用戶手冊編寫規(guī)范目錄1. 用戶手冊格式的統(tǒng)一規(guī)定1.1 章、節(jié)標題1.2 版面設置2. 用戶手冊的內容2.1 用戶手冊的目標2.2 用戶手冊的內容2.3 用戶手冊的風格1. 用戶手冊格式的統(tǒng)一規(guī)定1.1章、節(jié)標題一般情況下，用戶手冊用章、節(jié)來劃分其內容。如果有的系統(tǒng)很大，其用戶手冊所包含的內容繁多，那么請根據(jù)其內容把用戶手冊劃分為幾個分冊。每一分冊根據(jù)本規(guī)定獨立進行章、節(jié)編號。1.1.1 章標題每章的編號用阿拉伯數(shù)字表示，采用“第1章”、“第2章”、的形式表示章的編號，章的編號后面空一個半角的格，然后是這一章的標題。1）每一章必須另起一頁開始； 2）章的編號和標題采用左對齊的格式放在行的左邊； 3）章的編號和標題采用黑體小三號字；4）章的編號和標題與其篇眉之間空一行，和其正文之間空三行。1.1.2 節(jié)標題節(jié)的編號格式為“x.y”。其中，x為章的號碼，y為節(jié)的號碼，用阿拉伯數(shù)字表示。節(jié)的編號后面空一個半角的格，然后是這一節(jié)的標題。 1）每一節(jié)必須另起一頁開始； 2）節(jié)的編號和標題采用左對齊的格式放在行的左邊； 3）節(jié)的編號和標題采用黑體四號字；4）節(jié)的編號和標題與其篇眉、正文之間均空一行。 1.1.3 小節(jié)標題小節(jié)的編號格式為“x.y.z”。其中，x為章的號碼，y為節(jié)的號碼，z為小節(jié)號碼，用阿拉伯數(shù)字表示。小節(jié)的編號后面空一個半角的格，然后是這一小節(jié)的標題。 1）不必專為小節(jié)另起一頁開始；2）小節(jié)的編號和標題從左邊開始頂格書寫；3）小節(jié)的編號和標題采用黑體小四號字；4）小節(jié)的編號和標題與其前后的正文之間均空一行。【注意】1）一般情況下，章的下面可以劃分為節(jié)和小節(jié)，但要具體情況具體分析。如果沒有劃分小節(jié)的必要，則可以劃分到節(jié)為止；而且，如果有必要，還可以在小節(jié)下面劃分更小的節(jié)，我們暫且稱之為小小節(jié)。2）對于小小節(jié)的各種規(guī)定與小節(jié)一致。1.1.4 其它編號1）頁編號：用戶手冊中的正文按章進行編號，其格式為“章頁”。如，第2章的第3頁，編號為“2-3”。各種頁編號的形式請參考本手冊所采用的格式。2）圖、表編號：用戶手冊中的圖、表均按章分別進行編號，其格式分別為“圖 x-y”、“表 x-y”。如，第2章的第3幅圖的編號是“圖 2-3”；第2章的第3張表格的編號是“表 2-3”。在圖、表編號的編號后面空一個半角的格，然后是這一圖表的名稱。另外，還規(guī)定：l 表的編號與名稱放在表的頂部l 表的編號與名稱和表在左邊對齊，而整個表則對中放置l 表的編號與名稱和前面的正文之間空一行，和表之間無空行l(wèi) 表和其后面的正文之間空一行l(wèi) 圖的編號與名稱放圖的底部l 圖的編號與名稱和圖均對中放置l 圖的編號與名稱和前面的圖、后面的正文之間均空一行l(wèi) 圖和其前面的正文之間空一行l(wèi) 圖、表的編號與名稱均采用黑體五號字打印3）編號序列：在本章的1.1.3中的編號序列為無名編號序列，在本小節(jié)中，帶編號的序列為有名編號序列。在節(jié)、小節(jié)、小小節(jié)里面均可以含有編號序列。在一般情況下，節(jié)中編號序列所含的內容比小節(jié)所含的內容少，在什么情況下用小節(jié)、小小節(jié)，在什么情況下用編號序列，由用戶手冊的編制人員自己確定。編號序列在縮進兩個漢字位置之后開始書寫，對于有名編號序列的編號和名稱要選擇黑體五號打印方式，其后面的內容均采用五號宋體漢字。在帶編號的序列里還容許二級編號序列，其格式規(guī)定如下：l 編號的格式是“n).”，其中n為阿拉伯數(shù)字l 其它規(guī)定和一級序列編號一致【注意】1）用戶手冊的正文均采用宋體五號漢字。2）編寫手冊時，對于界面中的按鈕名稱，應把按鈕名稱用尖括號“ ”括起來，按鈕名稱用黑體五號字書寫。對于下拉菜單選項的名稱，應用引號“ ”引起來，選項名稱用黑體五號字書寫。1.2 版面設置1.2.1 版面設置對于版面設置我們作如下規(guī)定：1）紙型：用戶手冊用紙統(tǒng)一規(guī)定為B5。寬18.2厘米，長25厘米；2）行間距：用戶手冊中的行間距統(tǒng)一定為一倍半行距；3）縮進：每段的第一行縮進兩個漢字的位置；4）頁面頂部空白：頁面頂邊到正文的距離為3厘米；5）頁面底部空白：頁面底邊到正文的距離為2厘米；6）頁面內邊空白：頁面內邊（單號頁的左邊、雙號頁的右邊）到正文的距離為2.1厘米；7）頁面外邊空白：頁面外邊（單號頁的左邊、雙號頁的右邊）到正文的距離為 1.6厘米。1.2.2 空行規(guī)定為了保持版面清晰，在用戶手冊的正文中要保留一定的空行，規(guī)定如下：1）章標題和其正文之間保留3行空白；2）節(jié)標題之后留一空行；3）小節(jié)標題、小小節(jié)的前后均留一空行；4）表的編號與名稱和前面的正文之間空一行，和表之間無空行；5）表和其后面的正文之間空一行；6）圖的編號與名稱和前面的圖、后面的正文之間均空一行；7）圖和其前面的正文之間空一行；8）各正文段之間空一行。1.2.3 關于頁眉的規(guī)定頁眉位于用戶手冊每一頁的頂部，對頁眉的規(guī)定如下：1）版權申明、前言、閱讀指南、目錄均無篇眉；2）章編號和名稱所在頁的篇眉為一行有50%填充的邊框；3）對于單號頁，頁眉的內容是當前章的標題名，要求打印在紙的右上角；4）對于雙號頁，頁眉的內容是用戶手冊的名稱，要求打印在紙的左上角；5）紙的頂邊與頁眉的距離是2.3厘米；6）頁眉所采用的是昆侖細圓小五號字。1.2.4 關于頁腳的規(guī)定頁腳位于用戶手冊每一頁的底部，對頁腳的規(guī)定如下：1）頁腳的內容是當前頁的頁編號，具體編號方式請參考本手冊；2）頁編號的字體采用宋體五號；3）紙的底邊與頁腳的距離是1.3厘米。1.2.5 注意與警告在用戶手冊中，對于那些需要用戶特別注意的事項，應該用“【注意】”作為標志給用戶以特別的提示。關于注意標志和注意事項的格式有如下規(guī)定：1）注意標志靠左頂格書寫；2）注意標志采用的是黑體小四號漢字；3）注意標志和其前面的正文之間應該有一個空行；4）如果注意事項只有一條，其內容應該緊跟在注意標志的后面書寫；否則，應該在注意標志的下一行開始，采用編號序列的形式分別給出。在用戶手冊中，對于那些會給用戶造成重大損失的行為，應該用“【警告】”作為標志給用戶以警告性的提示。對于一個好的軟件系統(tǒng)來說，這種警告性的提示應少一些，但如果必要，還是應該存在。【注意】關于警告標志和警告事項的格式規(guī)定與關于注意標志和注意事項的格式規(guī)定一致。 2 用戶手冊的內容規(guī)定用戶手冊所要達到的目標、包含的內容、以及編寫的風格。如果標題后跟有“條件”字樣，說明該標題下正文所要求的內容是在一定條件下所必須的。2.1 用戶手冊的目標1）讓用戶手冊成為用戶學習使用我們產品的最好教材。2）讓用戶手冊能夠起到降低銷售費用的作用?！咀⒁狻咳绻鞠到y(tǒng)軟件是一個大系統(tǒng)，其系統(tǒng)安裝、操作說明、系統(tǒng)及數(shù)據(jù)維護都相當復雜，則可以把這三個部分分別編寫為一本甚至幾本用戶手冊，每本手冊都有自己的封面、版權聲明、前言、閱讀指南、目錄以及相應的基礎知識介紹和附錄。2.2 用戶手冊的內容2.2.1 版權聲明版權聲明是保護我們所開發(fā)軟件的產權、不使我們公司利益受到損害的一種方式。在版權聲明中應該包括以下內容：1）對我們所提供的軟件及用戶手冊的保護聲明；2）對我們的軟件及商標東大阿爾派所有權的聲明；3）對我們的用戶手冊中所提到的各種商標的版權聲明；4）我們不對用戶因為使用我們的軟件所造成的損失負責的聲明。2.2.2 前言前言主要包括以下內容：1）系統(tǒng)的開發(fā)背景和目的；2）系統(tǒng)所能應用的領域和使用對象；3）系統(tǒng)的功能及特性簡介；4）如果本手冊不是該系統(tǒng)的第一個版本，還應該簡介較上一版本的改進部分。2.2.3 閱讀指南應該包含如下幾部分：1）手冊目標：通過閱讀該用戶手冊，用戶應該或能夠達到什么目標。2）閱讀對象：指明什么人員應該閱讀該手冊，或什么人員應該閱讀本手冊的哪些部分；閱讀對象在閱讀本手冊之前應該掌握哪些知識，必要時應給出資料清單，以便用戶查閱。3）手冊構成：如果本系統(tǒng)的用戶手冊(包括管理員手冊、參考手冊)由幾本組成，首先應該分別簡要介紹這些手冊的情況。最根本的是應該介紹本手冊在哪一章或哪幾章講解了什么內容。4）手冊約定：這一部分應該包括字體的約定、特殊符號的約定。必要時，應該給出某些基本術語的定義。也可以把基本術語、概念的定義作為基礎知識來介紹。2.2.4 目錄目錄的編寫要盡量詳盡。如果用戶手冊的內容用到小節(jié)，則目錄就應該編寫到小節(jié)；如果用戶手冊的內容用到小小節(jié)，則目錄就應該編寫到小小節(jié)。編寫用戶手冊目錄的目的就是為了讓用戶能夠根據(jù)它很快地找到想要的內容。2.2.5 基礎知識介紹條件用戶手冊編寫人員應該根據(jù)實際情況確定是否需要這一部分。在一般情況下，使用我們的軟件系統(tǒng)需要一定的基礎知識。這些知識可以從有關書籍上得到，但是用戶從這些資料得到這些知識需要花費相當?shù)臅r間。在某些情況下，我們只需要用戶掌握用戶手冊中使用的那些概念，那么我們就有必要編寫一章“基礎知識介紹”來進行專門介紹。2.2.6 系統(tǒng)安裝系統(tǒng)安裝部分應該包括如下內容：1）硬件環(huán)境要求說明：系統(tǒng)運行時所需硬件環(huán)境描述，包括機型、內存大小、硬盤空間等。如果需要，還應該包括輸入/輸出設備、通迅環(huán)境等。2）軟件環(huán)境要求說明：系統(tǒng)運行時所需軟件支持環(huán)境描述，包括所需其它軟件的名稱及版本號等。3）其它環(huán)境要求說明條件：應該說明要求的任何其它環(huán)境。4）硬件安裝條件：如果必要，應該詳細說明系統(tǒng)所需硬件環(huán)境的安裝過程。5）建立軟件備份條件：如果條件容許，應該告訴用戶如何作系統(tǒng)原介質上軟件系統(tǒng)的備份，同時要求用戶把系統(tǒng)的原介質作穩(wěn)妥的保存，用系統(tǒng)的備份介質作系統(tǒng)安裝。6）系統(tǒng)安裝過程：這里要求給出最終用戶能夠據(jù)此把我們的軟件系統(tǒng)安裝到其操作環(huán)境的任何必要信息和操作。例如，環(huán)境變量的設置、系統(tǒng)配置描述格式等。2.2.7 系統(tǒng)操作說明系統(tǒng)操作說明是用戶手冊的主體，主要包括系統(tǒng)起動、輸入的命令和數(shù)據(jù)、軟件的功能、輸出結果、出錯信息及其矯正和恢復方法。1）系統(tǒng)起動： 應給出系統(tǒng)起動的詳細過程。2）各種操作、命令和語言: 軟件系統(tǒng)的使用過程都是使用軟件系統(tǒng)提供的各種操作、命令和語言的過程。l 操作和命令：在用戶手冊中詳細給出各種操作的過程和功能、命令的格式和功能；應當描述在使用上的各種限制，如，操作狀態(tài)、操作條件、操作序列等。另外，必要時可以通過適當?shù)呐e例講述各種操作和命令的使用方法，以幫助用戶理解。l 輸出信息：應該詳細列出與操作、命令相關的各種輸出信息。如果輸出信息的意思本身不是很明顯，應當給予解釋。另外還應當說明對于這些信息所采取的操作。l 程序設計語言條件：如果我們的軟件系統(tǒng)提供了某種語言，對其語言規(guī)則應當給予說明。關于程序設計語言的用戶手冊的內容，其詳細說明我們以后補充。3）各種數(shù)據(jù)：在軟件的使用過程中，用戶必須與各種數(shù)據(jù)和信息打交道。為了讓用戶能夠操作我們的軟件，我們必須為用戶提供各種結構以及每個數(shù)據(jù)元素的含義。有些數(shù)據(jù)適合在系統(tǒng)操作說明中給出，有些適合在后面的附錄中給出，甚至有些除了在操作說明的同時給出外，還要在附錄中給予歸納，這些都由用戶手冊編寫人員根據(jù)實際況來決定。這些數(shù)據(jù)包括：l 輸入數(shù)據(jù)條件：應該給出數(shù)據(jù)的內容、邏輯結構、格式以及每一個數(shù)據(jù)元素的意思。如果輸入數(shù)據(jù)依賴于某特定數(shù)據(jù)介質，則應當給予說明。l 輸出數(shù)據(jù)：應當給出軟件以何種形式輸出的數(shù)據(jù)的內容和格式，并要求以例樣的形式給予說明。l 中間數(shù)據(jù)條件：如果我們告訴用戶在軟件的運行過程中所產生的中間數(shù)據(jù)的內容和格式，有助于用戶理解軟件的使用，則應當給予說明。l 數(shù)據(jù)限制條件：如果對數(shù)據(jù)有限制，如數(shù)據(jù)的大小限制，則應當給予說明。l 數(shù)據(jù)文件條件：如果要告訴用戶我們的軟件所使用的某些數(shù)據(jù)文件的結構有助于用戶理解我們軟件的使用，則應給予說明，但應該注意技術保密。如果對數(shù)據(jù)文件有所限制，例如每個文件的最大記錄數(shù)、每個磁盤的最大文件數(shù)等，應當給予說明。4） 處理過程條件：如果我們簡要地給用戶描述我們軟件對用戶的操作、輸入的命令和輸入數(shù)據(jù)的處理過程，有助于用戶了解我們軟件的使用，則應給予說明。5）出錯處理：應當給出各種出錯情況以及相應的處理措施。6）操作技術條件：有些軟件的操作可能需要一定的技術和經驗，才能獲得滿意的結果，那么應該在用戶手冊上盡量給出這些技術和經驗的描述，或告訴用戶如何才能獲得這些技術和經驗。例如，在操作SEAS系統(tǒng)作圖紙凈化處理時，如何選擇適當?shù)拈y值就是需要一定的技術和經驗的問題?！揪妗吭诰帉戃浖脩羰謨缘南到y(tǒng)操作說明時，我們在決定是否提供某種數(shù)據(jù)的格式時，應以不泄漏公司的技術而且有利于用戶使用為準則。2.2.8 系統(tǒng)及數(shù)據(jù)維護應該給出用戶數(shù)據(jù)的后備、恢復、刪除、整理的詳細過程。如果必要，應該給出系統(tǒng)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)磁盤空間維護的詳細過程。2.2.9 例題條件有些軟件系統(tǒng)可以通過一個較為完整的例題演示系統(tǒng)的大部分功能的使用方法，在這個例題中，用戶應該詳細地描述每一步的操作過程，用戶可以通過這個例題對系統(tǒng)的操作有一個初步的了解。2.2.10 各種附錄在用戶手冊中，有些知識和信息可以通過附錄的形式提供給用戶，以便于用戶查閱，這些內容是：1）錯誤提示信息：通?？梢砸员淼男问桨凑找欢ǖ捻樞颍绨闯鲥e提示信息編號順序、或按出錯提示信息的字母順序，給出出錯提示信息的編號、提示信息、相應的解釋、出錯原因和解決辦法。2）命令速查表條件：通?？梢砸员淼男问桨凑找欢ǖ捻樞蚪o出各種命令的概要(包括命令名稱、各種參數(shù)、及相應的功能介紹)，以幫助有一定經驗的用戶進行快速查找所需信息。3）數(shù)據(jù)文件格式條件：可以通過附錄介紹用戶必須了解或可以了解的各種輸入數(shù)據(jù)文件、輸出結果文件、中間數(shù)據(jù)文件的格式、限制范圍、適當?shù)慕忉尩取?）其它信息 條件：任何其它有利于用戶使用我們的軟件、方便用戶的信息都可以以附錄的形式提供給用戶?！咀⒁狻侩m然附錄所提供的信息可能均可以在系統(tǒng)操作說明中能夠查到，但提供附錄的目的就是為了方便用戶使用，這種重復還是必要的。2.3 用戶手冊的風格1）用戶手冊的句子盡量簡捷：如果用一個句子表達起來比較復雜，定語多，則可以分成兩個甚至幾個句子來說明，這樣用戶在閱讀用戶手冊時會輕松些。2）每節(jié)、段的內容明確：每節(jié)的內容必須明確，這樣用戶可以通過目錄很方便地查到自己所需要的內容；注意段的劃分，每段不要太長，突出重點，否則用戶不容易獲得其中的精華。3）用戶手冊的用詞要前后一致：在用戶手冊中使用的概念、術語的用詞要前后一致，否則用戶將不容易讀懂此手冊。4）用戶不一定是計算機專家：用戶手冊編寫人員應該牢牢記住這一點，我們的大多數(shù)用戶都不是學計算機的，手冊中應該盡量不使用較深奧的計算機術語。如果不可避免，我們應該給予適當?shù)慕忉尯驼f明。另外，不要以為我們的用戶什么都懂，所以在編寫用戶手冊的時候，應該詳細地描述操作過程中的每一步。