管理制度 ) 公司采購管理制度采購管理制度1. 總則1.1 為規(guī)范公司商務采購工作，特制定本制度。1.2 本制度適用于公司的商務采購 / 招標活動（含辦公用品、工程、設備設施 維修/維護等項目）。2. 采購/ 招標原則2.1 嚴格執(zhí)行詢議價程序2.1.1 采購 / 招標活動，必須由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的 招標書（含項目完成時間、質量要求及驗收標準等） ；2.1.2 采購 / 招標活動，必須有三家之上具備合法資質的供應商提供報價，同時應圍繞供應商資信情況進行背景調查，且如實記錄；2.1.3 于權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上，由管理部聯(lián)合采購項目需求部門、財務部進行綜合評估，且和供應商進 壹步議定最終價格及采購 / 招標要求；2.1.4 臨時性應急采購 / 招標的項目，須向公司領導電話匯報，經授權確認后，能夠先予實施，但應于項目實施之日起五個工作日內，補充完善關聯(lián)審批 程序。2.2 采購會審、合同會簽制度2.2.1 采購 / 招標活動，必須各關聯(lián)部門共同參和，調研匯總各方意見，形 成書面的評估方案，經公司領導審核，且確認最終中標單位；2.2.2 采購業(yè)務負責人根據采購項目招標書關聯(lián)要求，擬定合作協(xié)議 ， 報公司領導審核；2.2.3 采購業(yè)務負責人和中標單位溝通且確認合作協(xié)議 ，報公司領導批 準后，予以執(zhí)行。2.3 職責分離2.3.1 采購人員不得單獨實施貨物、工程項目和服務的驗收；2.3.2 采購 / 招標過程中，貨物質量、數量、交貨等問題的解決，應由管理 部、項目需求部門根據合同要求及有關標準，和供應商協(xié)商完成；2.3.3 財務部負責對項目采購 / 招標過程中，關聯(lián)費用的審核及評估程序合 法性的監(jiān)控。2.4 壹致性原則2.4.1 采購人員采購的物品或服務必須和采購單所列要求規(guī)格、 型號、數量 相壹致；2.4.2 于市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下， 采購人員應 及時反饋信息，由項目需求部門綜合評估，變更采購單，經公司領導確認后， 再次向供應商發(fā)出采購要約。2.5 廉潔制度所有采購人員必須做到：2.5.1 自覺維護公司利益，努力提高采購質量，降低采購成本，提高采購效率；2.5.2 加強學習，提高認識，增強法治觀念；2.5.3 廉潔自律，不能向供應商索取或收受回扣；2.5.4 嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；2.5.5 工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失；2.5.6 努力學習業(yè)務，廣泛掌握和采購業(yè)務關聯(lián)的新設備及市場信息。3. 采購程序3.1 供應商的選擇3.1.1 供應商必須具有合法資質 （供應商評估過程中， 參和投標單位應提交 營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證明、組織機構代碼證及其他專業(yè)資質證明） ；3.1.2 對于經常使用的商品或服務， 管理部應較全面地了解掌握供應商的管理情況、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記 錄，會同關聯(lián)部門對供應商定期進行評估和審計；3.1.3 于選擇供應商時， 必須進行詢議價程序和綜合評估； 供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資質、以往的服務對象及客戶評價情況， 供應商的報價不能作為唯壹決定的因素；3.1.4 為確保供應渠道的暢通， 防止意外情況的發(fā)生， 應有倆家或倆家之上 供應商作為后備供應商或于其間進行交互采購。3.2 采購程序3.2.1 固定資產及其他零星物品的申請，由各使用部門報管理部統(tǒng)壹申請。根據采購申請流程，由各關聯(lián)部門審核，且經公司領導批準后，方可交管理部 采購人員實施采購。3.2.2 采購 / 招標活動，應嚴格遵循采購申請流程及標準要求，由各關聯(lián)部 門審批。項目采購申請中如果要素不明確者，應予退回。3.2.3 采購詢價、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調財務及采購 / 招標項 目需求部門共同完成，報公司領導批準。項目需求部門負責采購物品的功能及 適用性（必要時可商請外部關聯(lián)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查；3.2.4 財務部門負責預算控制、價格調查、 合同付款條款的審核，管理部負 責合同風險條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立， 市場信息的收集。同時，和供方和生產廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情 況、質量反饋及確認售后服務事宜。3.2.5 采購過程中發(fā)生變化時， 項目需求部門出具采購變更申請， 由公司領 導簽字確認后，交管理部采購人員執(zhí)行。3.2.6 采購/ 招標項目需求部門、管理部負責出具接收方案。3.2.7 關聯(lián)表格后附。3.3 付款程序3.3.1 管理部根據付款計劃提出申請， 根據財務付款申請流程， 由部門負責 人簽字，后附付款明細單據、 合作協(xié)議，交給財務部審核，且經公司領導批 準后，由財務部辦理付款手續(xù)；3.3.2 大宗采購行為（采購 / 招標單價于 500 元之上），應要求供應商提供 開戶行及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉賬支付，原則上不予現(xiàn)金結算；3.3.3 付款前， 必須向供應商索要發(fā)票， 核對發(fā)票內容是否和合同壹致，且 填寫發(fā)票明細單，部門負責人簽字，財務部審核，公司領導批準后，由財務部 核銷4. 違約處理4.1 采購人員應積極跟進項目采購 / 招標項目，確認項目交付期，如可能出現(xiàn) 延期，管理部應及時通知關聯(lián)部門；4.2 貨物出現(xiàn)質量問題后，由使用者提出書面意見，報部門負責人審核，交管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報公司領導，且按投訴做緊急處理， 及時以書面形式報給供應商，且電話通知， 要求供應商換貨、 退貨或變更服務；4.3合作協(xié)議中，應明確合作雙方權利、義務、違約責任，及仲裁和解約 條款；4.4 管理部和供應商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務部核算損失，管理 部負責追索；追索不成，由法院裁決。5. 審計監(jiān)督5.1 財務部負責對采購全過程進行財務監(jiān)督、核查和審計；5.2 于采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結算過程中，除有管理 部、采購項目需求部門及關聯(lián)領導參和外，財務部門要全程參和；5.3 采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質詢；對采購人員于 采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為， 將按公司有關制度予以制裁； 情節(jié)嚴重， 觸犯法律者，移送公安機關處理管理部2010-7-20附表壹、合同報批表：合同報批表（付款類）合同類別：付款類申報類別：申報時間：合同編號：寫稱 名 同 合要 提 容 內的 標 同 合價格比較壹 價 報 考 參二 價 報 考 參三 價 報 考 參簽約對方合洽談人姓名職務電話業(yè)務情況資信情況合同責任人簽名：年月日以下由各部門責任人和公司領導簽署意見使用部門意見簽名：年月日管理部意見簽名：年月日總經理意見簽名：年月日注：本表須附以下材料壹且報送有關部門：1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復印件、關聯(lián)資質證明、許可證復印件等：2、合同對方洽談人法人授權委托書。附件二、項目 /工程采購申請單：深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務 XX 公司財務管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI項目 / 工程采購申請單申請部門申請人申請時間申請事由編號項目名稱規(guī)格 / 型號數量/ 單位單價總金額需求時間備注12345678910金額總計（元）部門負責人意見管理部意見財務部意見總經理意見備注：1 、項目采購過程中，應嚴格履行“先申請，后采購”的原則，未經授權的采購行為，由采購人員承擔全部責任；2 、費用報銷時，應將本表單作為附件，附于費用報銷單后，否則不予報銷。