工程項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)2.5.1 組織協(xié)調(diào)的概念項(xiàng)目在運(yùn)行的過程中會(huì)涉及很多方面的關(guān)系，為了處理好這些關(guān)系，保證實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，就需要協(xié)調(diào)。所謂協(xié)調(diào)，就是以一定的組織形式、手段和方法，對(duì)項(xiàng)目中產(chǎn)生的不暢關(guān)系進(jìn)行疏通，對(duì)產(chǎn)生的干擾和障礙予以排除的活動(dòng)。協(xié)調(diào)的目的是力求得到各方面協(xié)助，促使各方協(xié)同一致，齊心協(xié)力，以實(shí)現(xiàn)自己的預(yù)定目標(biāo)。項(xiàng)目的協(xié)調(diào)其實(shí)就是一種溝通，溝通提供了一個(gè)重要的在人、思想和信息之間的聯(lián)絡(luò)方式。項(xiàng)目溝通管理確保通過正式的結(jié)構(gòu)和步驟，及時(shí)和適當(dāng)?shù)貙?duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行收集、分發(fā)、儲(chǔ)存和處理，并對(duì)非正式的溝通網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的控制，以利于項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目系統(tǒng)是一個(gè)由人員、物質(zhì)、信息等構(gòu)成的人為組織系統(tǒng)，是由若干相互聯(lián)系而又相互制約的要素有組織、有秩序地組成的具有特定功能和目標(biāo)的統(tǒng)一體。項(xiàng)目的協(xié)調(diào)關(guān)系一般可以分為三大類：一是“人員/人員界面”；二是“系統(tǒng)/系統(tǒng)界面”；三是“系統(tǒng)/環(huán)境界面”。首先，項(xiàng)目組織是人的組織，是各類人員組成的。人的差別是客觀存在的，由于每個(gè)人的經(jīng)歷、心理、性格、習(xí)慣、能力、任務(wù)和作用不同，在一起工作，必定存在潛在的人員矛盾或危機(jī)。這種人和人之間的間隔，就是所謂的“人員/人員界面”。如果把項(xiàng)目系統(tǒng)看作是一個(gè)大系統(tǒng)，則可以認(rèn)為它實(shí)際上是由若干個(gè)子系統(tǒng)組成的一個(gè)完整體系。各個(gè)子系統(tǒng)的功能不同，目標(biāo)不同，內(nèi)部工作人員的利益不同，容易產(chǎn)生各自為政的趨勢和相互推透的現(xiàn)象。這種子系統(tǒng)和子系統(tǒng)之間的間隔，就是所謂的“系統(tǒng)/系統(tǒng)界面”。項(xiàng)目系統(tǒng)在運(yùn)作過程中，必須和周圍的環(huán)境相適應(yīng)。所以項(xiàng)目系統(tǒng)必然是一個(gè)開放的系統(tǒng)。它能主動(dòng)地向外部世界取得必要的能量、物質(zhì)和信息。在這個(gè)過程中，存在許多障礙和阻力。這種系統(tǒng)與環(huán)境之間的間隔，就是所謂的“系統(tǒng)/環(huán)境界面”。工程項(xiàng)目建設(shè)協(xié)調(diào)管理就是在“人員/人員界面”、“系統(tǒng)/系統(tǒng)界面”和“系統(tǒng)/環(huán)境界面”之間，對(duì)所有的活動(dòng)及力量進(jìn)行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合和調(diào)和的工作。由動(dòng)態(tài)相關(guān)性原理可知，總體的作用規(guī)模要比各子系統(tǒng)的作用規(guī)模之和大，因而要把系統(tǒng)作為一個(gè)整體來研究和處埋，為了順利實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)目標(biāo)，必須重視協(xié)調(diào)管理，發(fā)揮系統(tǒng)整體功能。要保證項(xiàng)目的各參與方圍繞項(xiàng)目開展工作，組織協(xié)調(diào)很重要，只有通過積極的組織協(xié)調(diào)才能使項(xiàng)目目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。2.5.2 組織協(xié)調(diào)的范圍和層次一般認(rèn)為，協(xié)調(diào)的范圍可以分為系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和對(duì)系統(tǒng)的外層協(xié)調(diào)。系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)包括項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部協(xié)調(diào)、項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)的協(xié)調(diào)以及項(xiàng)目經(jīng)理部與作業(yè)層的協(xié)調(diào)。從項(xiàng)目組織與外部世界的聯(lián)系程度看，工程項(xiàng)目外層協(xié)調(diào)又可以分為近外層協(xié)調(diào)和遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)。近外層和遠(yuǎn)外層的主要區(qū)別是，工程項(xiàng)目與近外層關(guān)聯(lián)單位一般有合同關(guān)系，包括直接的和間接的合同關(guān)系，如與業(yè)主、監(jiān)理人、設(shè)計(jì)單位、供貨商、分包商和保險(xiǎn)人等的關(guān)系；和遠(yuǎn)外層關(guān)聯(lián)單位一般沒有合同關(guān)系，但卻有著法律、法規(guī)和社會(huì)公德等約束的關(guān)系，如與政府、項(xiàng)目周邊居民社區(qū)組織、環(huán)保、交通、環(huán)衛(wèi)、綠化、文物、消防和公安等單位的關(guān)系。2.5.3 項(xiàng)目組織內(nèi)部協(xié)調(diào)項(xiàng)目組織內(nèi)部協(xié)調(diào)包括人際關(guān)系、組織關(guān)系的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目組織內(nèi)部人際關(guān)系指項(xiàng)目經(jīng)理部各成員之間項(xiàng)目經(jīng)理部成員與下屬班組之間、班組相互之間的人員工作關(guān)系的總稱。內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)主要是通過各種交流、活動(dòng)，增進(jìn)相互之間的了解和親和力，促進(jìn)相互之間的工作支持，另外還可以通過調(diào)解、互諒互讓來緩和工作之間的利益沖突，化解矛盾、增強(qiáng)責(zé)任感，提高工作效率。協(xié)調(diào)這些關(guān)系主要靠執(zhí)行制度，堅(jiān)持民主集中制，做好思想政治工作，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的積極性。要用人所長，責(zé)任分明、實(shí)事求是地對(duì)每個(gè)人的效績進(jìn)行評(píng)價(jià)和激勵(lì)。在調(diào)解人與人之間矛盾時(shí)要注意方式方法。組織關(guān)系協(xié)調(diào)是指項(xiàng)目組織內(nèi)部各部門之間工作關(guān)系的協(xié)調(diào)，如項(xiàng)目組織內(nèi)部的崗位、職能和制度的設(shè)置等，具體包括各部門之間的合理分工和有效協(xié)作。分工和協(xié)作同等重要，合理的分工能保證任務(wù)之間平衡匹配，有效協(xié)作既避免了相互之間利益分割，又提高了工作效率。項(xiàng)目中的組織形成系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部各組織部分構(gòu)成一定的分工協(xié)作和信息溝通關(guān)系。組織關(guān)系協(xié)調(diào)，可以使組織運(yùn)轉(zhuǎn)正常，發(fā)揮組織力的作用，組織關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)注意以下幾個(gè)原則：一是要明確每個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)；二是設(shè)置組織機(jī)構(gòu)要以職能劃分為基礎(chǔ)；三要通過制度明確各機(jī)構(gòu)在工作中的相互關(guān)系；四要建立信息溝通制度，制定工作流程圖；五要根據(jù)矛盾沖突的具體情況及時(shí)靈活地加以解決。2.5.4 項(xiàng)目近外層協(xié)調(diào)近外層協(xié)調(diào)包括與業(yè)主、監(jiān)理人、設(shè)計(jì)單位、供貨商、分包商和保險(xiǎn)人等的關(guān)系協(xié)調(diào)，項(xiàng)目與近外層關(guān)聯(lián)單位一般有合同關(guān)系，包括直接的和間接的合同關(guān)系。工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中，與近外層關(guān)聯(lián)單位的聯(lián)系相當(dāng)密切，大量的工作需要互相支持和協(xié)調(diào)配合，能否如期實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，關(guān)鍵就在于近外層協(xié)調(diào)工作做得好不好，可以說，近外層協(xié)調(diào)是所有協(xié)調(diào)工作中的重中之重.要做好近外層協(xié)調(diào)工作，必須做好以下四個(gè)方面的工作。(1)首先要理解項(xiàng)目總目標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理要理解項(xiàng)目總目標(biāo)、理解建設(shè)單位的意圖。對(duì)于未能參加項(xiàng)目決策過程的項(xiàng)目經(jīng)理，必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因和出發(fā)點(diǎn)，了解決策背景，否則可能對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的理解，會(huì)給他的工作造成很大的困難，所以，必須花大力氣來研究建設(shè)單位，研究項(xiàng)目目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，再對(duì)總目標(biāo)進(jìn)行分解，對(duì)其他近外層關(guān)聯(lián)單位的目標(biāo)也要做到心中有數(shù)。分解可以按空間進(jìn)行，也可以按時(shí)間進(jìn)行。只有正確理解了項(xiàng)目目標(biāo)，才能掌握協(xié)調(diào)工作的主動(dòng)權(quán)，做到有的放矢。(2)以合同為基礎(chǔ)，明確各關(guān)聯(lián)單位的權(quán)利和義務(wù)，平等地進(jìn)行協(xié)調(diào)。工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中，合同是所有關(guān)聯(lián)單位的最高行為準(zhǔn)則和規(guī)范。合同規(guī)定了相關(guān)工程參與單位的權(quán)利和義務(wù)，所以必須有牢固的合同觀念，要清楚哪些工作是什么單位做的，什么時(shí)候完成，要達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)。如果出現(xiàn)問題，是哪個(gè)單位的責(zé)任；同時(shí)，對(duì)屬于自己要完成的工作也要做好，也要清楚自己的義務(wù)。只有這樣，才不會(huì)在工作中失誤，給自己工作造成被動(dòng)，協(xié)調(diào)工作才能做好。(3)尊重各相關(guān)聯(lián)單位。近外層相關(guān)聯(lián)單位在一起參與項(xiàng)目工程，說到底最終目標(biāo)還是一致的，就是完成項(xiàng)目的總目標(biāo)。因而，在工程實(shí)施的過程中，出現(xiàn)問題、糾紛時(shí)一定要本著互相尊重的態(tài)度進(jìn)行處理，千萬不要可能在某些方面處于有利位置時(shí)對(duì)其他單位或其他個(gè)人盛氣凌人。比如說對(duì)于建設(shè)單位，盡管有預(yù)定的目標(biāo)，但項(xiàng)目實(shí)施必須執(zhí)行建設(shè)單位的指令，使建設(shè)單位滿意，對(duì)建設(shè)單位提出的某些不適當(dāng)?shù)囊?，只要不屬于原則問題，都可先行進(jìn)行，然后利用適當(dāng)時(shí)機(jī)，采取適當(dāng)方式加以說明或解釋；對(duì)于原則性問題，可采取書面報(bào)告等方式說明原委，盡量避免發(fā)生誤解，以使項(xiàng)目順利進(jìn)行；又比如說對(duì)于設(shè)計(jì)單位，設(shè)計(jì)單位為工程項(xiàng)目建設(shè)提供圖紙，以及修改設(shè)計(jì)等工作，是工程項(xiàng)目主要相關(guān)聯(lián)單位之一。協(xié)調(diào)的過程中，一定要尊重設(shè)計(jì)單位的意見，例如主動(dòng)組織設(shè)計(jì)單位介紹工程概況、設(shè)計(jì)意圖、技術(shù)要求和施工難點(diǎn)等；在圖紙會(huì)審時(shí)請?jiān)O(shè)計(jì)單位交底，明確技術(shù)要求，把標(biāo)準(zhǔn)過高、設(shè)計(jì)遺漏、圖紙差錯(cuò)等問題解決在施工之前；施工階段，嚴(yán)格按圖施工；結(jié)構(gòu)工程驗(yàn)收、專業(yè)工程驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收等工作，請?jiān)O(shè)計(jì)代表參加。若發(fā)生質(zhì)量事故，認(rèn)真聽取設(shè)計(jì)單位的處理意見；應(yīng)當(dāng)主動(dòng)向設(shè)計(jì)單位介紹工程進(jìn)展情況，施工中，發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)問題，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向設(shè)計(jì)單位提出，以免造成大的直接損失。(4)注重語言藝術(shù)和感情交流。協(xié)調(diào)不僅是方法問題、技術(shù)問題，更多的是語言藝術(shù)、感情交流。同樣的一句話，在不同的時(shí)間、地點(diǎn)，以不同的語氣、語速說出來，給當(dāng)事人的感覺大不一樣。所以，有時(shí)我們會(huì)看到，盡管協(xié)調(diào)意見是正確的，但由于表達(dá)方式不妥，反而會(huì)激化矛盾。而高超的協(xié)調(diào)技巧和能力則往往起到事半功倍的效果，令各方面都滿意。在協(xié)調(diào)的過程中，要多做換位思考，換個(gè)角度看問題，把自己放在對(duì)方的立場上來想，多做感情交流，在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，才能提高協(xié)調(diào)能力。2.5.5 項(xiàng)目遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)遠(yuǎn)外層與項(xiàng)目組織不存在合同關(guān)系，只是通過法律、法規(guī)和社會(huì)公德來進(jìn)行約束，這之間關(guān)系的處理主要以法律、法規(guī)和社會(huì)公德為準(zhǔn)繩，相互支持、密切配合、共同服務(wù)于項(xiàng)目目標(biāo)。在處理關(guān)系和解決矛盾過程中，應(yīng)充分發(fā)揮中介組織和社會(huì)管理機(jī)構(gòu)的作用。一個(gè)工程項(xiàng)目的開展還存在政府部門及其他單位的影響，如政府部門、金融組織、社會(huì)團(tuán)體、服務(wù)單位和新聞媒介等，對(duì)工程項(xiàng)目起著一定的或決定性的控制、監(jiān)督、支持和幫助作用，這層關(guān)系若協(xié)調(diào)不好，工程項(xiàng)目實(shí)施也可能會(huì)受到影響。比如說常見的施工噪音擾民的問題，如果和周邊居民協(xié)調(diào)不好，矛盾激化了會(huì)嚴(yán)重影響項(xiàng)目的正常實(shí)施。做好遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)工作主要是以相關(guān)的法律、法規(guī)和社會(huì)公德為基礎(chǔ)進(jìn)行協(xié)調(diào)。例如，項(xiàng)目部應(yīng)要求作業(yè)隊(duì)伍到建設(shè)行政主管部門辦理分包隊(duì)伍施工許可證；到勞動(dòng)管理部門辦理勞務(wù)人員就業(yè)證，辦理企業(yè)安全資格認(rèn)可證、安全施工許可證、項(xiàng)目經(jīng)理安全生產(chǎn)資格證等手續(xù)；項(xiàng)目部的安全保衛(wèi)部門應(yīng)辦理施工現(xiàn)場消防安全資格認(rèn)可證；到交管理部門辦理通行證，到當(dāng)?shù)貞艏芾聿块T辦理勞務(wù)人員暫住手續(xù)；項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)到當(dāng)?shù)爻鞘泄芾聿块T辦理街道臨建審批手續(xù)；項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)到當(dāng)?shù)卣|(zhì)量監(jiān)督管理部門辦理建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督通知單等手續(xù)；項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)配合環(huán)保部門做好施工現(xiàn)場的噪音檢測工作，及時(shí)報(bào)送有關(guān)廁所、化糞池、道路等的現(xiàn)場平面布置圖、管理措施及方案等。做好遠(yuǎn)外層的協(xié)調(diào)，爭取到相關(guān)部門和社團(tuán)組織的理解和支持，對(duì)于順利實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)是必須的。