試卷代號(hào)：2 1 80辦公室管理模擬試卷此試卷為中央電大往年的舊試卷，提供此模擬題僅為大家熟悉題型之用，僅此而已，與本次期末考試無任何直接關(guān)系 一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)1辦公室布置要注意( D )。 A上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放 B一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置 C打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D各種溝通、保密2傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的( B ) A發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C不宜發(fā)送禮儀性文本 D不宜發(fā)送私人、保密文本3在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)? C )。 A協(xié)助簽到 B分發(fā)資料 C作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話 D暫時(shí)保管與會(huì)者的物品4以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的( B )。 A保留一張購貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾 B讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D用庫存一覽表來儲(chǔ)備辦公用品5以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的( B )。 A沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作 B文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 C上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來后到順序進(jìn)行 D上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施6文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)? A )。 A最好到價(jià)格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要 B作出預(yù)算，按月或季度預(yù)計(jì)辦公室的開銷來控制開支 C采購大量物品時(shí)可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品 D限制不必要的長途電話，輕易不要選擇快遞服務(wù)7文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的( B ) A善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己 C配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任8以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的( A )。 A審查功能 B保密功能 C歡迎詞播放功能 D報(bào)數(shù)功能9以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中；哪一項(xiàng)是正確的( D )。 A用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 (2El內(nèi)含有食物與人說話 D吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免( D ) A上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上 B如果表上的空白處太少，可以使用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)單符號(hào) C制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄二、判斷題(正確打“"，錯(cuò)誤打“"o每小題1分，共10分) 1文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹 ( ) 2如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。 ( ) 3如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。 ( ) 4文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔"，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 ( ) 5要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。 ( ) 6如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。 ( ) 7宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。 ( ) 8如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。 ( ) 9假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。 ( ) 10為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。 ( )三、簡(jiǎn)答題(每小題10分共20分)1文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸； (2)參謀作用； 補(bǔ)缺作用； 增進(jìn)關(guān)系作用； 方法和要求：（1）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (2)適時(shí)。考慮時(shí)機(jī)； (3)適地?？磮?chǎng)合； (4)適度。要注意掌握分寸。2什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”； 特征:(1)按問題特征立卷； (2按作者特征立卷； (3)按文種特征立卷； (4)按時(shí)間特征立卷； (5)按地區(qū)特征立卷； (6)按通訊者特征立卷； (7)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。 四、設(shè)計(jì)題(每小題10分。共20分) 1麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)? 2科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。 1(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、L人為宜； (3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄； (5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； (6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短； (7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。， 2答案： (1)會(huì)議成本=23(G+S)Tn+后勤開支=6(G+S)Tn+后勤開支 (3分) (2)G-參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400308) (1分)(3)S參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為25元。(600308) (1分)(4)T參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(1分)(5)n參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(1分)(6)后勤開支等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+1050) (1分) (7)會(huì)議成本一6(10+25)550+800 =18750一-800 =19550(元) 五、案例分析題(每小題20分，共40分) 1某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。 小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。 2東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。 正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!” 小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?" 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?1答案 (1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧，辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽； (3)對(duì)提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司； (4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷； (5)對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策； (6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。 2答案： (1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求； (2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象； (3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜； (4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利； (5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。