參數的反雙曲正弦值ATAN 工作表函數返回參數的反正切值ATAN2 工作表函數返回給定的 X 及 Y 坐標值的反正切值ATANH 工作表函數返回參數的反雙曲正切值CEILING 工作表函數將參數 Number 沿絕對值增大的方向，舍入為最接近的整數或基數COMBIN 工作表函數計算從給定數目的對象集合中提取若干對象的組合數COS 工作表函數返回給定角度的余弦值COSH 工作表函數返回參數的雙曲余弦值COUNTIF 工作表函數計算給定區(qū)域內滿足特定條件的單元格的數目DEGREES 工作表函數將弧度轉換為度EVEN 工作表函數返回沿絕對值增大方向取整后最接近的偶數EXP 工作表函數返回 e 的 n 次冪常數 e 等于 2.71828182845904，是自然對數的底數FACT 工作表函數返回數的階乘，一個數的階乘等于 1*2*3*.*該數FACTDOUBLE 工作表函數返回參數 Number 的半階乘FLOOR 工作表函數將參數 Number 沿絕對值減小的方向去尾舍入，使其等于最接近的 significance 的倍數GCD 工作表函數返回兩個或多個整數的最大公約數INT 工作表函數返回實數舍入后的整數值LCM 工作表函數返回整數的最小公倍數LN 工作表函數返回一個數的自然對數自然對數以常數項 e（2.71828182845904）為底LOG 工作表函數按所指定的底數，返回一個數的對數LOG10 工作表函數返回以 10 為底的對數MDETERM 工作表函數返回一個數組的矩陣行列式的值MINVERSE 工作表函數返回數組矩陣的逆距陣MMULT 工作表函數返回兩數組的矩陣乘積結果MOD 工作表函數返回兩數相除的余數結果的正負號與除數相同MROUND 工作表函數返回參數按指定基數舍入后的數值MULTINOMIAL 工作表函數返回參數和的階乘與各參數階乘乘積的比值ODD 工作表函數返回對指定數值進行舍入后的奇數PI 工作表函數返回數字 3.14159265358979，即數學常數 pi，精確到小數點后 15 位POWER 工作表函數返回給定數字的乘冪PRODUCT 工作表函數將所有以參數形式給出的數字相乘，并返回乘積值QUOTIENT 工作表函數回商的整數部分，該函數可用于舍掉商的小數部分RADIANS 工作表函數將角度轉換為弧度RAND 工作表函數返回大于等于 0 小于 1 的均勻分布隨機數RANDBETWEEN 工作表函數返回位于兩個指定數之間的一個隨機數ROMAN 工作表函數將阿拉伯數字轉換為文本形式的羅馬數字ROUND 工作表函數返回某個數字按指定位數舍入后的數字ROUNDDOWN 工作表函數靠近零值，向下（絕對值減小的方向）舍入數字ROUNDUP 工作表函數遠離零值，向上（絕對值增大的方向）舍入數字SERIESSUM 工作表函數返回基于以下公式的冪級數之和：SIGN 工作表函數返回數字的符號當數字為正數時返回 1，為零時返回 0，為負數時返回 -1SIN 工作表函數返回給定角度的正弦值SINH 工作表函數返回某一數字的雙曲正弦值SQRT 工作表函數返回正平方根SQRTPI 工作表函數返回某數與 pi 的乘積的平方根SUBTOTAL 工作表函數返回數據清單或數據庫中的分類匯總SUM 工作表函數返回某一單元格區(qū)域中所有數字之和SUMIF 工作表函數根據指定條件對若干單元格求和SUMPRODUCT 工作表函數在給定的幾組數組中，將數組間對應的元素相乘，并返回乘積之和SUMSQ 工作表函數返回所有參數的平方和SUMX2MY2 工作表函數返回兩數組中對應數值的平方差之和SUMX2PY2 工作表函數返回兩數組中對應數值的平方和之和，平方和加總在統計計算中經常使用SUMXMY2 工作表函數返回兩數組中對應數值之差的平方和TAN 工作表函數返回給定角度的正切值TANH 工作表函數返回某一數字的雙曲正切值TRUNC 工作表函數將數字的小數部分截去，返回整數Excel函數應用之邏輯函數用來判斷真假值，或者進行復合檢驗的Excel函數，我們稱為邏輯函數。在Excel中提供了六種邏輯函數。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函數。一、AND、OR、NOT函數這三個函數都用來返回參數邏輯值。詳細介紹見下：（一）AND函數所有參數的邏輯值為真時返回 TRUE；只要一個參數的邏輯值為假即返回 FALSE。簡言之，就是當AND的參數全部滿足某一條件時，返回結果為TRUE，否則為FALSE。語法為AND(logical1,logical2, .)，其中Logical1, logical2, . 表示待檢測的 1 到 30 個條件值，各條件值可能為TRUE，可能為 FALSE。 參數必須是邏輯值，或者包含邏輯值的數組或引用。舉例說明：1、 在B2單元格中輸入數字50，在C2中寫公式=AND(B2>30,B2<60)。由于B2等于50的確大于30、小于60。所以兩個條件值（logical）均為真，則返回結果為TRUE。 圖1 AND函數示例12、 如果 B1-B3 單元格中的值為 TRUE、FALSE、TRUE，顯然三個參數并不都為真，所以 在B4單元格中的公式=AND(B1:B3) 等于 FALSE 圖2 AND函數示例2（二）OR函數OR函數指在其參數組中，任何一個參數邏輯值為 TRUE，即返回 TRUE。它與AND函數的區(qū)別在于，AND函數要求所有函數邏輯值均為真，結果方為真。而OR函數僅需其中任何一個為真即可為真。比如，上面的示例2，如果在B4單元格中的公式寫為=OR(B1:B3)則結果等于TRUE 圖3 OR函數示例Excel函數系列 Excel函數應用之數學和三角函數 Excel函數應用之函數簡介 （三）NOT函數NOT函數用于對參數值求反。當要確保一個值不等于某一特定值時，可以使用 NOT 函數。簡言之，就是當參數值為TRUE時，NOT函數返回的結果恰與之相反，結果為FALSE.比如NOT(2+2=4)，由于2+2的結果的確為4，該參數結果為TRUE，由于是NOT函數，因此返回函數結果與之相反，為FALSE。二、TRUE、FALSE函數TRUE、FALSE函數用來返回參數的邏輯值，由于可以直接在單元格或公式中鍵入值TRUE或者FALSE。因此這兩個函數通?？梢圆皇褂?。三、IF函數（一）IF函數說明IF函數用于執(zhí)行真假值判斷后，根據邏輯測試的真假值返回不同的結果，因此If函數也稱之為條件函數。它的應用很廣泛，可以使用函數 IF 對數值和公式進行條件檢測。它的語法為IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示計算結果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達式。本參數可使用任何比較運算符。Value_if_true顯示在logical_test 為 TRUE 時返回的值，Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 為 FALSE 時返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。簡言之，如果第一個參數logical_test返回的結果為真的話，則執(zhí)行第二個參數Value_if_true的結果，否則執(zhí)行第三個參數Value_if_false的結果。IF函數可以嵌套七層，用 value_if_false 及 value_if_true 參數可以構造復雜的檢測條件。Excel 還提供了可根據某一條件來分析數據的其他函數。例如，如果要計算單元格區(qū)域中某個文本串或數字出現的次數，則可使用 COUNTIF 工作表函數。如果要根據單元格區(qū)域中的某一文本串或數字求和，則可使用 SUMIF 工作表函數。（二）IF函數應用1、 輸出帶有公式的空白表單 圖5 人事分析表1以圖中所示的人事狀況分析表為例，由于各部門關于人員的組成情況的數據尚未填寫，在總計欄（以單元格G5為例）公式為：=SUM(C5:F5)我們看到計算為0的結果。如果這樣的表格打印出來就頁面的美觀來看顯示是不令人滿意的。是否有辦法去掉總計欄中的0呢？你可能會說，不寫公式不就行了。當然這是一個辦法，但是，如果我們利用了IF函數的話，也可以在寫公式的情況下，同樣不顯示這些0。如何實現呢？只需將總計欄中的公式（僅以單元格G5為例）改寫成：=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"")通俗的解釋就是：如果SUM(C5:F5)不等于零，則在單元格中顯示SUM(C5:F5)的結果，否則顯示字符串。幾點說明：（1） SUM(C5:F5)不等于零的正規(guī)寫法是SUM(C5:F5)<>0，在EXCEL中可以省略<>0；（2） ""表示字符串的內容為空，因此執(zhí)行的結果是在單元格中不顯示任何字符。 圖42、 不同的條件返回不同的結果如果對上述例子有了很好的理解后，我們就很容易將IF函數應用到更廣泛的領域。比如，在成績表中根據不同的成績區(qū)分合格與不合格。現在我們就以某班級的英語成績?yōu)槔唧w說明用法。 圖6某班級的成績如圖6所示，為了做出最終的綜合評定，我們設定按照平均分判斷該學生成績是否合格的規(guī)則。如果各科平均分超過60分則認為是合格的，否則記作不合格。根據這一規(guī)則，我們在綜合評定中寫公式（以單元格B12為例）：=IF(B11>60,"合格","不合格")語法解釋為，如果單元格B11的值大于60，則執(zhí)行第二個參數即在單元格B12中顯示合格字樣，否則執(zhí)行第三個參數即在單元格B12中顯示不合格字樣。在綜合評定欄中可以看到由于C列的同學各科平均分為54分，綜合評定為不合格。其余均為合格。3、 多層嵌套函數的應用在上述的例子中，我們只是將成績簡單區(qū)分為合格與不合格，在實際應用中，成績通常是有多個等級的，比如優(yōu)、良、中、及格、不及格等。有辦法一次性區(qū)分嗎？可以使用多層嵌套的辦法來實現。仍以上例為例，我們設定綜合評定的規(guī)則為當各科平均分超過90時，評定為優(yōu)秀。如圖7所示。 圖7說明：為了解釋起來比較方便，我們在這里僅做兩重嵌套的示例，您可以按照實際情況進行更多重的嵌套，但請注意Excel的IF函數最多允許七重嵌套。根據這一規(guī)則，我們在綜合評定中寫公式（以單元格F12為例）：=IF(F11>60,IF(AND(F11>90),"優(yōu)秀","合格"),"不合格")語法解釋為，如果單元格F11的值大于60，則執(zhí)行第二個參數，在這里為嵌套函數，繼續(xù)判斷單元格F11的值是否大于90（為了讓大家體會一下AND函數的應用，寫成AND(F11>90)，實際上可以僅寫F11>90），如果滿足在單元格F12中顯示優(yōu)秀字樣，不滿足顯示合格字樣，如果F11的值以上條件都不滿足，則執(zhí)行第三個參數即在單元格F12中顯示不合格字樣。在綜合評定欄中可以看到由于F列的同學各科平均分為92分，綜合評定為優(yōu)秀。（三）根據條件計算值在了解了IF函數的使用方法后，我們再來看看與之類似的Excel提供的可根據某一條件來分析數據的其他函數。例如，如果要計算單元格區(qū)域中某個文本串或數字出現的次數，則可使用 COUNTIF 工作表函數。如果要根據單元格區(qū)域中的某一文本串或數字求和，則可使用 SUMIF 工作表函數。關于SUMIF函數在數學與三角函數中以做了較為詳細的介紹。這里重點介紹COUNTIF的應用。COUNTIF可以用來計算給定區(qū)域內滿足特定條件的單元格的數目。比如在成績表中計算每位學生取得優(yōu)秀成績的課程數。在工資表中求出所有基本工資在2000元以上的員工數。語法形式為COUNTIF(range,criteria)。其中Range為需要計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區(qū)域。Criteria確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。例如，條件可以表示為 32、"32"、">32"、"apples"。1、成績表這里仍以上述成績表的例子說明一些應用方法。我們需要計算的是：每位學生取得優(yōu)秀成績的課程數。規(guī)則為成績大于90分記做優(yōu)秀。如圖8所示 圖8根據這一規(guī)則，我們在優(yōu)秀門數中寫公式（以單元格B13為例）：=COUNTIF(B4:B10,">90")語法解釋為，計算B4到B10這個范圍，即jarry的各科成績中有多少個數值大于90的單元格。在優(yōu)秀門數欄中可以看到jarry的優(yōu)秀門數為兩門。其他人也可以依次看到。2、 銷售業(yè)績表銷售業(yè)績表可能是綜合運用IF、SUMIF、COUNTIF非常典型的示例。比如，可能希望計算銷售人員的訂單數，然后匯總每個銷售人員的銷售額，并且根據總發(fā)貨量決定每次銷售應獲得的獎金。原始數據表如圖9所示（原始數據是以流水單形式列出的，即按訂單號排列） 圖9 原始數據表按銷售人員匯總表如圖10所示 圖10 銷售人員匯總表如圖10所示的表完全是利用函數計算的方法自動匯總的數據。首先建立一個按照銷售人員匯總的表單樣式，如圖所示。然后分別計算訂單數、訂單總額、銷售獎金。（1） 訂單數 -用COUNTIF計算銷售人員的訂單數。以銷售人員ANNIE的訂單數公式為例。公式：=COUNTIF($C$2:$C$13,A17)語法解釋為計算單元格A17(即銷售人員ANNIE)在"銷售人員"清單$C$2:$C$13的范圍內（即圖9所示的原始數據表）出現的次數。這個出現的次數即可認為是該銷售人員ANNIE的訂單數。（2） 訂單總額-用SUMIF匯總每個銷售人員的銷售額。以銷售人員ANNIE的訂單總額公式為例。公式：=SUMIF($C$2:$C$13,A17,$B$2:$B$13)此公式在"銷售人員"清單$C$2:$C$13中檢查單元格A17 中的文本（即銷售人員ANNIE），然后計算"訂單金額"列（$B$2:$B$13）中相應量的和。這個相應量的和就是銷售人員ANNIE的訂單總額。（3） 銷售獎金-用IF根據訂單總額決定每次銷售應獲得的獎金。假定公司的銷售獎金規(guī)則為當訂單總額超過5萬元時，獎勵幅度為百分之十五，否則為百分之十。根據這一規(guī)則仍以銷售人員ANNIE為例說明。公式為：=IF(C17<50000,10%,15%)*C17如果訂單總額小于 50000則獎金為 10%；如果訂單總額大于等于 50000，則獎金為 15%。至此，我們已完全了解了EXCEL函數的邏輯函數，相信大家在實際工作中會想出更多更有用的運用。Excel函數應用之文本/日期/時間函數一、文本函數（一）大小寫轉換LOWER-將一個文字串中的所有大寫字母轉換為小寫字母。UPPER-將文本轉換成大寫形式。PROPER-將文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母轉換成大寫。將其余的字母轉換成小寫。這三種函數的基本語法形式均為 函數名（text）。示例說明：已有字符串為：pLease ComE Here! 可以看到由于輸入的不規(guī)范，這句話大小寫亂用了。通過以上三個函數可以將文本轉換顯示樣式，使得文本變得規(guī)范。參見圖1Lower（pLease ComE Here!）= please come here!upper（pLease ComE Here!）= PLEASE COME HERE!proper（pLease ComE Here!）= Please Come Here! 圖1（二）取出字符串中的部分字符Excel函數應用回顧 Excel函數應用之邏輯函數 Excel函數應用之數學和三角函數