禮儀/商務(wù)禮儀 商務(wù)活動中工作餐的注意要點(diǎn) 在日常生活里，人們經(jīng)常上會碰到這樣的情景：幾位衣著考究的商界人士，正坐在一某一家餐館里進(jìn)行會晤。他們面前的餐桌之上，菜肴與酒水往往并不一定非常豐盛，然而他們的神態(tài)卻極其嚴(yán)肅而認(rèn)真，并且津津有味地邊吃邊談。稍加注意一些的話，就會發(fā)現(xiàn)，此時此刻他們的的確確是“醉翁之意不在酒”，因?yàn)樗麄儗τ诮徽劦呐d致似乎是比對于進(jìn)餐的興致要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出許多。有人或許會產(chǎn)生疑問：他們又不是沒有自己的辦公室，干什么不老老實(shí)實(shí)地先吃好飯，然后再去辦公室里談?wù)?jīng)事呢？何必要多此一舉，一心二用呢？提出這類疑問的人恐怕不太了解，如上所述的那種商界人士的聚餐，其實(shí)并非為求裹腹而已，而是巧借用餐的形式所進(jìn)行的一種經(jīng)常性的商務(wù)活動。它的正式名稱，應(yīng)當(dāng)叫作工作餐。工作餐，在商界有時亦稱商務(wù)聚餐，或者餐會。它所指的是，在商務(wù)交往中具有業(yè)務(wù)關(guān)系的合作伙伴，為進(jìn)行接觸、保持聯(lián)系、交換信息或洽談生意，而假借用餐的形式所進(jìn)行的一種商務(wù)聚會。站在商務(wù)禮儀的角度來看，正規(guī)的工作餐既不同于正式的宴會，也不同于親友們的會餐。在一般情況下，工作餐通常具有下述六個方面的顯著特點(diǎn)。其一，它重在創(chuàng)造一種氛圍。同正式的宴會相比，工作餐所強(qiáng)調(diào)的不是形式與檔次，而有意在以餐會友，重在創(chuàng)造出一種有利于商務(wù)人員進(jìn)一步進(jìn)行接觸的輕松、愉快、和睦、融洽、友好的氛圍。其二，它具有某種實(shí)際目的。商務(wù)人員講究的是務(wù)實(shí)，工作餐自然也如此。同親友之間的會餐相比，工作餐并非無所事事，單純只是為了讓大家碰碰頭、談?wù)勑?、?lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)感情而已。其實(shí)，它是以另外一種形式所繼續(xù)進(jìn)行的商務(wù)活動，換言之，它只不過是一種權(quán)且以餐桌充當(dāng)會議桌或談判桌，改頭換面所進(jìn)行的非正式的商務(wù)會談而已。其三，它大都要求較小規(guī)模。就參加者的人數(shù)而言，工作餐通常與聲勢浩大的宴會或會餐難以比拭。因其重在處理實(shí)際問題，為了防止眾口難調(diào)，或是難以確保人人暢抒心曲，故此工作餐的實(shí)際參加人數(shù)往往較少。一般來說，工作餐大都不是多邊性聚會，而是以雙邊性聚會為主。它既要吧是兩個人之間的單獨(dú)約會，也可以是有關(guān)雙方各派幾名代表參加。但是，參加工作餐的總?cè)藬?shù)，以不超過十人為好。與事無關(guān)者、配偶、子女等等，均不宜到場。其四，它通常是在午間舉行。宴會與會餐，大都選定在晚上舉行，并且往往喜歡舉行于節(jié)假日或是周末。這是為了使參加者在時間上感到方便，同時也是一種社交慣例。如是，工作餐的時間選擇便與此不同。為了合理地利用時間，不影響參加者的工作，工作餐通常都被安排在工作日的午間，利用工作之間的間歇舉行。是故，它在歐美往往被叫作工作午餐，或是午餐會。應(yīng)當(dāng)說，將工作餐見縫插針地安排在工作日的午間舉行，這件事情本身就體現(xiàn)著商務(wù)人員講求辦事效率的務(wù)實(shí)精神。其五，它可以隨時隨地舉行。在舉行工作餐之前，主人不必向客人發(fā)出正式的請柬，客人也不必為此而提前向主人正式進(jìn)行答復(fù)。一般而言，只有賓主雙方感到有必要坐在一起交換一下彼此之間的看法，或是就某些問題進(jìn)行磋商，大家都可以隨時隨地舉行一次工作餐。時間不必早早商定，地點(diǎn)也可以臨時選擇。它可以由一方提議，也可以由雙方共同堅(jiān)定；可以提前若干天約好，也可以當(dāng)天臨時決定?？傊?，只有有關(guān)各方同意參加，工作餐即可舉行。其六，它由提議者出面作東。工作餐多在外面的營業(yè)性餐館里舉行，所以其作東者自有特殊之處。根據(jù)慣例，無論工作餐舉行于何處，哪一方首先提議舉行工作餐，即應(yīng)由哪一方出面作東。而東道主一方出席工作餐時的行政職務(wù)最高者，便是理所染色在的主人。以名義上的主人位高、事繁，無暇他顧，著手張羅工作餐的，多是其秘書或公關(guān)人員。要成功地籌辦一次工作餐，僅僅從理論上了解其上述主要特點(diǎn)，還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。除此之外，還須系統(tǒng)地掌握基本的工作餐禮儀。它所指的，主要是有關(guān)工作鈹?shù)亩Y儀規(guī)范。其主要之點(diǎn)包括工作鈹?shù)陌才?、工作餐的作東、工作餐的進(jìn)行，等等。下面，分別對其各作介紹。首先，是工作餐的安排。安排工作餐，此處主要是在工作餐進(jìn)行之前的有關(guān)準(zhǔn)備事項(xiàng)。這件事情，主要應(yīng)由東道主一方所負(fù)責(zé)。它主要分為目的、時間、地點(diǎn)三個具體問題。一目的。主動提議與他人一道共進(jìn)一次工作餐，提議者大都胸中有數(shù)，意欲借此機(jī)會來實(shí)現(xiàn)自己的某種目的。假如毫無任何目的性可言，那么工作餐便不成其為工作餐了。一般來說，利用工作餐這一極其靈活的商務(wù)活動的具體形式，商務(wù)人員可以會晤客戶，接觸同行，互通信息，共同協(xié)商，洽談生意。此外，也可以以之接待新朋友和面試應(yīng)聘者。然而有一點(diǎn)必須明確，那就是舉行一次工作餐，首先應(yīng)當(dāng)有要事要辦，要能夠解決實(shí)際問題，絕對不允許無的放矢，將其等同于吹牛、聊天、發(fā)牢騷的無所事事的“神仙會”，浪費(fèi)有關(guān)各方無比寶貴的時間。已經(jīng)明言，與有關(guān)人士一道共進(jìn)工作餐，其實(shí)只不過是暫時轉(zhuǎn)移一下工作的陣地罷了。舉行工作餐，主要是為了與有關(guān)人士就某些雙方共同感興趣的問題進(jìn)行一種非正式的會談。所以，在此之前，必須確定自己的目的，以便為其定下基調(diào)。此后所作的與一切，均應(yīng)與自己的目的密切相關(guān)。二是時間。舉行工作餐的具體時間，原則上應(yīng)當(dāng)由工作餐的參與者共同協(xié)商決定。有時，亦可由作東者首先提議，并且經(jīng)過參與者的同意。不管怎么說，它都應(yīng)當(dāng)既方便于眾人，又不至于耽誤正經(jīng)事。按照慣例，工作餐不應(yīng)當(dāng)被安排在節(jié)假日，而應(yīng)當(dāng)是在工作日舉行。舉行工作餐的最佳時間，通常被認(rèn)為是中午的十二點(diǎn)鐘或一點(diǎn)鐘左右。若無特殊情況，每次工作餐的進(jìn)行時間以一個小時左右為宜，至多也不應(yīng)當(dāng)超過兩個小時。當(dāng)然，若是屆時要事尚未談完，而大家一致同意，適當(dāng)?shù)匮娱L一些時間也未必不可。有些關(guān)系密切的商務(wù)伙伴，往往會以工作餐為形式進(jìn)行定期的接觸。也就是說，有關(guān)各方事先商定，每隔一定時間，如每周、每月、每季，在某一既定的時間舉行工作鈹，以便保持經(jīng)常性的接觸。三是地點(diǎn)。根據(jù)慣例，舉行工作餐的地點(diǎn)應(yīng)由主人選定，客人們則應(yīng)當(dāng)客隨主便。具體而言，舉行工作餐的地點(diǎn)可有多種多樣的選擇。飯莊、酒樓的雅座，賓館、俱樂部、康樂中心附設(shè)的餐廳，高檔的咖啡廳、快餐店，等等，都可予以考慮。不過從總體上講，先定工作餐的具體地點(diǎn)時，應(yīng)當(dāng)主要兼顧主人的主要目的與客人的實(shí)際情況。舉例來說，如果主人打算在共進(jìn)工作餐之際與客人初步敲定某一筆生意，那么最好將用鈹?shù)攸c(diǎn)選擇在寧靜、優(yōu)雅之處，使雙方免受外界干擾，專心致志地達(dá)成協(xié)議。若是一位男主人初次與一位僅有一面之交的女客戶共進(jìn)工作餐，前者所提議的用餐地點(diǎn)要是過于幽靜了，則未免會使雙方有所不便，甚至?xí)?dǎo)致后者的誤解。如果主人準(zhǔn)備借共進(jìn)工作餐之機(jī)同自己的老客戶互通一下情報(bào)，或者相互交流一下意見，那么將其安排在俱樂部、康樂中心所附設(shè)的餐廳里進(jìn)行，在大家好好玩過一番之后，再邊吃邊談，效果可能會更好一些。因?yàn)榇蠹沂抢吓笥蚜?，不必時時刻刻正襟危坐。再說，那里輕松而隨意的氣氛，也容易讓人松弛下來。可是，若是在此處利用共進(jìn)工作餐的機(jī)會面試一位應(yīng)聘者，則顯得有些不夠嚴(yán)肅了?？傊?，工作餐的用餐地點(diǎn)盡管應(yīng)由主人選定，但主人在作出具體的選擇時，還是有必要考慮一下客人的習(xí)慣與偏好，并給予適當(dāng)?shù)恼疹?。如果有必要，主人不妨同時向客人推薦幾種自己鐘意的地點(diǎn)，而請客人從中挑選?；蚴撬餍宰尶腿俗约禾岢鰩讉€地點(diǎn)，然后再由賓主雙方共同商定。一般來說，主人與某一方面的客人多次進(jìn)行工作餐時，尤可不必固定在某一地點(diǎn)。不過，若是舉行定期的工作餐的話，這么作則是允許的。其次，是工作餐的作東。作為主人，工作鈹?shù)淖鳀|者在舉行工作餐的時候，大致必須負(fù)責(zé)如下幾件事情，對此不聞不問，就是一種失職。第一，要負(fù)責(zé)通知客人。正式?jīng)Q定進(jìn)行工作餐之后，依照常規(guī)應(yīng)由主人負(fù)責(zé)將相關(guān)的時間、地點(diǎn)、人員、議題等等，通報(bào)給其他人員。對于重要的人士，尤須由主人親自相告。如果賓主雙方事先講好了要在某處共進(jìn)一次工作餐，那么主人在將一切具體事宜操辦完畢之后，仍須再一次地詳告于客人。僅僅告知對方具體的時間、地點(diǎn)，有時還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，作為主人，做東者還必須善解人意地同時將工作餐將在哪一個餐廳進(jìn)行、那一個餐廳的具體方位與主要特征、交通的大致路線、賓主雙方在何處會面等等，一并告之于對方。假定主人所邀請出席工作餐的人員之中，有個別人彼此之間尚未相識，那么在對對方進(jìn)行邀請或通知時，最好先打一個招呼，若無特殊原因，出席工作鈹?shù)娜藛T一經(jīng)確定，并正式進(jìn)行通知之后，不宜臨時再對其增加。萬一有必要增加，也要首先征得客人的同意。第二，要負(fù)責(zé)餐廳訂座。前往一些著名的餐館舉行工作餐，通常需要提前預(yù)訂座位。此事依例應(yīng)由主人負(fù)責(zé)。如果對此無知，而臨時貿(mào)然前往，不但有可能會排長隊(duì)，浪費(fèi)時間，而且還有可能根本沒有指望找到座位。前往餐館訂座，目前主要有下列五種方法。其一，是派遣專人前去訂座。其二，是撥打指定的電話號碼進(jìn)行訂座。其三，是利用傳真進(jìn)行訂座。其四，是利用電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訂座。其五，是使用餐館所發(fā)放的特惠卡或VIP卡進(jìn)行訂座。至于在上述五種方法之中具體采用哪一種為好，關(guān)鍵是要看何者有效。哪一種方法能夠確保自己預(yù)訂到理想的座位，就應(yīng)當(dāng)優(yōu)先對其加以采用。在訂座時，必須將自己的有關(guān)要求，例如：理想的位置、用餐的時間、大致的時間、到場的人數(shù)、特殊的要求、付費(fèi)的方式等等，同時告訴餐館的工作人員。有必要的話，還應(yīng)依照對方的要求，預(yù)付一定數(shù)額的押金。即使座位已經(jīng)先期訂妥，東道主一方亦須派人提前一些時間到達(dá)現(xiàn)場，以便落實(shí)一下預(yù)定的座位有無變故，免得屆時出現(xiàn)“座位危機(jī)”。第三，要負(fù)責(zé)迎候客人。商務(wù)禮儀規(guī)定，舉行工作餐時，作東者必須先于客人抵達(dá)用鈹?shù)攸c(diǎn)，以迎候客人們的到來。這是一種慣例，也是一種禮貌。在正常情況之下，作東者應(yīng)當(dāng)至少提前十分鐘抵達(dá)用餐地點(diǎn)。稍事休整之后，即應(yīng)在適當(dāng)之處恭迎客人們的到來。一般認(rèn)為，餐館的正門之外、預(yù)訂好的餐桌旁、餐館里的休息室，以及賓主雙方提前約好的會面地點(diǎn)，都是作東者迎賓的適當(dāng)之處。倘若賓主在此之前尚未謀面，則主人還可親自驅(qū)車前往迎接客人。另外，也可以在通知對方之時，與對方互相通報(bào)一下賓主雙方各自的基本特征，例如性別、年齡、高矮、胖瘦、著裝等等，以便于雙方屆時相互進(jìn)行辨認(rèn)。在迎候地點(diǎn)，賓主雙方見面之后，應(yīng)一一進(jìn)行握手，并且互致問候。如果雙方的人員不盡熟悉的話，雙方的負(fù)責(zé)人還須各自對自己的隨員一一進(jìn)行介紹。假定作東者因故不能提前抵達(dá)用餐地點(diǎn)迎候客人，最好是委托專人代表自己前往。必要時，作東者還須說明原因，并為此向客人致歉。不管怎么說，客人準(zhǔn)時抵達(dá)后而無人迎候，都算是主人的失禮。第四，要負(fù)責(zé)餐費(fèi)結(jié)算。根據(jù)常規(guī)，工作餐的結(jié)算，應(yīng)當(dāng)由作東者負(fù)責(zé)。具體來講，工作餐的付費(fèi)方式通常又分為“主人付費(fèi)”與“各付其費(fèi)”等兩種。所謂“主人付費(fèi)”，指的是在就餐結(jié)束后，由作東者自掏腰包，負(fù)責(zé)買單付賬。要是賓主十分熟悉，則作東者在餐桌上當(dāng)著客人們的面算賬掏錢即可。要是賓主雙方初次相識，或者交往甚淺，則作東者一般不宜當(dāng)著客人的面，在餐桌上查看賬單和算賬掏錢。得體的做法是，作東者應(yīng)當(dāng)先與侍者通通氣，獨(dú)自前往收款臺結(jié)賬?；蚴窃谧约核蛣e客人之后，再回頭來結(jié)賬。盡量不要讓侍者當(dāng)著客人們的面口頭報(bào)賬。更不能讓侍者將賬單不明主次地遞到了客人的手里。所謂“各付其費(fèi)”，又稱“AA制”。它是就餐結(jié)束后，由全體用餐者平均分?jǐn)傎~單，各自支付各自所應(yīng)支付的費(fèi)用。在國外，商界人士在共進(jìn)工作餐時，更多的是以此種方式付費(fèi)。采用此種付費(fèi)方式，需要有言在先。在算賬時，作東者所要做的，主要是動手算賬，伸手收錢，跑腿交費(fèi)而已。在結(jié)賬時，不管是“主人付費(fèi)”還是“各付其費(fèi)”，都要符合本地的習(xí)慣。因考慮不周而惹人非議，則明顯算是作東者的失策。