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亭子口水利樞紐電站廠(chǎng)房土建 與金屬結(jié)構(gòu)安裝工程 文檔管理監(jiān)理 實(shí)施細(xì)則 編號(hào)：CDT-TZK/S-002/JLXZ/018 中國(guó)水利水電建設(shè)工程咨詢(xún)中南公司 亭子口水利樞紐工程監(jiān)理部 二○一○年五月 審核：文杰 審查：熊惠明 校核：莫友國(guó) 編寫(xiě)：李麗俠 1 總則 1.1本細(xì)則適用于亭子口水利樞紐電站廠(chǎng)房土建與金屬結(jié)構(gòu)安裝工程監(jiān)理合同范圍內(nèi)的工程建設(shè)監(jiān)理的文檔管理工作。 1.2本細(xì)則依據(jù)建設(shè)監(jiān)理合同書(shū)（合同編號(hào)：CDT-TZK/S-002 ）“檔案監(jiān)理職責(zé)”、“監(jiān)理文件歸檔范圍”、業(yè)主文檔歸檔管理辦法和國(guó)家有關(guān)文檔管理的規(guī)定編制。 1.3 文檔管理是信息管理的重要要內(nèi)容，文件傳輸必須通過(guò)負(fù)有文件管理職能的部門(mén)之間傳遞，一律采用書(shū)面方式并經(jīng)過(guò)有效簽章后，依管理程序運(yùn)行和歸檔。 1.4 對(duì)有保密要求的文件，應(yīng)按照保密法規(guī)定傳遞、儲(chǔ)存、調(diào)用及銷(xiāo)毀。 1.5 技術(shù)資料、圖紙和其它文件等應(yīng)及時(shí)登記，傳遞迅速，加強(qiáng)保管。文檔采用計(jì)算機(jī)輔助管理，建立文檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)。 2 文件的分類(lèi)及構(gòu)成 2.1 文件的分類(lèi) 監(jiān)理部的文件，按編制及發(fā)文單位分為業(yè)主指示、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件及行政文件等五種類(lèi)型。 2.2 文件的構(gòu)成 （1） 業(yè)主指示：指業(yè)主或其他下屬業(yè)務(wù)部門(mén)簽發(fā)、下達(dá)、批轉(zhuǎn) 的與本監(jiān)理合同、工程建設(shè)合同內(nèi)容有關(guān)的規(guī)定、通知、通報(bào)、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、批復(fù)、批轉(zhuǎn)以及與此有關(guān)的各種文件、函件等。 （2） 設(shè)計(jì)文件：指經(jīng)業(yè)主或其下屬業(yè)務(wù)部門(mén)簽發(fā)下達(dá)的施工圖 紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)的變更通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的修改通知等文件。 （3） 施工文件：指施工承包單位根據(jù)工程施工合同規(guī)定和監(jiān)理 文件規(guī)定所必須報(bào)送業(yè)主和監(jiān)理部的施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、材料供應(yīng)計(jì)劃、工程項(xiàng)目開(kāi)工（開(kāi)倉(cāng)）申請(qǐng)、工程檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、工程支付申請(qǐng)報(bào)表、工程問(wèn)題請(qǐng)示報(bào)告以及工程實(shí)施、竣工、維護(hù)等活動(dòng)有關(guān)的各種圖紙、文件、報(bào)告、圖片和原始記錄、報(bào)表、材料與資料。 （4） 監(jiān)理文件：指監(jiān)理部在監(jiān)理合同和工程施工合同范圍內(nèi)， 進(jìn)行監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件，以及有關(guān)工程建設(shè)活動(dòng)的規(guī)定、通知、通報(bào)、簽證、批復(fù)、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告等。 （5） 行政文件：指監(jiān)理部上級(jí)部門(mén)有關(guān)管理工作中的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、批復(fù)等文件。 3 文件的處理及傳遞 3.1 基本程序 （1）收文程序 凡外來(lái)文件，由監(jiān)理部綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)進(jìn)行收文登記，按照文件密級(jí)及時(shí)限要求，及時(shí)填寫(xiě)文件處理單，連同文件一并交總監(jiān)理工程師閱批。 綜合管理部根據(jù)總監(jiān)理工程師批示意見(jiàn)，將文件轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)辦理。文件辦理的時(shí)限應(yīng)按照合同及有關(guān)細(xì)則、辦法、條例的規(guī)定期限辦理完畢，并編號(hào)登記、復(fù)制和存檔。 （2）發(fā)文程序 凡以監(jiān)理部名義發(fā)出的文件，擬文部門(mén)或人員應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文底稿單，審核簽字并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽后，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)簽發(fā)。 綜合管理部對(duì)發(fā)文進(jìn)行復(fù)核、編號(hào)登記，并對(duì)有密級(jí)及時(shí)限要求的文件進(jìn)行標(biāo)注后登記發(fā)送。 3.2 業(yè)主指示及呈文的處理和傳遞 （1）按照監(jiān)理協(xié)議書(shū)和工程施工合同的規(guī)定，業(yè)主關(guān)于工程施工的各種指示和意見(jiàn)都應(yīng)以書(shū)面為準(zhǔn)，并通過(guò)監(jiān)理部向施工承包單位簽發(fā)和轉(zhuǎn)達(dá)。特殊情況下可先口頭或電話(huà)通知，但事后應(yīng)及時(shí)予以書(shū)面確認(rèn)。 （2）施工承包單位關(guān)于工程施工及合同執(zhí)行的各種文件都應(yīng)以書(shū)面為準(zhǔn)，并經(jīng)監(jiān)理部審核后向業(yè)主呈報(bào)或轉(zhuǎn)達(dá)。 （3）監(jiān)理部對(duì)所有來(lái)往文件均應(yīng)按施工合同約定的期限及時(shí)發(fā)出和答復(fù)，不得扣押或拖延，也不得拒收。在規(guī)定期限內(nèi)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)未收到業(yè)主的書(shū)面答復(fù)，則視為業(yè)主已同意；在在規(guī)定期限內(nèi)，施工單位未收到監(jiān)理機(jī)構(gòu)的書(shū)面答復(fù)，則視為監(jiān)理單位已認(rèn)可。 3.3 設(shè)計(jì)文件的處理和傳遞 （1）監(jiān)理部收到業(yè)主發(fā)來(lái)的設(shè)計(jì)文件和圖紙（一式12份）后，在10天以?xún)?nèi)完成審核工作，并將一式8份加蓋資料章簽發(fā)施工承包單位，其余4份存檔及使用，凡未經(jīng)監(jiān)理部有效簽章的設(shè)計(jì)文件為無(wú)效文件，其實(shí)施的工程項(xiàng)目，拒絕支付簽證。 當(dāng)設(shè)計(jì)文件審查完后，一般應(yīng)立即發(fā)放施工單位，不得在監(jiān)理部留置。如對(duì)設(shè)計(jì)文件有不同意見(jiàn)，將簽署的《設(shè)計(jì)文件審核簽》復(fù)印蓋章后送設(shè)計(jì)單位處理。設(shè)計(jì)處理完成后，如設(shè)計(jì)意見(jiàn)對(duì)原文件內(nèi)容有修改，應(yīng)將《設(shè)計(jì)文件審核簽》抄報(bào)業(yè)主和發(fā)放施工單位，作為設(shè)計(jì)文件的補(bǔ)充件；如修改內(nèi)容較大，應(yīng)要求設(shè)計(jì)單位補(bǔ)發(fā)設(shè)計(jì)修改通知?！对O(shè)計(jì)文件審核簽》應(yīng)與原文件一起歸檔保存 （2）施工期間，監(jiān)理部簽發(fā)的設(shè)計(jì)修改通知與設(shè)計(jì)文件和圖紙具有同等效力，施工承包單位不得拒絕執(zhí)行，也不得以此為理由解除或改變其合同責(zé)任與義務(wù)。 （3）施工承包單位可根據(jù)施工需要自行復(fù)制所需數(shù)量的設(shè)計(jì)文件，也可通過(guò)監(jiān)理部向業(yè)主申請(qǐng)有償追加提供文件分?jǐn)?shù)。 （4）由監(jiān)理部簽發(fā)的設(shè)計(jì)文件，未經(jīng)監(jiān)理部許可，施工承包單位不得用于合同以外項(xiàng)目或轉(zhuǎn)借第三方。 3.4 監(jiān)理文件的處理和傳遞 （1）凡監(jiān)理部發(fā)出的監(jiān)理文件，必須由總監(jiān)理工程師簽發(fā)，加蓋公章后有效。 （2）凡有時(shí)限規(guī)定要求的監(jiān)理文件，必須按時(shí)辦理完畢。施工承包單位呈報(bào)的要求審查批復(fù)文件，必須在規(guī)定期限內(nèi)（一般14天）批復(fù)。沒(méi)有規(guī)定時(shí)限的文件應(yīng)在10日內(nèi)批復(fù)，如超過(guò)規(guī)定時(shí)限未予以批復(fù)，施工承包單位可認(rèn)為呈報(bào)文件已被批準(zhǔn)。 （3）施工承包單位如對(duì)監(jiān)理文件有異議，應(yīng)在收文后10日內(nèi)向監(jiān)理部提出確認(rèn)或要求變更的申請(qǐng)，如本監(jiān)理部未予以采納，施工承包單位有權(quán)向業(yè)主提出復(fù)議申請(qǐng)，復(fù)議申請(qǐng)應(yīng)在收到監(jiān)理部批復(fù)后的10日內(nèi)進(jìn)行。在復(fù)議期間原監(jiān)理文件繼續(xù)有效。 （4）監(jiān)理文件應(yīng)文字準(zhǔn)確，條理清晰。對(duì)批復(fù)意見(jiàn)應(yīng)以“照此執(zhí)行”、“不能執(zhí)行”、“按修改意見(jiàn)執(zhí)行”、“修改后重新報(bào)審”等詞語(yǔ)表達(dá)。 （5）監(jiān)理向業(yè)主報(bào)送的文件或資料應(yīng)一式8份，并提供2份電子文檔。監(jiān)理月報(bào)在每月30日前提供，監(jiān)理年報(bào)在次年元月5日前提供。 3.5 施工文件的處理和傳遞 （1）施工承包單位應(yīng)按合同規(guī)定的時(shí)限和數(shù)量向本監(jiān)理部報(bào)送施工文件，除非合同文件另有規(guī)定，施工承包單位呈報(bào)業(yè)主的施工文件都必須經(jīng)我監(jiān)理部審核后轉(zhuǎn)達(dá)。 （2）對(duì)已報(bào)批的施工文件，若因施工條件或自然條件發(fā)生重大變化，必須對(duì)施工文件做實(shí)質(zhì)性修改時(shí)，施工承包單位應(yīng)及時(shí)重新提出書(shū)面文件，報(bào)監(jiān)理部審批。 （3）施工文件內(nèi)容、格式及其他細(xì)節(jié)應(yīng)符合業(yè)主和監(jiān)理部的規(guī)定和要求 （4）施工單位報(bào)送的文件應(yīng)清晰，不清晰的應(yīng)退回。 （5）施工單位報(bào)送的文件份數(shù)根據(jù)施工單位的需要而定，但不得少于6份，其中監(jiān)理1～2份(歸檔)，設(shè)計(jì)、業(yè)主各1份，其余返還施工單位。 （6） 施工單位報(bào)送的工程聯(lián)系單，首先送分管副總監(jiān)簽署意見(jiàn)，然后根據(jù)分管副總監(jiān)的意見(jiàn)送相應(yīng)部門(mén)、個(gè)人或相應(yīng)單位簽署意見(jiàn)；送外單位簽署意見(jiàn)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文登記本并進(jìn)行簽收。聯(lián)系單簽署完成后按歸檔份數(shù)返還施工單位，同時(shí)總監(jiān)、綜合管理部、相應(yīng)部門(mén)各復(fù)印1份。 （7） 施工單位報(bào)送的文件(如報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、進(jìn)度計(jì)劃等)，先由綜合管理部填寫(xiě)《文件處理簽》，并送分管總監(jiān)處理。審批完成后按歸檔份數(shù)返還施工單位，同時(shí)總監(jiān)（總工）、綜合管理部、相應(yīng)部門(mén)各復(fù)印1份。 （8） 月進(jìn)度款結(jié)算報(bào)表由相應(yīng)部門(mén)審核工程量，并按已定的單價(jià)計(jì)算金額后簽署名字，再送總監(jiān)審簽，總監(jiān)審簽后送業(yè)主。業(yè)主將報(bào)表返回監(jiān)理后，監(jiān)理歸檔1份，并按規(guī)定份數(shù)返回施工單位。 3.6 行政文件的處理和傳遞 監(jiān)理部主管部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，由綜合管理部填寫(xiě)《文件處理簽》后送總監(jiān)審閱，然后按總監(jiān)簽署意見(jiàn)辦理。 4 文件的歸檔 4.1 凡已辦理完畢的來(lái)文及由監(jiān)理部發(fā)送的文件，均由監(jiān)理部綜合管理部回收、分類(lèi)、編號(hào)進(jìn)行日常歸檔。 4.2 每年元月至二月對(duì)上一年度歸檔文件按歸檔要求分類(lèi)裝訂立卷，建檔后歸檔。 4.3 凡有保密要求的文件，必須按“保密法”及有關(guān)規(guī)定歸檔保管。 4.4 文件資料的調(diào)閱、借用，必須履行借閱手續(xù)，借閱資料限時(shí)歸還。監(jiān)理檔案資料應(yīng)妥善保管。 4.5 工程項(xiàng)目竣工后，文件資料的歸檔和移交，按監(jiān)理協(xié)議書(shū)或業(yè)主的有關(guān)規(guī)定辦理。 4.6 在監(jiān)理服務(wù)期滿(mǎn)時(shí)，對(duì)應(yīng)由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)歸檔的工程資料檔案逐項(xiàng)清點(diǎn)、整編、登記造冊(cè)，向業(yè)主移交。