2010廣州亞運會志愿者培訓手冊崗位： 行政事務(wù) 姓名： 廣州亞運會排球項目競賽團隊2010年8月1416日志愿者須知各位志愿者：為規(guī)范管理，做好本次志愿者培訓的組織工作，根據(jù)領(lǐng)導指示，特制定志愿者守則：一、嚴格考勤，按時簽到。志愿者員應(yīng)需在“簽到欄”中簽本人全名，不能由他人代簽。凡由他人代簽或簡單劃勾的一律無效，視作缺課。聽課期間中途離開的記缺課一次。對于缺課達三節(jié)及以上的學員，名單將向領(lǐng)導通報。二、認真聽講，做好筆記。積極配合講師完成教學任務(wù)。進入教室后，請將手機關(guān)閉或設(shè)置為無聲震動狀態(tài)，勿在課堂內(nèi)接聽電話。三、為維護課程秩序，預防教學設(shè)備感染病毒，請勿在課間拷貝講師授課材料。四、保護公園良好環(huán)境，愛護公共設(shè)施，舉止文明，體現(xiàn)亞運人應(yīng)有的精神風貌。 亞運會排球競賽團隊行政事務(wù)工作志愿者培訓具體內(nèi)容培訓時間：2010年8月14日下午14:30-17:00培訓地點：廣外（多媒體教室） 參加人員：所有排球行政事務(wù)工作志愿者培訓人員：范勇城、柳 毅、林凡濤志愿者思想工作：首先歡迎大家加入排球競賽團隊，這是廣州第一次承辦如此盛大的國際賽事，我們有機會參與其中是我們的幸運和榮幸。亞運會志愿者是一個神圣而又光榮的稱號，你們的辛勤工作不僅保證了亞運會的順利進行，同時也是展示當代大學生風采、廣州人民風貌和中國國家形象的窗口。希望這份工作能給你帶來值得珍藏的美好回憶、不平凡人生的經(jīng)歷和值得自豪的一大精神財富！最后祝你在排球競賽團隊中工作愉快！一、介紹內(nèi)容：體育館被分為七個區(qū)域，分別為：藍區(qū)、紅區(qū)、白區(qū)、“2”區(qū)、“4”區(qū)、“5”區(qū)和“6”區(qū)。藍區(qū)為比賽區(qū)域，紅區(qū)為普通工作區(qū)域、白區(qū)為觀眾活動區(qū)域、“2”區(qū)為運動員準備區(qū)域、“4”區(qū)為媒體區(qū)域、“5”區(qū)為亞運會轉(zhuǎn)播商區(qū)域、“6”區(qū)為貴賓區(qū)域。二、志愿者工作要求1）始終保持微笑和快樂的心情。2）在每天到崗時必須到登記處報到；結(jié)束工作離開場館時也應(yīng)簽出。3）始終堅守崗位。如果需要離開，提前向你的上級報告并得到批準。4）保持事件記錄卡，記錄工作時的任何問題。5）保持通訊暢通。6）在崗時你可能會受到公眾的關(guān)注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。7）在工作時段，可能在運動員抵達場館、熱身、查看比賽信息或等候比賽時看到明星運動員。為保證他們賽出高水平，請禮貌對待他們，在向他們提供必要的幫助的同時，避免以簽名、合影等行為打擾他們，為他們保持寬松的環(huán)境。8）自覺遵守第16屆亞運會組委會工作人員行為規(guī)范及各項規(guī)章制度，樹立良好形象，維護場館團隊和組委會的利益。三、崗位職責培訓1、綜合事務(wù)工作志愿者1）崗位分布綜合事務(wù)經(jīng)理綜合事務(wù)工作志愿者行政事務(wù)主管競賽表格制作志愿者文件復印分發(fā)志愿者2）基本情況上崗時間：20108.1720（測試賽）201010201012（亞運會）工作地點：廣藥體育館注冊通行區(qū)域：藍區(qū)上級主管：行政事務(wù)主管主要職責：各種競賽會議會場和文件的準備及本團隊相關(guān)事務(wù)性工作具體職責： 協(xié)助行政事務(wù)主管做好競賽團隊的文秘工作，保證辦公設(shè)備運行正常； 協(xié)助準備資格審查、FIVB與場館團隊聯(lián)席會、裁判員培訓班、技術(shù)聯(lián)席會以及抽簽等會議場所的布置和以上會議文件的準備； 負責各類會議的記錄（會議紀要）； 負責各類報告的起草和打印； 負責重要電話記錄和與競賽指揮中心的聯(lián)絡(luò)； 維護競賽運行計劃，傳達必需的變更； 編寫競賽簡報； 協(xié)助準備所有的公告和通知； 作為聯(lián)絡(luò)點處理競賽管理團隊的通信； 負責整理競賽檔案； 負責競賽團隊人員、體育志愿者的后勤服務(wù)工作，包括工作日程安排、交通、飲食、住宿、服裝以及辦公設(shè)備、耗材的維護等相關(guān)保障工作； 負責員工和志愿者的考勤和登記工作； 完成行政事務(wù)主管交辦的其他事項。3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務(wù)布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，運動隊到達場館 比賽前4分鐘，開球儀式 比賽 比賽結(jié)束，運動隊經(jīng)過混合區(qū)返回更衣室 比賽后1小時，運動隊離開場館 比賽單元結(jié)束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結(jié)束后1小時，志愿者離開場館4）重要提示 你所參與制作和保管的文件都是非常重要及珍貴的一手資料，請你一定認真完成并妥善保存； 當你對所領(lǐng)取到的任務(wù)有疑問，而你不了解或不能確認時，請及時向你的領(lǐng)導進行咨詢； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領(lǐng)導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關(guān)注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意保持良好的形象及工作狀態(tài)。2、競賽表格制作志愿者1）崗位分布綜合事務(wù)經(jīng)理綜合事務(wù)工作志愿者行政事務(wù)主管競賽表格制作志愿者文件復印分發(fā)志愿者2) 基本情況上崗時間：20108.1720（測試賽）201010201012（亞運會）工作地點：廣藥體育館注冊通行區(qū)域：藍區(qū)上級主管：行政事務(wù)主管主要職責：制作賽時所需的全部競賽用表具體職責： 負責在賽前制作所有的仲裁用表、裁判代表用表、裁判員酒精測試用表和記錄員用表等競賽相關(guān)用表； 負責在賽后制作所有的成績公告用表； 負責接受競賽信息主管交辦的其他制表任務(wù)。3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務(wù)布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，亞排聯(lián)管委會成員、ITO、NTO、運動隊到達比賽場館 比賽前1小時，該場比賽首發(fā)名單打印 比賽前45分，該場執(zhí)裁裁判員酒精測試 比賽前4分鐘，開球儀式 比賽進行中 比賽結(jié)束，該場比賽成績報告及數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告打印 當天最后比賽單元結(jié)束后5分，每日成績公報打印 比賽單元結(jié)束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結(jié)束后1小時，志愿者離開場館4）重要提示 你所參與制作的競賽用表是排球比賽中十分關(guān)鍵的材料，請你一定認真仔細并準確無誤地完成； 當你對所領(lǐng)取到的任務(wù)有疑問，而你不了解或不能確認時，千萬不要隨便處理，要盡快報告你的領(lǐng)導； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領(lǐng)導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關(guān)注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。3、文件復印分發(fā)志愿者1）崗位分布綜合事務(wù)經(jīng)理綜合事務(wù)工作志愿者行政事務(wù)主管競賽表格制作志愿者文件復印分發(fā)志愿者2) 基本情況上崗時間：2010.8.1720（測試賽）2010.10201012（亞運會）工作地點 廣藥體育館注冊通行區(qū)域：藍區(qū)上級主管：行政事務(wù)主管主要職責：競賽文件的遞送及分發(fā)具體職責： 復印相關(guān)競賽文件 及時遞送至相關(guān)部門3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務(wù)布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，亞排聯(lián)管委會成員、ITO、NTO、運動隊到達比賽場館 比賽前1小時，該場比賽首發(fā)名單打印 比賽前45分，該場執(zhí)裁裁判員酒精測試 比賽結(jié)束，該場比賽成績報告及數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告打印 當天最后比賽單元結(jié)束后5分，每日成績公報打印 比賽單元結(jié)束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結(jié)束后1小時，志愿者離開場館4）重要提示 你所接觸到的競賽用表是排球比賽中十分關(guān)鍵的材料，請你一定認真仔細并準確及時地完成任務(wù)； 當你對所領(lǐng)取到的任務(wù)有疑問，而你不了解或不能確認時，千萬不要隨便處理，要盡快報告你的領(lǐng)導； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領(lǐng)導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關(guān)注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。行政事務(wù)主管工作操作細節(jié) 一、行政事務(wù)主管的職責行政管理的廣度，涉及到競賽團隊的全部運作過程；行政管理的深度，又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要，是因為它是競賽主任和場館團隊各個職能業(yè)務(wù)口、團隊成員之間的橋梁。賽前：（1）協(xié)助競賽綜合事務(wù)經(jīng)理負責競賽團隊人員、競賽志愿者的招聘、培訓（培訓計劃和培訓的內(nèi)容已經(jīng)準備好）、工作分配及日程安排、交通、飲食、住宿、服裝以及辦公設(shè)備、耗材的安裝、維護等相關(guān)保障工作（待場館辦公室設(shè)備安裝好后，做好辦公設(shè)備的安裝、維護和保障等工作）。（2）為亞洲單項體育組織和競賽管理團隊提供行政文秘支持，建立競賽管理文件檔案系統(tǒng)。（和綜合事務(wù)經(jīng)理和競賽主任助理溝通，了解需要準備的文件和資料，包括會議議程、競賽日程、運行計劃、FOP運行圖等） （3）協(xié)助競賽綜合事務(wù)經(jīng)理負責競賽團隊人員、體育志愿者培訓工作的實施。（4）負責競賽團隊人員和競賽志愿者的考勤和登記工作。（制作相應(yīng)的考勤表和登記表）（5）聯(lián)系場館人事經(jīng)理，協(xié)助解決所有人力資源問題。（6）確保各項體育物資的到位、維護。（與體育器材主管協(xié)調(diào)各自工作職責）（7）協(xié)調(diào)所有的競賽用房、亞洲單項體育組織用房和運動隊用房的管理。（與場館保障部門和競賽主任助理協(xié)調(diào)競賽功能用房的管理）賽中：（1）協(xié)調(diào)對亞洲單項體育組織和競賽團隊的行政文秘、后勤支持。（2）負責競賽管理辦公區(qū)域的管理和競賽物資的維護。（3）聯(lián)系場館其他部門，確保對競賽團隊的服務(wù)，并將有關(guān)信息傳達到相應(yīng)的部門。維護競賽運行計劃，傳達必需的變更。（4）確保亞洲單項體育組織和競賽團隊的會議安排。（5）編寫競賽簡報，負責日常匯報工作（編寫后交給綜合事務(wù)經(jīng)理審批，并匯報當天工作）。（6）為競賽團隊人員和競賽志愿者協(xié)調(diào)日常供給、通信、飲食、交通及后勤服務(wù)，協(xié)調(diào)辦公設(shè)備、耗材的維護等相關(guān)保障工作。賽后：（1）組織本部門工作人員和志愿者進行總結(jié)。（2）負責整理競賽檔案、競賽物資的清點、上繳工作。（專門有一名志愿者負責競賽檔案和文件的管理，以及與體育器材主管協(xié)調(diào)競賽物資的管理工作）（3）協(xié)助競賽主任撰寫競賽工作總結(jié)報告。儀等辦公設(shè)備的操作水平、提高英語的口語、聽力、寫作水平等。二、 應(yīng)急預案及突發(fā)事件的處理：主要列舉以下五種突發(fā)事件的應(yīng)急預案及處理：1運動員與工作人員、志愿者發(fā)生沖突應(yīng)急預案事件名稱運動員與工作人員、志愿者發(fā)生沖突上報流程運動隊服務(wù)主管-綜合事務(wù)經(jīng)理-競賽主任場館運行中心事件等級一級場景描述運動員功能區(qū)，運動員與前來索要簽名的工作人員、志愿者發(fā)生沖突.情景假設(shè)運動員功能區(qū)，運動員與前來索要簽名的工作人員、志愿者發(fā)生沖突。運動隊服務(wù)主管及時向上級主管匯報，競賽主任報場館運行指揮中心并聯(lián)系安保部門進行處理。預案依據(jù)依據(jù)單項體育組織項目規(guī)則與處理慣例應(yīng)對預案應(yīng)對步驟主責單位配合單位資源需求運動員服務(wù)主管迅速控制局面，了解情況查明原因，立即報告綜合事務(wù)經(jīng)理，如事態(tài)嚴重，通過競賽主任請安保部門介入以便控制事態(tài)發(fā)展。運動隊安保競賽運動隊場館通訊中心如有人員受傷，運動員服務(wù)主管立即通知醫(yī)療團隊對有關(guān)人員進行救治。競賽醫(yī)療衛(wèi)生場館通訊中心醫(yī)療衛(wèi)生口現(xiàn)場處理后決定是否送往醫(yī)院。如需要送往醫(yī)院，由醫(yī)療衛(wèi)生口派救護車直接送往指定醫(yī)院，如需要送回駐地，由交通派車送回亞運村醫(yī)療衛(wèi)生交通交通場館通訊中心醫(yī)療衛(wèi)生準備救護車，交通準備車輛安?，F(xiàn)場處理安保競賽運動隊運動隊服務(wù)主管與運動隊及時進行溝通，通告處理步驟，安撫運動隊情緒，向觀眾做必要的說明。競賽運動隊體育展示運動隊服務(wù)主管為運動員準備點心和飲用水。競賽主任將有關(guān)情況報告組委會競賽指揮中心和場館主任。競賽場館運行中心、場館通訊中心2.志愿者在開賽前未能按時到崗事件名稱競賽專業(yè)志愿者在開賽前未能按時到崗上報流程綜合事務(wù)經(jīng)理-競賽主任場館運行指揮中心事件等級一級場景描述競賽專業(yè)志愿者在比賽開始前，未能按時到崗情景假設(shè)志愿者因交通受阻，未能按時到達場館，經(jīng)聯(lián)系，到達時間無法確定預案依據(jù)志愿者工作程序應(yīng)對預案應(yīng)對步驟主責單位配合單位資源需求綜合事務(wù)經(jīng)理立即聯(lián)系館校對接的帶隊老師，確認其當時位置和預計到達時間，同時將情況通報技術(shù)運行經(jīng)理，并通告競賽業(yè)務(wù)口各主管。競賽館校對接院校、志愿者服務(wù)綜合事務(wù)經(jīng)理緊急聯(lián)絡(luò)志愿者服務(wù)經(jīng)理，請求增援。競賽志愿者服務(wù)綜合事務(wù)經(jīng)理立即將情況上報競賽主任、場館主任。競賽志愿者服務(wù)志愿者服務(wù)經(jīng)理緊急抽調(diào)其他未當班的同崗位類志愿者。志愿者服務(wù)競賽在競賽專業(yè)志愿者還未到達場館時，緊急抽調(diào)場館其他業(yè)務(wù)口的志愿者臨時代班，競賽各業(yè)務(wù)口的主管、助理親自到最重要的崗位代崗。志愿者服務(wù)競賽相關(guān)升級卡競賽專業(yè)志愿者到位后，志愿者服務(wù)經(jīng)理及時與綜合事務(wù)經(jīng)理做好交接工作，競賽專業(yè)志愿者立即上崗。志愿者服務(wù)競賽各業(yè)務(wù)口代崗志愿者回各自業(yè)務(wù)口，綜合事務(wù)經(jīng)理通告相關(guān)業(yè)務(wù)口經(jīng)理，告知其代崗志愿者已返回。競賽相關(guān)業(yè)務(wù)口競賽專業(yè)志愿者到達后，比賽場區(qū)主管立即報告綜合事務(wù)經(jīng)理，做好換班工作。競賽館校對接院校綜合事務(wù)經(jīng)理將事件處理情況報告競賽主任、場館主任。競賽場館運行中心競賽主任將有關(guān)情況報告組委會競賽指揮中心。競賽場館運行中心3.場地、器材損毀或故障應(yīng)對預案事件名稱比賽期間場地、器材損毀或故障上報流程比賽器材主管-技術(shù)運行經(jīng)理-競賽主任-裁判長-場館主任-競賽指揮中心事件等級二級場景描述比賽期間場地、器材損毀或故障，影響了比賽的正常進行情景假設(shè)運動員入場后，裁判員發(fā)現(xiàn)比賽場地或器材出現(xiàn)損毀或故障，如不及時排除故障，將會影響比賽的順利進行。預案依據(jù)依據(jù)單項體育組織的有關(guān)規(guī)則及工作程序應(yīng)對預案應(yīng)對步驟主責單位配合單位資源需求比賽器材主管立即報告技術(shù)運行經(jīng)理。并準備啟動備用的場地或器材。競賽物流與此同時，比賽器材主管立即報告競賽主任，同時通知物流人員馬上準備好備用器材。競賽物流由裁判長決定是否啟用備用器材，并及時將情況報技術(shù)代表。單項體育組織競賽如需要更換器材，由技術(shù)代表聯(lián)系競賽主任，再由競賽主任通知比賽器材主管及時進行更換。單項體育組織競賽物流相關(guān)人員升級卡由技術(shù)代表決定比賽是否繼續(xù)進行，并及時通報裁判長和競賽主任。單項體育組織競賽競賽主任將有關(guān)情況報告組委會競賽指揮中心競賽場館運行中心4. 競賽集群電話突然中斷應(yīng)急預案事件名稱競賽集群電話突然中斷，比賽調(diào)度失控。上報流程FOP主管-技術(shù)運行經(jīng)理-競賽主任-信息技術(shù)經(jīng)理。 如比賽推遲，需通報競賽指揮中心事件等級二級場景描述比賽期間，競賽集群電話中斷，導致比賽調(diào)度失控。情景假設(shè)比賽時，競賽集群電話中斷，比賽各部門失去聯(lián)系，不得不暫時中斷比賽。預案依據(jù)依據(jù)單項體育組織有關(guān)規(guī)則及工作程序應(yīng)對預案應(yīng)對步驟主責單位配合單位資源需求FOP主管立即向技術(shù)運行經(jīng)理報告，比賽場區(qū)與檢錄，體育展示，起、終點失去聯(lián)系。技術(shù)運行經(jīng)理隨即用手機通報信息技術(shù)業(yè)務(wù)口經(jīng)理和場館通訊中心負責人。啟動有關(guān)預案工作。競賽技術(shù)信息、場館通訊中心競賽主任立即向技術(shù)代表和場館主任報告因集群電話中斷，比賽有可能暫時中斷。競賽場館運行中心綜合事務(wù)經(jīng)理立即到達場館通訊指揮中心，了解事故原因，了解恢復時間。競賽單項體育組織如影響到比賽進程，由技術(shù)代表和裁判長協(xié)商后決定比賽是否繼續(xù)進行，并通報競賽主任。單項體育組織競賽競賽主任將有關(guān)情況報告組委會競賽指揮中心競賽場館運行中心總結(jié)：對于出現(xiàn)的突發(fā)事件，除做好相應(yīng)職責內(nèi)的工作外，還要協(xié)助綜合事務(wù)經(jīng)理和競賽主任助理做事件處理的報告和文件等工作。