物業(yè)公司工程部工作手冊檔案管理實施細則版 次01共8頁第8頁1 目的為了加強工程檔案的科學(xué)管理，有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、北京市檔案管理條例和建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范等檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，特制訂本實施細則。2 范圍本實施細則所指的檔案是指工程部以及公司其他部門在工程施工管理和工程維護維修等及相關(guān)各項活動中直接形成或收集的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。3 職責3.1 公司設(shè)一名檔案管理員，各項目公司指定一名兼職檔案員（一般由資料員兼任），組成工程部檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各專業(yè)人員、項目公司應(yīng)將應(yīng)歸檔的文件資料及時向檔案管理員移交，任何人都不得據(jù)為己有。3.2 部門領(lǐng)導(dǎo)職責3.2.1宣傳、貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策，對本部門的檔案管理工作全面負責。3.2.2起草制訂本單位檔案工作的規(guī)劃、計劃和制度，把檔案工作列入年度工作計劃或目標管理中，做到制度健全，執(zhí)行有效。3.2.3協(xié)助、檢查各專業(yè)、項目公司文件資料的積累和歸檔工作，并對專（兼）職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促。3.2.4關(guān)心檔案人員，有計劃地安排業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，確保檔案人員的工作待遇。3.2.5對在檔案管工作中做出貢獻的人員，予以表揚和獎勵。3.2.6督促檔案部門實施目標或計劃，提高本單位的檔案管理水平。關(guān)心和協(xié)調(diào)檔案管理工作，切實解決檔案工作中的各種困難和問題。3.3檔案管理員職責3.3.1認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法和北京市檔案管理條例，嚴格遵守檔案管理制度，刻苦學(xué)習專業(yè)知識，不斷提高檔案工作業(yè)務(wù)水平。3.3.2熟悉本公司各職能部門的業(yè)務(wù)范圍，指導(dǎo)兼職檔案員做好檔案資料的積累、整理、立卷歸檔工作。3.3.3接收上級來文和各專業(yè)人員、各項目公司形成的檔案資料，并進行收集、分類、整理、編目、登記、統(tǒng)計等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作并加以妥善保管。3.3.4編制必要的檢索工具和參考資料，積極熱情主動地開展利用服務(wù)工作。3.3.5按規(guī)定向城建檔案館移交有關(guān)檔案。3.3.6遵守保密制度，不擅自擴大檔案利用范圍，不泄漏檔案的保密內(nèi)容，確保檔案的安全。3.3.7對到期檔案的鑒定、銷毀工作。3.4兼職檔案員職責3.4.1負責本項目公司檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受檔案管理員的指導(dǎo)。3.4.2按照檔案歸檔范圍，認真做好本部門檔案資料的收集、整理、立卷工作，及時向檔案管理員移交。3.4.3督促本項目公司同志遵守工程部檔案管理的有關(guān)制度，做好檔案利用效果的收集工作。3.4.4認真學(xué)習檔案管理知識，提高檔案管理水平。3.4.5協(xié)助檔案管理員做好各項突擊性工作。4 工作程序4.1文件資料的歸檔4.1.1各專業(yè)人員、項目公司要按照歸檔范圍及歸檔要求認真清理自身工作中形成的應(yīng)歸檔資料，及時向檔案管理員移交歸檔。4.1.2外出開會或技術(shù)考察等活動中形成的資料和收集到的上級來文要及時交檔案管理員登記存檔。4.1.3文件資料歸檔范圍及檔案保管期限表（見附件表一）4.1.4歸檔時間4.1.4.1工程部和各專業(yè)人員、項目公司在行政管理中形成的資料應(yīng)在發(fā)放日起一周內(nèi)歸檔。4.1.4.2工程施工的技術(shù)文件資料，待工程竣工驗收后一個月內(nèi)整理歸檔，如遇特殊情況，歸檔時間可酌情延長。4.1.4.3設(shè)備技術(shù)文件資料，待設(shè)備安裝調(diào)試結(jié)束后一星期內(nèi)歸檔。4.1.4.4上級來文在相關(guān)人員閱讀后三天內(nèi)移交檔案管理員。4.1.4.5特殊載體檔案應(yīng)隨時歸檔。4.1.5歸檔份數(shù)凡是歸檔的資料一般為一份，重要的和使用頻繁的根據(jù)需要和可能應(yīng)適當增加份數(shù)。4.1.6歸檔要求4.1.6.1歸檔的文件資料必須齊全、完整，能準確地反應(yīng)各項活動真實面貌和歷史過程。4.1.6.2歸檔的文件資料必須線條、字跡清楚，圖樣清晰、簽署完備。4.1.6.3本單位形成的資料必須是原件，文件底稿必須用碳素或藍黑墨水書寫或為打印文件。4.1.6.4歸檔的文件資料應(yīng)按照檔案形成的特點和規(guī)律，加以系統(tǒng)整理。4.1.6.5所有的竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章上的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全。4.1.7歸檔手續(xù)歸檔的資料應(yīng)編制移交目錄，交接雙方根據(jù)目錄清點核對后簽字，以備存查。4.2歸檔的管理4.2.1帶軟件的新購設(shè)備開箱時，負責開箱人員通知檔案員參加開箱，以便清理核對登記隨機軟件。4.2.2工程項目竣工驗收前，項目負責人員應(yīng)通知檔案人員對工程項目的歸檔資料進行檢查驗收，確保歸檔資料的完整、齊全、準確、與工程實際相符合。4.2.3檔案的整理檔案管理員應(yīng)將接收到的檔案資料進行科學(xué)的分類、整理、編目、登記。4.2.4檔案的保管檔案管理員要嚴格執(zhí)行本實施細則，管好所藏檔案，要定期檢查檔案保管情況，作好詳細記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管經(jīng)理匯報，并及時采取措施，保護檔案的安全。4.2.5檔案的保密檔案管理員要嚴格遵守檔案保密制度，保護本公司檔案機密，做到不失密不泄密。4.2.6檔案的統(tǒng)計檔案管理員要根據(jù)檔案統(tǒng)計工作的要求建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，及時準確地統(tǒng)計檔案工作各項數(shù)據(jù)，并按照上級主管機關(guān)及檔案行政管理部門的要求填報檔案工作情況統(tǒng)計報表。4.2.7檔案的利用4.2.7.1檔案管理員應(yīng)建立健全各類檔案案卷目錄，并根據(jù)檔案利用的需要編寫專題索引和匯編檔案參考資料。4.2.7.2檔案管理員要熟悉公司所藏檔案，積極熱情地接待利用者，迅速準確地調(diào)出所需案卷。4.2.7.3利用者和提供利用者都要嚴格執(zhí)行檔案利用的有關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全。4.2.8檔案的移交4.2.8.1按規(guī)定應(yīng)向上級檔案館移交的檔案，檔案管理員要按要求做好業(yè)務(wù)準備，并及時辦理移交。4.2.8.2公司檔案管理員人員調(diào)動工作時，要辦理移交手續(xù)后方能離開崗位。4.2.9檔案庫房管理制度4.2.9.1非檔案管理員未經(jīng)許可不得進入庫房。4.2.9.2檔案管理員要做好庫內(nèi)溫濕度測試記載，發(fā)現(xiàn)問題要采取措施，確保庫內(nèi)溫濕度適宜。4.2.9.3庫內(nèi)嚴禁帶入火種和易燃易爆物品。下班或休息期間要切斷庫內(nèi)電源。4.2.9.4 庫內(nèi)保持整潔，不放雜物，嚴禁將蟲蛀資料帶入庫房。4.2.9.5定期檢查七防（防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物和污染物）措施，如有問題及時處理，并報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。4.2.9.6定期進行庫藏檔案檢查、清理核對，做到帳物相符。4.2.9.7檔案箱柜排放有序，案卷排列科學(xué)合理，層次清楚。4.2.9.8當不具備建立檔案庫房條件時，可簡化管理要求。4.2.10檔案保密制度4.2.10.1保守機密是關(guān)系到黨和國家的一件大事，做好保密工作是每個公民的職責。4.2.10.2保密工作貫徹預(yù)防為主的原則，要提高警惕，杜絕各種泄密、竊密現(xiàn)象。4.2.10.3凡涉及到本單位各類計劃（長遠規(guī)劃），各類需要保密的會議，有關(guān)經(jīng)濟問題的調(diào)查，重大事故的情況以及不宜公開的檢舉揭發(fā)信，職工處分資料等均屬保密內(nèi)容。4.2.10.4檔案管理人員要嚴格執(zhí)行保密條件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自向外單位提供檔案。4.2.10.5檔案管理員工作人員不在公共場所談?wù)摫Ｃ芪募膬?nèi)容。4.2.10.6對違反保密規(guī)定，泄漏秘密的要酌情給予行政處分或依法追究刑事責任。4.2.11檔案利用制度4.2.11.1凡本單位人員因工作需要均可利用本單位檔案，外單位人員須憑單位介紹信并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，然后限在檔案管理員內(nèi)查閱，不得外借。4.2.11.2凡利用檔案須自覺辦理登記手續(xù)，借閱時間不得超過一星期，如要繼續(xù)借閱，須辦續(xù)借手續(xù)。4.2.11.3復(fù)制檔案須經(jīng)檔案員和部門領(lǐng)導(dǎo)同意。4.2.11.4利用者不得在卷內(nèi)文件資料上涂改、劃圈、污損、撕頁或私自拆卷，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)輕重給予處分。4.2.11.5各部門應(yīng)將利用效益，及時填表報檔案部門匯總。4.2.11.6檔案管理員人員要熱愛本職工作，鉆研業(yè)務(wù)，熟悉檔案，積極主動地開發(fā)、利用檔案信息資源。4.2.12檔案的鑒定、銷毀制度4.2.12.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責。鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成。檔案員對到期檔案提出鑒定計劃，首先由業(yè)務(wù)部門鑒定人員提出鑒定意見，由鑒定小組討論決定。4.2.12.2檔案鑒定采用直接鑒定法，即逐卷逐件進行鑒定。鑒定人員必須以辨證唯物主義為指導(dǎo)，從全面、歷史、發(fā)展的觀點來確定檔案的價值，決定檔案的存毀。4.2.12.3對經(jīng)鑒定小組鑒定，確定已失去保存價值的檔案，鑒定小組要造具清冊，并寫出銷毀報告。4.2.12.4銷毀工作由檔案管理員負責，但必須與保密或保衛(wèi)部門聯(lián)系，由專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊連同鑒定報告等一起存檔備查。4.2.12.5經(jīng)銷毀或改變保管期限的案卷，檔案人員要在案卷目錄和相應(yīng)的案卷上注明。4.3附則4.3.1本細則不完善之處可能照中華人民共和國檔案法、北京市省檔案管理條例和建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范執(zhí)行。4.3.2本細則與國家相關(guān)法律法規(guī)有沖突時，按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。5 相關(guān)文件5.1中華人民共和國檔案法5.2北京市檔案管理條例5.3建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范6 質(zhì)量記錄6.1 檔案工作統(tǒng)計臺帳編 制審 核批 準日 期日 期日 期附件一：文件資料歸檔范圍及檔案保管期限表序號歸檔文件保存單位和期限公司工程部項目公司施工文件1施工承包合同（協(xié)議、責任書）長期長期施工圖長期施工預(yù)算書短期合同評審記錄短期施工組織設(shè)計（施工方案）長期短期質(zhì)量計劃短期圖紙會審永久長期技術(shù)交底短期長期工序卡短期進度計劃短期設(shè)計變更永久長期工程洽商永久長期考勤表短期文件收發(fā)記錄短期質(zhì)量信息匯報單短期施工日志長期設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書長期短期設(shè)備裝箱單、商檢證明、說明書、開箱報告長期短期設(shè)備安裝記錄長期長期設(shè)備運行記錄長期長期設(shè)備明細表長期長期預(yù)檢記錄短期短期隱蔽工程檢查記錄長期長期管道強度、嚴密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、閥門等試驗記錄長期長期系統(tǒng)調(diào)試、試運行記錄長期長期質(zhì)量事故處理記錄永久長期檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期分部（子分部）質(zhì)量難收記錄永久長期竣工圖永久長期竣工決算書短期單項工程質(zhì)量驗收報告長期單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄永久長期竣工驗收證明書永久長期竣工驗收報告永久長期工程質(zhì)量保修書永久長期以上未注明的工程驗收資料永久長期工程預(yù)算與實際成本對照表短期工程項目總結(jié)報告短期工程竣工決算審核意見書長期短期其它文件質(zhì)量手冊長期程序文件長期工程部工作手冊部門其它管理制度長期部門編制的技術(shù)文件長期與工程有關(guān)的法律法規(guī)文件長期與工程有關(guān)的技術(shù)資料永久直屬上級機關(guān)頒發(fā)的，屬本部門主管業(yè)務(wù)的和非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本部門主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要文件資料永久直屬上級機關(guān)頒發(fā)的，屬本部門主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件資料 長期工程部例會記要短期報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像資料永久本部門年度和年度以上的、重要的專題報告和工作總結(jié)長期年度和年度以上的計劃、規(guī)劃永久季度的、月份的計劃、規(guī)劃短期季度、月份的統(tǒng)計報表短期培訓(xùn)記錄長期本公司關(guān)于重大的生產(chǎn)、傷亡事故的處理報告、結(jié)論 永久購買設(shè)備、儀器和價格大的辦公用品的申請及批復(fù)長期購買設(shè)備儀器的合同或協(xié)議長期申請資金和外匯的報告及批復(fù)長期設(shè)備儀器開箱驗收檢驗記錄長期隨機全套技術(shù)文件（包括原文和譯文）長期設(shè)備儀器安裝、調(diào)試、試車記錄、竣工圖樣、檢測驗收報告長期設(shè)備操作及安全技術(shù)、維修保養(yǎng)規(guī)程長期設(shè)備運行記錄長期設(shè)備儀器大修計劃、修改記錄及修改通知單長期設(shè)備儀器重大事故調(diào)查、分析及處理長期設(shè)備儀器技術(shù)、質(zhì)量上的異議和處理結(jié)果方面的資料長期設(shè)備儀器申請報廢、批復(fù)、報廢鑒定及處理結(jié)果長期