商務(wù)交際英語(yǔ)課程導(dǎo)學(xué).ppt
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,主講:劉世偉LiuShiwei,前程無(wú)限,遠(yuǎn)程教育,English2)告知,也就是傳遞信息;3)提出要求;4)記錄在案;5)說(shuō)服對(duì)方。其中,第一條是總括性的,不管具體目的是什么,都要做到這一條。下一步是確定中心思想。中心思想就是主題或是最重要的想法。支持信息包括能幫助對(duì)方理解并對(duì)他們有好處的,對(duì)中心思想進(jìn)行解釋、加強(qiáng)或提供根據(jù)的重要事實(shí)。要確保對(duì)方有為對(duì)你的意圖做出反應(yīng)所需要的全部信息。在對(duì)信息內(nèi)容作調(diào)整的時(shí)候,設(shè)身處地為對(duì)方著想。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English已確定中心思想;已確定支持信息;已根據(jù)收信對(duì)象進(jìn)行調(diào)整。組織:使用了合適的順序(直接或間接)。編輯:該備忘錄只有一個(gè)中心思想;主題行簡(jiǎn)短、明了;備忘錄主體獨(dú)成一體;如果備忘錄包含較多的數(shù)量信息,已使用了表格或視覺(jué)輔助手段;如果備忘錄超過(guò)一頁(yè),已經(jīng)使用了小標(biāo)題;如果備忘錄包含某過(guò)程的步驟或是一個(gè)清單,已使用了順序號(hào);已經(jīng)進(jìn)行校對(duì),或是讓一位同事幫助校對(duì),改正拼寫(xiě)和其他錯(cuò)誤。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Chapter4,上頁(yè),商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,備忘錄和電子郵件的方便有時(shí)候?qū)е滤鼈儽粸E用。電子郵件的書(shū)寫(xiě)往往過(guò)于急促,考慮不夠仔細(xì),內(nèi)容、選詞造句、校對(duì)都比較馬虎,有時(shí)甚至使用粗魯?shù)恼Z(yǔ)言。為避免此類(lèi)問(wèn)題,書(shū)寫(xiě)電子郵件備忘錄也要和平常寫(xiě)信一樣仔細(xì)。有關(guān)會(huì)議的交際文件包括會(huì)議通知、會(huì)議議程和會(huì)議記錄。(不是本章重點(diǎn)),Chapter5,上頁(yè),第五章的題目是:WritingLetterstoYourClientsandCustomers(給客戶(hù)和顧客的信函)。這一章的主要內(nèi)容是:1)選擇信函中各部分的次序和格式;2)書(shū)寫(xiě)含有中性和積極信息的信函;3)書(shū)寫(xiě)含有負(fù)面信息的信函。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁(yè),這一章的要點(diǎn)包括:商務(wù)信函比備忘錄來(lái)得正式。它向組織外的人士傳達(dá)書(shū)面信息,它也被用來(lái)對(duì)組織內(nèi)的雇員傳達(dá)正式的書(shū)面信息。如果信函的中心思想是中性的信息或積極的信息,應(yīng)當(dāng)采用直接方式。假如信函的中心思想含有負(fù)面的信息,那就應(yīng)當(dāng)采用間接的方式。信函的標(biāo)準(zhǔn)組成部分包括:日期,收信人地址,稱(chēng)呼語(yǔ),信函主體,結(jié)尾敬語(yǔ),簽名,和查詢(xún)用的打字人姓名首字母??蛇x擇的部分包括:具體收信人姓名,事由,簽字部分的公司名稱(chēng),附件,抄送,附筆,和第二頁(yè)信頭。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁(yè),信函的格式(BusinessLetterFormats)。商務(wù)信函的基本格式有:齊頭式,改良齊頭式,和簡(jiǎn)化齊頭式。選擇應(yīng)基于收信人的喜好。齊頭式是各行都從左邊界開(kāi)始,段落開(kāi)始時(shí)也不縮進(jìn)。改良齊頭式除日期、結(jié)尾敬語(yǔ)和簽名從頁(yè)中開(kāi)始之外,其他都從左邊界開(kāi)始。段落通常用雙倍行距表示,因此也不縮進(jìn)。簡(jiǎn)化齊頭式省去稱(chēng)呼語(yǔ)和結(jié)尾敬語(yǔ)。常常使用郵件合并功能按格式信書(shū)寫(xiě)。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁(yè),商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,信封的寫(xiě)法:信封上的姓名、職務(wù)、和地址必須與封內(nèi)地址相同。如信寫(xiě)給公司而附有具體收信人姓名,把這一項(xiàng)寫(xiě)在公司名稱(chēng)下面一行。地址全用大寫(xiě)字母,省去標(biāo)點(diǎn),注明郵編。計(jì)劃含有中性或積極信息的信函有四個(gè)步驟:1)確定目的;2)確定中心思想;3)確定支持信息;4)根據(jù)收信人的情況對(duì)內(nèi)容做出調(diào)整。,Chapter5,上頁(yè),含有中性或積極信息信函的核對(duì)清單:計(jì)劃階段:我是不是已經(jīng)確定了寫(xiě)作的目的?我是不是已經(jīng)確定了中心思想?我是不是已經(jīng)確定了支持信息?我是不是已經(jīng)根據(jù)收信人的背景和需要對(duì)中心思想和支持信息做了調(diào)整?寫(xiě)作階段:我是不是在第一段的頭兩句中闡明主題?我是不是已經(jīng)提供為對(duì)方滿(mǎn)足我的要求所需要的所有支持信息?我是不是把支持信息放在主題之后?結(jié)尾是不是友好、禮貌,帶有人情味?編輯階段:語(yǔ)言是不是清楚、簡(jiǎn)明,口氣是不是恰當(dāng)?格式、語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)、和拼寫(xiě)是不是正確?第一段和最后一段是不是不超過(guò)四行?其他各段是不是不超過(guò)八行?,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁(yè),含有負(fù)面信息信函應(yīng)使用間接順序,即先給出細(xì)節(jié)或理由,使收信人對(duì)負(fù)面信息有所準(zhǔn)備。間接順序是:中性開(kāi)頭,給出負(fù)面消息的原由,表述或隱含負(fù)面信息,以積極的口氣結(jié)尾,如有可能,提供另外一種選擇既帶有正面信息又帶有負(fù)面信息的信函的構(gòu)思階段與其他信函相同,只是你需要傳達(dá)兩個(gè)信息,而不是一個(gè)。在組織這類(lèi)信函時(shí),使用帶有負(fù)面信函的方式,但使用正面信息作為中性的開(kāi)始。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁(yè),有關(guān)含有負(fù)面信息信函的核對(duì)清單:構(gòu)思階段:我是不是已經(jīng)確定了寫(xiě)作的目的?我是不是已經(jīng)確定了中心思想?我是不是已經(jīng)確定了支持信息?我是不是已經(jīng)根據(jù)收信人的背景和需要對(duì)中心思想和支持信息做了調(diào)整?寫(xiě)作階段:開(kāi)始部分是不是是中性的,是不是介紹了主題?支持信息部分是不是集中于收信人能接受的負(fù)面信息的一兩個(gè)理由?是不是使用了積極語(yǔ)言來(lái)傳達(dá)負(fù)面信息?在傳達(dá)負(fù)面信息時(shí),是不是使用了“if”從句或被動(dòng)語(yǔ)態(tài)?在傳達(dá)負(fù)面信息時(shí),是不是告訴了收信人能夠做什么,而不是不能夠做什么?結(jié)尾是不是禮貌,有幫助?結(jié)尾是不是在可能時(shí),提供了另一種選擇,不必抱歉,不要重復(fù)負(fù)面信息?編輯階段:語(yǔ)言是不是清楚、簡(jiǎn)明,口氣是不是恰當(dāng)?格式、語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)、和拼寫(xiě)是不是正確?,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),Chapter6,上頁(yè),商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,第六章的題目是:WritingReports:AComplexProcessMadeEasy(商務(wù)報(bào)告的寫(xiě)作:深入淺出的說(shuō)明)。這一章的內(nèi)容包含三個(gè)部分:1)商務(wù)報(bào)告的構(gòu)思;2)非正式商務(wù)報(bào)告的撰寫(xiě);3)正式商務(wù)報(bào)告的撰寫(xiě)。,Chapter6,上頁(yè),第六章的要點(diǎn)包括:報(bào)告是就某一特定情況或問(wèn)題提供事實(shí)供某一特定人群考慮的文件。報(bào)告也是使經(jīng)理人能夠決策或解決問(wèn)題的商務(wù)工具。報(bào)告可以根據(jù)文體、目的和格式進(jìn)行分類(lèi)。商務(wù)報(bào)告按文體可以分為正式和非正式兩種。商務(wù)報(bào)告按目的可以分為信息和分析兩類(lèi)。商務(wù)報(bào)告構(gòu)思的步驟是:1)確定問(wèn)題;2)確定調(diào)研領(lǐng)域;3)確定范圍;4)制訂調(diào)研計(jì)劃;5)確定初步提綱;6)收集資料;7)分析數(shù)據(jù),得出結(jié)論,提出建議。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Chapter6,上頁(yè),信息性報(bào)告的提綱可以按時(shí)間排序;按重要性排序;按邏輯順序;分類(lèi)排序;或按地區(qū)排序。分析性報(bào)告的提綱有兩種:一是使用假設(shè);另一種是使用幾種可選擇的方案。提綱格式可分為題目式和討論式。題目式比較簡(jiǎn)單,只有字?jǐn)?shù)很少的標(biāo)題;討論式則充分一些,分大小標(biāo)題,這寫(xiě)起來(lái)稍微復(fù)雜一些,但更有幫助。如果報(bào)告是常規(guī)性的,或是你期待得到積極的回應(yīng),那就最好使用直接順序。假如你預(yù)計(jì)會(huì)得到消極的回應(yīng),那就最好使用間接順序。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforCollege,Chapter6,上頁(yè),非正式報(bào)告通常采用比較帶有人情味的風(fēng)格,使用第一和第二人稱(chēng)。如果問(wèn)題比較嚴(yán)重,也可采用比較不帶人情味的風(fēng)格,使用第三人稱(chēng),顯得比較客觀(guān)。在報(bào)告中,過(guò)去的事情用過(guò)去時(shí),還在進(jìn)行中的事情用現(xiàn)在時(shí)。不要在同一段落里混用時(shí)態(tài),以免使讀者誤解。非正式報(bào)告的格式可以像信函,備忘錄或是手稿。采用哪種格式取決于閱讀者以及報(bào)告的長(zhǎng)短。不管采用哪種格式,非正式報(bào)告有三個(gè)主要成分:開(kāi)頭(引言);正文(調(diào)研結(jié)果和支持性細(xì)節(jié));結(jié)尾。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Chapter6,上頁(yè),商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,正式報(bào)告比非正式報(bào)告更長(zhǎng)、更復(fù)雜,因此需要更好的準(zhǔn)備與構(gòu)思。正式報(bào)告同樣也有直接順序和間接順序之分,正式的信息類(lèi)報(bào)告多采用直接順序,可能得到積極回應(yīng)的正式分析類(lèi)報(bào)告也多采用直接順序。假如你的正式分析類(lèi)報(bào)告可能會(huì)得到負(fù)面的反應(yīng),或者是你需要說(shuō)服閱讀人接受你的中心思想,那就最好采用間接順序。正式報(bào)告必須顯得客觀(guān)、不偏不倚、夠?qū)I(yè)水平。正式報(bào)告人情味少,不用第一和第二人稱(chēng),注意力集中于事實(shí),而不在人身上。,Chapter6,上頁(yè),正式報(bào)告的組成部分有開(kāi)始部分,本文和后續(xù)部分。標(biāo)題頁(yè)包括報(bào)告的標(biāo)題,為誰(shuí)(或哪家公司)而寫(xiě),寫(xiě)作人姓名,和提交日期。這在內(nèi)部報(bào)告中可以作為封面。如是對(duì)外報(bào)告,則用硬紙或塑料作封面,印上報(bào)告標(biāo)題、寫(xiě)作人的姓名和時(shí)間。摘要是報(bào)告的一個(gè)提要,在報(bào)告很長(zhǎng)的時(shí)候,它可以幫助讀者迅速掌握其要點(diǎn)。其順序應(yīng)與報(bào)告本文相一致。,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,ContactMe,Tel:0731-82822679Mobile:13574870811QQ:945952030Email:lswhnrtuAdd:湖南省長(zhǎng)沙市青園路168號(hào)湖南電大文法部PostCode:410004,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,Thankyouforyourattention!,謝謝大家!,商務(wù)交際英語(yǔ)(1),English&CommunicationforColleges,- 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