奧巴車輛采購管理制度（試運(yùn)行）審核： 復(fù)核： 審批：一、目的：為了規(guī)范物資采購程序，加強(qiáng)對我公司物資采購的監(jiān)督管理，確保公司各項物資供應(yīng)準(zhǔn)確，降低物資采購成本，特制定本制度。二、適用范圍采購部及相關(guān)部門。三、采購部職責(zé)（一）負(fù)責(zé)物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定；（二）負(fù)責(zé)對物資采購員的監(jiān)督與管理；（三）負(fù)責(zé)物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂；（四）負(fù)責(zé)物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價；（五）負(fù)責(zé)本部門按時、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作；（六）負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作；（七）做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件、經(jīng)銷商資料及公司下發(fā)的各種文件；（八）采購部建立采購物資臺帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付款帳，定期與財務(wù)部對帳；（九）負(fù)責(zé)按時上交部門工作周報表、月報表以及工作計劃；（十）負(fù)責(zé)組織召開供應(yīng)商評審會議。四、采購原則（一）嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序物品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。（二）采購會審制度采購會審：必須經(jīng)由相關(guān)部門參與，調(diào)研匯總各方意見。（三）一致性原則采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列的供貨商、價格、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)等相一致，若不一致公司則不予報銷。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改采購單作參考。（四）廉潔制度所有采購人員必須做到：1.自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本。2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強(qiáng)法治觀念。3.廉潔自律，不能向供應(yīng)商伸手。4.嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。5.工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。6.努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市場信息。五、采購規(guī)程（一）供應(yīng)商的選擇1.供應(yīng)商必須證照齊全，具備相關(guān)資質(zhì)。2.對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、供貨周期、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)檢、銷售、運(yùn)營中心對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計。3.供應(yīng)部在初選供應(yīng)商時需填制供應(yīng)商調(diào)查表、對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、認(rèn)證證書、產(chǎn)品檢驗報告、售后服務(wù)能力以及不同數(shù)量界限內(nèi)的產(chǎn)品單價等做出記錄；在評審供貨商的過程中，需將供貨商所供物品的售后服務(wù)事宜（如維修、賠償、更換等）考慮在內(nèi)，符合條件才有供貨資格。4.在選擇供應(yīng)商時，必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。5.為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在進(jìn)行交互采購。6.評估合格的供應(yīng)商具有供貨資格。供應(yīng)部需將經(jīng)評審合格后的供貨商資料至財務(wù)部及運(yùn)營中心備案。7在與經(jīng)評審合格后的供貨商合作時，采購部需與供貨商簽訂售后服務(wù)合同。（二）采購1.價值高于1000元的固定資產(chǎn)采購的申請，由各使用部門每周三報至材料庫（生產(chǎn)設(shè)備）或辦公室（辦公設(shè)備）統(tǒng)一編制請購單。由各相關(guān)部門經(jīng)理審核總經(jīng)理復(fù)核董事長批準(zhǔn)最后交采購部門采購。2.價值低于1000元的固定資產(chǎn)以及非固定資產(chǎn)的采購申請，由各使用部門報至材料庫（生產(chǎn)設(shè)備）或辦公室（辦公設(shè)備）統(tǒng)一申請編制請購單。由各相關(guān)部門經(jīng)理審核相關(guān)副總復(fù)核總經(jīng)理批準(zhǔn)后交由采購部門采購。3.采購詢價、綜合評估、會簽合同，由供應(yīng)部協(xié)調(diào)技術(shù)部、財務(wù)部以及使用部門共同完成，并報主管副總審批。4.技術(shù)部、使用部門負(fù)責(zé)采購物品的適用性；財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核，合同風(fēng)險條款的審查；供應(yīng)部負(fù)責(zé)合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供貨方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋、質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)及確認(rèn)售后服務(wù)事宜。5.采購過程中需求發(fā)生變化時，需求部門需及時出具采購變更申請，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可交由采購部執(zhí)行。6.各部門及配套廠家提供的需采購物資的規(guī)格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負(fù)責(zé)50%的經(jīng)濟(jì)損失，所在部門承擔(dān)30%；采購人員有權(quán)拒絕采購型號、品牌及其他主要數(shù)據(jù)不完整的物資。7.為節(jié)約采購成本，公司實(shí)行按月上報采購計劃的政策。采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃及庫存情況編制采購計劃，要從實(shí)際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，避免物資積壓損失。8.物資采購必須嚴(yán)格按照采購原則、采購計劃進(jìn)行采購，做到不錯訂、不漏訂。簽訂物資采購合同時，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、包裝、運(yùn)輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項。一般情況下，按照公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問聯(lián)系后，再簽定合同。9.物資采購時，如技術(shù)部或請購部門所請購的物資出現(xiàn)短缺現(xiàn)象，采購部應(yīng)征求使用單位意見，在征得使用單位同意并簽字確認(rèn)后方可采購使用單位愿意接受的代用品，否則，后果由供應(yīng)部負(fù)直接責(zé)任。10.供應(yīng)部因不可抗因素未能及時完成的采購任務(wù)，應(yīng)及時上報總經(jīng)理并說明原因，擬定補(bǔ)救措施。（三）生產(chǎn)設(shè)備的引進(jìn)購買申請程序：1.申請部門提交設(shè)備申購報告，就所購設(shè)備的必要性、收益性做詳細(xì)闡述；2.申請部門主管簽字后交付運(yùn)營中心，由運(yùn)營中心審核后上報至總經(jīng)理處；3.由總經(jīng)理主持，運(yùn)營中心組織銷售部、技術(shù)部、質(zhì)檢部、生產(chǎn)部、供應(yīng)部召開評審會議，評審?fù)ㄟ^后由總經(jīng)理簽字確認(rèn)；4.總經(jīng)理簽字后將設(shè)備申購報告提交至董事長處；5.董事長批準(zhǔn)后提交至財務(wù)總監(jiān)處復(fù)核；6.只有經(jīng)董事長批準(zhǔn)方可采購，董事長享有最終決定權(quán)。六、請購申請流程請購申請流程圖作業(yè)流程執(zhí)行人/部門表單作業(yè)說明編制請購單 生產(chǎn)部倉庫總經(jīng)辦生產(chǎn)材料：生產(chǎn)計劃單；庫存補(bǔ)充計劃單；請購單生產(chǎn)部依據(jù)生產(chǎn)計劃編制請購單；倉庫、總經(jīng)辦依據(jù)補(bǔ)充庫存計劃編制請購單；編制完成請購單后，須相關(guān)主管簽字確認(rèn)生產(chǎn)以外材料生產(chǎn)材料 生產(chǎn)部倉庫總經(jīng)辦生產(chǎn)材料：生產(chǎn)計劃單庫存補(bǔ)充計劃單；請購單生產(chǎn)以外材料包含：1）建筑、環(huán)衛(wèi)材料；2）生產(chǎn)設(shè)備；3）辦公用品。生產(chǎn)材料：生產(chǎn)所須用品。生產(chǎn)副總審核總經(jīng)理 總經(jīng)理生產(chǎn)副總生產(chǎn)材料：生產(chǎn)計劃單庫存補(bǔ)充計劃單請購單總經(jīng)理負(fù)責(zé)對生產(chǎn)以外材料審核內(nèi)容包括：1）請購單是否依據(jù)補(bǔ)充庫存計劃編制。2）設(shè)備及基建是否符合月度經(jīng)營計劃。生產(chǎn)副總負(fù)責(zé)對生產(chǎn)材料審核內(nèi)容包括：1）請購單是否依據(jù)生產(chǎn)計劃及補(bǔ)充庫存計劃編制。若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還相關(guān)請購部門，重新申報。董事長批準(zhǔn)校對總經(jīng)理批準(zhǔn)校對 董事長負(fù)責(zé)對生產(chǎn)以外材料審批內(nèi)容包括：1）總經(jīng)理審核是否嚴(yán)謹(jǐn)；2）請購單內(nèi)容是否真實(shí)合理。總經(jīng)理負(fù)責(zé)對生產(chǎn)材料審批內(nèi)容包括：1）生產(chǎn)副總審核是否嚴(yán)謹(jǐn)；2）請購單內(nèi)容是否真實(shí)合理。若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還相關(guān)請購部門，重新申報。審批通過后轉(zhuǎn)至供應(yīng)部。董事長、總經(jīng)理審批簽字后將請購單轉(zhuǎn)至財務(wù)總監(jiān)，由財務(wù)總監(jiān)對以下內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核：1）財務(wù)是否能及時安排此項采購所須費(fèi)用；2）請購單須采購內(nèi)容是否真實(shí)；供應(yīng)部編制借款條編制校對財務(wù)總監(jiān)復(fù)核編制校對供應(yīng)部借款條請購單供應(yīng)部依據(jù)簽字通過后的請購單編制借款條財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)校對 財務(wù)總監(jiān)供應(yīng)部借款條請購單財務(wù)總監(jiān)須對以下方面進(jìn)行審核：1）審核是否存在欠款情況；2）審核借款條是否符合財務(wù)管理制度通知采購員領(lǐng)款導(dǎo)通校對財務(wù)部出納采購員借款條請購單財務(wù)部出納通知供應(yīng)部領(lǐng)款，領(lǐng)款時，采購員必須進(jìn)行簽字確認(rèn)。八、考核辦法（一）采購人員應(yīng)嚴(yán)格按請購單進(jìn)行采購，不可隨意變更內(nèi)容，對于違反規(guī)定的予以50元處罰。（二）有特殊情況的應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后再進(jìn)行采購，對不匯報而擅自做主造成公司損失的，由采購人員承擔(dān)賠償責(zé)任，并按產(chǎn)品價格的30%追加處罰。 （三）對于采購人員的不當(dāng)行為造成公司嚴(yán)重?fù)p失的，將根據(jù)實(shí)際情況予以相應(yīng)的賠償，并作待崗或換崗、下崗處理。（四）采購人員必須做到帳物一致，每月月底對清帳目。如因帳目不清造成公司損失需按產(chǎn)品損失的30%予以賠償，情節(jié)嚴(yán)重的還將作換崗或待崗、下崗處理。（五）采購部應(yīng)按采購計劃進(jìn)行采購，對于采購部由于供貨不按計劃時間而影響生產(chǎn)的每推遲一天處罰20元。（六）對出現(xiàn)的異常情況如客戶更改圖紙或停產(chǎn)產(chǎn)品，應(yīng)根據(jù)公司的安排及時以書面形式通知供應(yīng)商，停止一切與該產(chǎn)品相關(guān)的生 產(chǎn)活動并將情況以書面形式告知我公司，如采購人員未按規(guī)定辦理將由采購人員承擔(dān)損失的30%并作待崗或換崗、下崗處理，情節(jié)嚴(yán)重的作開除處理。 （七）不在公司指定供應(yīng)商處購買的，不予以報銷。與供應(yīng)商串通抬高價格，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以下崗處理，并處罰一個月工資。如因特殊情況需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購。 （八）每周對三家供應(yīng)商的價格做出市場評價，提出改進(jìn)意見。每少一家，罰款20元。 （九）除采購量極少的物料外，每種物料必須有2-3家的供應(yīng)商。常用物料供貨商每少一家，罰款20元。（十） 外協(xié)配件及原材料的相關(guān)資料，如規(guī)格型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)必須齊全，不齊全將不予入庫報銷。 運(yùn)營中心2013年5月30日 第 9 頁 共 9 頁