中國(guó)石油合同管理系統(tǒng)承辦人員手冊(cè).doc
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中國(guó)石油合同管理系統(tǒng)承辦人員操作手冊(cè)合同管理系統(tǒng)項(xiàng)目組2008年4月 目 錄第 1 章個(gè)人工作助理31.1功能簡(jiǎn)介31.2使用說(shuō)明31.2.1菜單結(jié)構(gòu)31.2.2工作提示41.2.3合同運(yùn)行總覽51.2.4動(dòng)態(tài)信息61.2.5委托代辦61.2.6合同跟蹤81.2.7用戶信息8第 2 章合同立項(xiàng)102.1菜單結(jié)構(gòu)說(shuō)明102.1.1菜單結(jié)構(gòu)102.1.2起草一份新的合同立項(xiàng)申請(qǐng)112.1.3立項(xiàng)查詢162.1.4簽約依據(jù)維護(hù)172.1.5新增簽約依據(jù)182.1.6修改簽約依據(jù)192.1.7刪除簽約依據(jù)19第 3 章合同選商193.1功能簡(jiǎn)介193.2系統(tǒng)用戶193.3使用說(shuō)明203.3.1菜單結(jié)構(gòu)203.3.2選商查詢203.3.3起草一份招標(biāo)申請(qǐng)203.3.4招標(biāo)審查審批223.3.5填寫招標(biāo)結(jié)果信息243.3.6非招標(biāo)合同293.3.7專家信息維護(hù)313.3.8修改專家信息323.3.9刪除專家信息32第 4 章合同申報(bào)334.1功能簡(jiǎn)介334.2系統(tǒng)用戶334.3使用說(shuō)明334.3.1菜單結(jié)構(gòu)334.3.2起草一份新合同344.3.3跟蹤合同審查狀態(tài)414.3.4修改審查退回的合同434.3.5合同申報(bào)查詢44第 5 章合同簽訂445.1功能簡(jiǎn)介445.2系統(tǒng)用戶455.3使用說(shuō)明455.3.1菜單結(jié)構(gòu)455.3.2合同打印455.3.3簽訂信息填寫475.3.4生效信息填寫47第 6 章合同履行486.1功能簡(jiǎn)介486.2系統(tǒng)用戶486.3使用說(shuō)明496.3.1菜單結(jié)構(gòu)496.3.2履行提示506.3.3履行選擇516.3.4付款申請(qǐng)526.3.5提供產(chǎn)品(或服務(wù))566.3.6合同變更576.3.7合同解除586.3.8違約情況596.3.9合同終止59第 7 章合同歸檔607.1功能簡(jiǎn)介607.2系統(tǒng)用戶607.3使用說(shuō)明607.3.1菜單結(jié)構(gòu)60第 1 章 個(gè)人工作助理1.1 功能簡(jiǎn)介個(gè)人工作助理包括以下內(nèi)容:1) 工作提示:顯示每個(gè)用戶在本系統(tǒng)的全部工作并可直接點(diǎn)擊處理;動(dòng)態(tài)信息也在該頁(yè)面上方浮動(dòng)顯示,單擊信息標(biāo)題即可查看信息內(nèi)容。2) 合同運(yùn)行總覽:有權(quán)限的用戶不通過(guò)查詢功能就可以快速查看合同運(yùn)行過(guò)程中的相關(guān)信息。包括合同簽訂信息總表、合同運(yùn)行狀態(tài)總表、審查審批動(dòng)態(tài)表。3) 動(dòng)態(tài)信息:查看管理員發(fā)布的系統(tǒng)通知,查看的范圍包括本單位管理員及上級(jí)單位管理員發(fā)布的信息。4) 委托代辦:實(shí)現(xiàn)用戶外出期間將其職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)委托其他用戶處理的功能。5) 合同跟蹤:跟蹤查詢本人、本部門及授權(quán)部門辦理的合同信息。6) 用戶信息:每個(gè)用戶可以查看、更新自己的個(gè)人信息;選擇待辦事宜通知方式。1.2 使用說(shuō)明1.2.1 菜單結(jié)構(gòu)個(gè)人工作助理主菜單下有六個(gè)二級(jí)菜單:工作提示、合同運(yùn)行總覽、動(dòng)態(tài)信息、委托代辦、合同跟蹤、用戶信息。如下圖:其中待辦查詢需要有用戶角色管理的用戶手動(dòng)添加一個(gè)角色,有該角色的用戶菜單中才會(huì)出現(xiàn)待辦查詢的菜單。選擇個(gè)人工作助理主菜單后,頁(yè)面右方的工作區(qū)默認(rèn)顯示工作提示的內(nèi)容。1.2.2 工作提示進(jìn)入個(gè)人工作助理模塊,默認(rèn)顯示工作提示。工作提示包含兩部分:待辦工作、已辦工作。其中,待辦工作中顯示的是所有待用戶處理的工作(履行選擇待辦工作除外),若一項(xiàng)工作還沒(méi)有被用戶打開(kāi)查看過(guò),則工作前有一個(gè)“new”圖標(biāo);若用戶至少查看過(guò)一次待處理的工作,則該工作前的“new”圖標(biāo)自動(dòng)消失。所有用戶處理過(guò)的工作自動(dòng)進(jìn)入到已辦工作。工作提示中只默認(rèn)顯示用戶最近幾次處理的工作,如果用戶需要查看以前處理過(guò)的工作可以通過(guò)單擊頁(yè)面中間的“更多”鏈接,進(jìn)行查找,查找的結(jié)果顯示在頁(yè)面下方。如下圖:1.2.3 合同運(yùn)行總覽功能介紹 部分有權(quán)限的系統(tǒng)用戶不通過(guò)查詢功能就可以快速查看當(dāng)年1月1號(hào)截至當(dāng)前日期合同運(yùn)行過(guò)程中的相關(guān)信息。包括合同簽訂信息總表、合同運(yùn)行狀態(tài)總表、審查審批動(dòng)態(tài)表。系統(tǒng)提供有下載功能,在合同簽訂信息表中,通過(guò)點(diǎn)擊單位名稱可查看該單位下的各部門合同運(yùn)行情況。在審查審批動(dòng)態(tài)表中,通過(guò)點(diǎn)擊單位名稱可查看該單位下各個(gè)審批人的審批超期情況。1.2.4 動(dòng)態(tài)信息功能介紹顯示合同管理系統(tǒng)最新的動(dòng)態(tài)信息。反映合同管理系統(tǒng)的工作要求,傳達(dá)公司管理的重要通知。操作說(shuō)明1) 選擇需要查看的動(dòng)態(tài)信息類型或者范圍,下方顯示出符合條件的信息列表,如下圖:2) 點(diǎn)擊信息的標(biāo)題,可以查看到動(dòng)態(tài)信息的詳細(xì)內(nèi)容,如下圖:3) 如果文件帶有附件,可以通過(guò)點(diǎn)擊附件查看到詳細(xì)的附件信息。4) 瀏覽完畢,點(diǎn)頁(yè)面上“確定”按鈕回退到上一頁(yè)面。5) 點(diǎn)擊“首頁(yè)”,“末頁(yè)”,“上頁(yè)”,“下頁(yè)”按鈕來(lái)翻頁(yè)查看。1.2.5 委托代辦功能介紹 委托代辦功能可以解決以下兩種情況,一種是用戶工作太多可以將待本人處理的工作部分委托他人處理;另一種是用戶由于外出等原因,無(wú)法使用系統(tǒng),可以選擇一個(gè)代辦人,用戶外出期間的工作將自動(dòng)轉(zhuǎn)交給代辦人處理;等到用戶外出歸來(lái),可以取消委托。委托操作說(shuō)明1) 進(jìn)入委托代辦頁(yè)面可以看到委托的工作分為兩部分,如下圖:2) 頁(yè)面上半部分顯示用戶當(dāng)前的待辦工作,用戶首先選擇一項(xiàng)或多項(xiàng)工作,其次選擇一個(gè)受托人,單擊“分配”按鈕就可以實(shí)現(xiàn)將待本人處理的工作委托給他人處理,受托人的待辦工作中將出現(xiàn)剛剛委托給自己的工作。3) 受托人的選擇通過(guò)“選擇受托人”的圖標(biāo)實(shí)現(xiàn)。如下圖:4) 頁(yè)面下半部分的操作步驟為:先選擇受托人及受托期限,然后單擊 “委托”按鈕,就可以實(shí)現(xiàn)將委托期限內(nèi)需要本人處理的工作自動(dòng)轉(zhuǎn)交給受托人處理。注意在選擇受托時(shí)間時(shí),結(jié)束日期可不填,表示無(wú)限期委托,直至本人撤消委托。撤銷委托操作說(shuō)明工作委托給代辦人后還可以取消委托。單項(xiàng)工作委托的撤銷通過(guò)將該工作再次委托給自己來(lái)實(shí)現(xiàn)撤銷委托功能。長(zhǎng)期委托的撤銷操作與單項(xiàng)委托不同,當(dāng)用戶作過(guò)長(zhǎng)期委托后,再次進(jìn)入委托代辦頁(yè)面將看到撤銷委托的提示信息,如下圖:若用戶需要撤銷委托只需要單擊“撤銷委托”按鈕即可撤銷委托。委托歷史記錄用戶將自己工作委托他人的信息系統(tǒng)將記錄下來(lái),如下圖:1.2.6 合同跟蹤功能介紹為用戶提供查看本人工作的窗口。操作說(shuō)明用戶給出查詢條件來(lái)檢索自己需要的信息。如下圖:合同跟蹤有范圍控制,若操作人員沒(méi)有授權(quán)范圍,則只能查看本人及本部門的合同。當(dāng)系統(tǒng)管理員為該用戶分配了合同跟蹤范圍后,在審查審批部門/人的下拉選擇中會(huì)有授權(quán)單位(部門)項(xiàng),可在授權(quán)范圍內(nèi)查看合同信息。1.2.7 用戶信息功能介紹查看系統(tǒng)管理員分配給用戶本人的角色及權(quán)限信息。并可對(duì)用戶本人的個(gè)人信息(如:地址、電話等)進(jìn)行維護(hù),選擇待辦工作的通知方式。修改密碼用戶登錄系統(tǒng)的帳號(hào)統(tǒng)一使用門戶的郵件帳號(hào),密碼的修改統(tǒng)一在門戶提供的接口上進(jìn)行。地址如下:http:/www.cnpc/default.htm 將鼠標(biāo)放置如下圖示的“個(gè)人郵件”,頁(yè)面將彈出窗口,單擊修改密碼更改即可。修改個(gè)人信息單擊用戶信息可以查看到如下頁(yè)面:其中:地址、郵編、電話、傳真、手機(jī)、身份證、其它Email七項(xiàng)是可以修改的。用戶修改這幾項(xiàng)信息后,單擊“確定”按鈕后修改成功,單擊“取消”按鈕后放棄修改。查看本人的權(quán)限范圍通過(guò)所屬組、所屬角色的查看,可以了解到本人在系統(tǒng)中所具有的權(quán)限。選擇通知方式當(dāng)用戶有待辦工作時(shí),系統(tǒng)提供四種方式為用戶給出提示,用戶可以根據(jù)實(shí)際情況選擇一種或多種通知方式。其中系統(tǒng)默認(rèn)個(gè)人工作助理的工作提示每一個(gè)用戶必須使用。注意事項(xiàng)1) 用戶的個(gè)人信息只要存在就應(yīng)該填寫。2) 單位名稱請(qǐng)從地區(qū)企業(yè)填寫到具體科室。3) 電話的填寫格式為:區(qū)號(hào)-號(hào)碼。第 2 章 合同立項(xiàng)合同立項(xiàng)模塊為合同承辦部門提供了合同立項(xiàng)起草功能2.1 菜單結(jié)構(gòu)說(shuō)明2.1.1 菜單結(jié)構(gòu)合同立項(xiàng)主菜單下有四個(gè)二級(jí)菜單:立項(xiàng)提示、簽約依據(jù)維護(hù)、立項(xiàng)查詢、項(xiàng)目維護(hù)。如下圖:選擇合同立項(xiàng)主菜單后,頁(yè)面右方的工作區(qū)默認(rèn)顯示立項(xiàng)提示的內(nèi)容。立項(xiàng)提示承辦員通過(guò)此頁(yè)面,完成合同的立項(xiàng)填報(bào)工作。在此模塊下,承辦員可以完成以下功能:1) 起草一份新的合同立項(xiàng)申請(qǐng)2) 臨時(shí)保存或提交申請(qǐng)3) 修改一份已有申請(qǐng)簽約依據(jù)維護(hù)相關(guān)人員通過(guò)此頁(yè)面,完成簽約依據(jù)維護(hù)工作。在此模塊下,相關(guān)人員可以完成以下功能:1) 簽約依據(jù)查詢2) 新增簽約依據(jù)3) 修改簽約依據(jù)4) 刪除簽約依據(jù)立項(xiàng)查詢立項(xiàng)查詢是對(duì)已承辦的合同立項(xiàng)申請(qǐng)的查詢,包括承辦員以及承辦部門的領(lǐng)導(dǎo),并可以將查詢出的結(jié)果下載到本地。項(xiàng)目維護(hù)對(duì)已有項(xiàng)目進(jìn)行修改或刪除,也可以增加新項(xiàng)目。2.1.2 起草一份新的合同立項(xiàng)申請(qǐng)立項(xiàng)提示頁(yè)面中包含兩部分:待辦工作及已辦工作。待辦工作中顯示的是用戶起草并臨時(shí)保存的申請(qǐng)信息;已辦工作中顯示的是用戶起草并提交的申請(qǐng)信息。若用戶是第一次登錄則待辦工作及已辦工作中均無(wú)記錄。已辦工作中只顯示用戶最近幾次辦理的工作,若需要查看更多的信息可以通過(guò)單擊名稱鏈接查看,已經(jīng)招標(biāo)審查審批的合同,可以點(diǎn)擊最后一項(xiàng)鏈接查看審批的流程和過(guò)程詳細(xì)信息。起草申請(qǐng)單擊“新合同立項(xiàng)申報(bào)”按鈕進(jìn)入合同立項(xiàng)申報(bào)填寫頁(yè)面,如下圖:合同立項(xiàng)申請(qǐng)信息需要填寫的內(nèi)容如圖所示,承辦員在填寫時(shí)注意以下要點(diǎn):1) 帶紅色“*”符號(hào)的信息為必填項(xiàng)。2) 合同名稱由承辦員手工輸入,長(zhǎng)度不能超過(guò)200漢字。3) 合同類別、二級(jí)類別、三級(jí)類別三個(gè)選項(xiàng)是系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)初始化時(shí)維護(hù)的,其中合同類別及二級(jí)類別(“其它合同”除外)集團(tuán)公司有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),不允許修改,二級(jí)類別里的“其它合同”和三級(jí)類別各單位系統(tǒng)管理員根據(jù)情況可以自行調(diào)整。承辦員只能在給定的范圍內(nèi)進(jìn)行選擇操作,若類別不能滿足需要可以向本單位系統(tǒng)管理員申請(qǐng)?jiān)黾踊蛐薷念悇e。4) 資金流向?yàn)椤爸С觥钡暮贤€必須選擇資金渠道項(xiàng),資金渠道項(xiàng)包括“投資”“直接成本”“管理費(fèi)”“其它”。 5) 選商方式與資金流向有關(guān)聯(lián),即- 資金流向?yàn)椤爸С觥睍r(shí),選商方式顯示招標(biāo)、合同談判(議標(biāo)、電子商務(wù))、其它。- 資金流向?yàn)椤笆杖搿睍r(shí),選商方式顯示招標(biāo)、投標(biāo)、合同談判(議標(biāo)、電子商務(wù))、其它。- 資金流向?yàn)椤安簧婕啊睍r(shí),選商方式顯示招標(biāo)、投標(biāo)、合同談判(議標(biāo)、電子商務(wù))、其它。6) 承辦員在提交申請(qǐng)前還需要確認(rèn)預(yù)算金額、工作交接的對(duì)象及承辦信息是否準(zhǔn)確。簽約依據(jù)的選擇立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)需要為申請(qǐng)選擇簽約依據(jù),簽約依據(jù)的填寫滿足以下條件:a 資金流向?yàn)橹С龅暮贤?,簽約依據(jù)必填;資金流向?yàn)槭杖牖虿簧婕暗暮贤?,簽約依據(jù)非必填,如有依據(jù)(如油品銷售計(jì)劃、配置計(jì)劃等)則填報(bào),確無(wú)簽約依據(jù)可不填報(bào)。b 一份合同立項(xiàng)可以沒(méi)有簽約依據(jù)也可以對(duì)應(yīng)多份簽約依據(jù),簽約依據(jù)如果已存在于系統(tǒng)則可以被引用,如果沒(méi)有提交過(guò),則提交一份新的依據(jù)。簽約依據(jù)的選擇步驟為:1) 單擊“從簽約依據(jù)庫(kù)中選擇”按鈕,系統(tǒng)彈出新窗口,如下圖:給出查詢條件可以查找需要的依據(jù),將合適的依據(jù)前的“”圖標(biāo)打上鉤然后單擊“確定”按鈕后簽約依據(jù)選擇成功。如下圖:用戶還可以單擊簽約依據(jù)編號(hào)后面的刪除符號(hào),刪除選擇錯(cuò)誤的簽約依據(jù),或者選擇多份簽約依據(jù)。通過(guò)單擊依據(jù)名稱鏈接可以查看依據(jù)的詳細(xì)信息。如下圖:若沒(méi)有找到合適的依據(jù),可以單擊“添加簽約依據(jù)”按鈕添加一個(gè)簽約依據(jù)。添加簽約依據(jù)的方式可以參見(jiàn)下2.1.4簽約依據(jù)維護(hù)相關(guān)介紹。臨時(shí)保存申請(qǐng)承辦員填寫了部分立項(xiàng)信息后,可以單擊“臨時(shí)保存”按鈕將填寫的內(nèi)容臨時(shí)保存,此時(shí)該立項(xiàng)及選商信息還在承辦員的待辦工作中,承辦員還可以對(duì)立項(xiàng)及選商信息進(jìn)行修改。在立項(xiàng)提示中的待辦工作中會(huì)多一項(xiàng)待辦工作。承辦員臨時(shí)保存立項(xiàng)信息時(shí),可以不將立項(xiàng)信息填寫完整,但是必須填寫“合同名稱”,否則系統(tǒng)將給出提示并且不允許保存。刪除申請(qǐng)若承辦員起草一份申請(qǐng)并臨時(shí)保存后發(fā)現(xiàn)該申請(qǐng)有誤,可以通過(guò)點(diǎn)擊待辦工作列表中的名稱,在打開(kāi)的頁(yè)面中點(diǎn)“刪除”按鈕刪除有誤的立項(xiàng)申請(qǐng)。提交申請(qǐng)若承辦員單擊“提交”按鈕,則立項(xiàng)申請(qǐng)將轉(zhuǎn)入下一個(gè)模塊。若本單位啟用“立項(xiàng)選商方式審查審批”,則立項(xiàng)頁(yè)面的“提交”按鈕變?yōu)椤八蛯彙?,進(jìn)入立項(xiàng)選商方式審查審批,審批結(jié)束后,立項(xiàng)申請(qǐng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)模塊。選商方式審查審批操作方法詳情參考5 中國(guó)石油關(guān)聯(lián)系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)中的第9章。2.1.3 立項(xiàng)查詢立項(xiàng)查詢頁(yè)面如下圖:點(diǎn)擊合同名稱鏈接,查看查詢結(jié)果信息的頁(yè)面如下圖:2.1.4 簽約依據(jù)維護(hù)簽約依據(jù)的維護(hù)頁(yè)面如下圖:查看查詢結(jié)果信息的頁(yè)面如下圖:簽約依據(jù)維護(hù)注意事項(xiàng):1)當(dāng)本級(jí)單位的簽約依據(jù)維護(hù)員維護(hù)本單位的簽約依據(jù)時(shí),可以修改簽約依據(jù)的名稱、簽約依據(jù)編號(hào)、所屬單位、引用范圍以及備注信息。2)上級(jí)單位的簽約依據(jù)維護(hù)員可以通過(guò)修改簽約依據(jù)的所屬單位,將所屬單位為下級(jí)的簽約依據(jù)提升至上級(jí)以便上級(jí)單位以及下級(jí)單位的系統(tǒng)用戶引用。如下圖示:2.1.5 新增簽約依據(jù)簽約依據(jù)維護(hù)頁(yè)面下方有“添加依據(jù)”按鈕,單擊后進(jìn)入新增簽約依據(jù)頁(yè)面,如下圖:新增簽約依據(jù)需要填寫的內(nèi)容如圖所示,承辦員在填寫時(shí)注意以下要點(diǎn):1) 簽約依據(jù)名稱必填。2) 系統(tǒng)中簽約依據(jù)的名稱不能重名。3) 由承辦人添加的簽約依據(jù)不能直接進(jìn)入簽約依據(jù)庫(kù),只有當(dāng)引用了該簽約依據(jù)的合同經(jīng)過(guò)了三項(xiàng)審查,該簽約依據(jù)方可入庫(kù)。入庫(kù)后的簽約依據(jù)承辦人在簽約依據(jù)維護(hù)中將不給與查詢結(jié)果。入庫(kù)后的簽約依據(jù)只能由單位級(jí)的簽約依據(jù)維護(hù)員進(jìn)行維護(hù)。4) 簽約依據(jù)維護(hù)員在添加新簽約依據(jù)時(shí),需要選擇該簽約依據(jù)的所屬單位。默認(rèn)為用戶所在單位。2.1.6 修改簽約依據(jù)簽約依據(jù)查詢頁(yè)面中,查找到簽約依據(jù)后單擊依據(jù)名稱進(jìn)入簽約依據(jù)修改頁(yè)面,頁(yè)面樣式與新增依據(jù)頁(yè)面類似,只是已經(jīng)存在的信息自動(dòng)顯示,系統(tǒng)管理員可以對(duì)簽約依據(jù)進(jìn)行修改,修改完成后單擊“確定”按鈕保存修改結(jié)果,單擊“取消”按鈕放棄修改。2.1.7 刪除簽約依據(jù)簽約依據(jù)查詢頁(yè)面中,每一條簽約依據(jù)記錄的后面有一個(gè)“刪除圖標(biāo)”,單擊刪除圖標(biāo)可以將該簽約依據(jù)刪除。用戶刪除一份依據(jù)時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè),若該依據(jù)已經(jīng)被使用,則不允許被刪除,系統(tǒng)給出無(wú)法刪除提示;若該依據(jù)還未被使用,則允許被刪除,系統(tǒng)將給出刪除成功提示。第 3 章 合同選商3.1 功能簡(jiǎn)介合同立項(xiàng)后,根據(jù)確定的選商方式不同,合同進(jìn)入不同的模塊。3.2 系統(tǒng)用戶1) 招標(biāo)申報(bào)員3) 招標(biāo)查詢員4) 招標(biāo)審查審批員5) 招標(biāo)結(jié)果填報(bào)員6)評(píng)標(biāo)專家信息維護(hù)員7) 評(píng)標(biāo)專家信息查詢員8) 選商結(jié)果審查審批員3.3 使用說(shuō)明3.3.1 菜單結(jié)構(gòu)合同選商主菜單下有五個(gè)二級(jí)菜單:選商提示、選商查詢、專家信息維護(hù)、專家信息查詢、專家隨機(jī)選取。如下圖:選擇合同選商主菜單后,頁(yè)面右方的工作區(qū)默認(rèn)顯示選商提示的內(nèi)容。3.3.2 選商查詢相關(guān)人員通過(guò)此頁(yè)面,查詢已辦的招標(biāo)信息。專家信息維護(hù)相關(guān)人員通過(guò)此頁(yè)面,完成專家維護(hù)工作。在此模塊下,相關(guān)人員可以完成以下功能:1) 專家信息查詢2) 新增專家3) 修改專家信息4) 刪除專家專家信息查詢對(duì)系統(tǒng)中的專家信息進(jìn)行查詢。專家隨機(jī)選取對(duì)系統(tǒng)中的專家進(jìn)行隨機(jī)的選取。3.3.3 起草一份招標(biāo)申請(qǐng)選商提示頁(yè)面中包含兩部分:待辦工作及已辦工作。待辦工作中顯示的是用戶起草并臨時(shí)保存的申請(qǐng)信息;已辦工作中顯示的是用戶起草并提交的申請(qǐng)信息。若用戶是第一次登錄則待辦工作及已辦工作中均無(wú)記錄。當(dāng)立項(xiàng)承辦人提交一份需要進(jìn)行招標(biāo)的立項(xiàng)申請(qǐng)后,招標(biāo)承辦人就可以在本人的待辦工作中看到待本人處理的招標(biāo)申請(qǐng)。填寫招標(biāo)申請(qǐng)進(jìn)入個(gè)人工作助理,用戶可以看到待本人處理的招標(biāo)申請(qǐng)信息,單擊合同名稱,進(jìn)入招標(biāo)申請(qǐng)頁(yè)面,如下圖:在合同立項(xiàng)時(shí)已經(jīng)確定的合同的部分基本信息,在這里自動(dòng)顯示,承辦人員只需要填寫招標(biāo)方式及招標(biāo)方式說(shuō)明,上傳招標(biāo)文件。承辦員在填寫時(shí)注意以下要點(diǎn):1) “招標(biāo)方式”系統(tǒng)默認(rèn)為“邀請(qǐng)招標(biāo)”可以修改。2) 當(dāng)“招標(biāo)方式”選擇“公開(kāi)招標(biāo)”時(shí),擬選單位選項(xiàng)自動(dòng)隱藏,不需要填寫。3) 當(dāng)“招標(biāo)方式”選擇“邀請(qǐng)招標(biāo)”時(shí),擬選單位選項(xiàng)必須填寫,且單位數(shù)量不得少于三家。4) 招標(biāo)方式說(shuō)明項(xiàng)并非必須填寫,若填寫,長(zhǎng)度不能超過(guò)200漢字。5) 選擇該招標(biāo)申請(qǐng)是否劃分標(biāo)段。若選擇劃分標(biāo)段,則需要填寫“標(biāo)段名稱”、“預(yù)算金額”、“預(yù)算金額幣種”等信息。臨時(shí)保存承辦員填寫了部分招標(biāo)申請(qǐng)信息后,可以單擊“臨時(shí)保存”按鈕將填寫的內(nèi)容臨時(shí)保存,此時(shí)該招標(biāo)申請(qǐng)信息還在承辦員的待辦工作中,承辦員還可以對(duì)招標(biāo)申請(qǐng)信息進(jìn)行修改。送審承辦員單擊“送審”按鈕后,此招標(biāo)申請(qǐng)信息將轉(zhuǎn)入流程設(shè)定模塊,如果有合適的流程,招標(biāo)信息將按照流程設(shè)定的規(guī)則執(zhí)行審查審批手續(xù)。若沒(méi)有符合規(guī)則的流程,則由承辦員手動(dòng)選擇審查審批的流程,可參考第三章“手動(dòng)設(shè)定流程”部分內(nèi)容。3.3.4 招標(biāo)審查審批招標(biāo)申請(qǐng)?zhí)峤缓?,根?jù)招標(biāo)流程,招標(biāo)申請(qǐng)需要經(jīng)過(guò)招標(biāo)部門招標(biāo)審查審批員的審查審批工作。當(dāng)需要某個(gè)審查員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查時(shí),該審查員的待辦工作中出現(xiàn)一項(xiàng)待辦事宜,如下圖:審查審批的步驟如下:1) 選擇待辦工作進(jìn)入審查審批頁(yè)面,如下圖:2) 審查審批頁(yè)面的上半部分為申請(qǐng)的詳細(xì)信息,下半部分為審批意見(jiàn)填寫。審查人填寫了審批意見(jiàn)后,有四種選擇分別為:- 審查通過(guò):當(dāng)用戶選擇此按鈕后,用戶本人的審查工作完成,任務(wù)自動(dòng)轉(zhuǎn)到下一個(gè)審查人待辦工作中。- 臨時(shí)保存:當(dāng)用戶選擇此按鈕后,用戶的審查工作還未完成,工作還在用戶的待辦工作中,用戶可以稍后再處理這項(xiàng)工作。- 返回相關(guān)部門:當(dāng)用戶選擇此按鈕后,出現(xiàn)頁(yè)面如下圖:用戶可以選擇將合同退回給承辦部門或者選擇審查部門,同時(shí)選擇將合同抄送的部門。- 流程重設(shè):當(dāng)用戶選擇此按鈕后,工作發(fā)送到流程重設(shè)員的待辦工作中,可以對(duì)合同的審查審批流程進(jìn)行重設(shè)。3.3.5 填寫招標(biāo)結(jié)果信息招標(biāo)結(jié)果信息的填寫系統(tǒng)設(shè)計(jì)兩個(gè)版本,各單位根據(jù)實(shí)際情況可以選擇使用。填寫招標(biāo)結(jié)果信息(簡(jiǎn)版)當(dāng)合同的所有審批結(jié)束后,在承辦員的工作提示內(nèi)會(huì)出現(xiàn)合同信息,單擊合同名稱進(jìn)入下一步,出現(xiàn)工作交接界面。在工作交接界面,單擊“轉(zhuǎn)選商結(jié)果填報(bào)”進(jìn)入下一個(gè)處理界面。招標(biāo)簡(jiǎn)版下填寫的內(nèi)容較少,只需要填寫中標(biāo)結(jié)果即選擇中標(biāo)單位,同時(shí)上傳中標(biāo)通知書(附件)即可。填寫完中標(biāo)信息后,單擊“提交”按鈕就可以轉(zhuǎn)到下一個(gè)合同申報(bào)模塊處理。注:若本單位啟用了“選商結(jié)果審查審批”,則上圖的“提交”按鈕變?yōu)椤八蛯彙?,匹配選商結(jié)果審查審批流程。當(dāng)審批結(jié)束后,轉(zhuǎn)合同申報(bào)。填寫招標(biāo)結(jié)果信息(完全版)招標(biāo)完全版需要填寫的信息較多,包括:1) 發(fā)標(biāo)信息2) 投標(biāo)信息3) 確認(rèn)評(píng)委4) 評(píng)標(biāo)信息5) 招標(biāo)結(jié)果若本單位啟用選商結(jié)果審查審批,信息填寫完全并選擇工作交接對(duì)象后單擊“送審”按鈕就可以轉(zhuǎn)到合同選商結(jié)果審查審批。若本單位未啟用選商結(jié)果審查審批,則提交轉(zhuǎn)至合同申報(bào)。3.3.6 非招標(biāo)合同在合同立項(xiàng)的選商方式中選擇非“招標(biāo)”,如下圖:送審后,經(jīng)過(guò)立項(xiàng)審查審批環(huán)節(jié)(可配置),非招標(biāo)合同即合同談判(議標(biāo))若啟用選商流程,則匹配選商審查審批的流程。當(dāng)匹配的選商流程結(jié)束后轉(zhuǎn)選商結(jié)果填報(bào),選商結(jié)果填報(bào)提交后,轉(zhuǎn)合同申報(bào)。若不啟用選商流程,非招標(biāo)合同即合同談判(議標(biāo))則直接工作交接轉(zhuǎn)合同申報(bào)。如下圖示:3.3.7 專家信息維護(hù)單擊“添加”按鈕,單擊后進(jìn)入新增專家頁(yè)面,如下圖:如果輸入多個(gè)專家的信息就可以點(diǎn)“批量上載”,如下圖:?jiǎn)螕簟皩<倚畔⒛0逑螺d”下載專家信息模板,填寫完后點(diǎn)擊“瀏覽”,選中填寫完整的“專家信息模板”,再點(diǎn)擊“預(yù)覽”如果沒(méi)有問(wèn)題,“導(dǎo)入”按鈕是黑色的,點(diǎn)擊就可以導(dǎo)入,否則“導(dǎo)入”按鈕是灰色,無(wú)法導(dǎo)入。3.3.8 修改專家信息專家維護(hù)頁(yè)面中,單擊專家名稱進(jìn)入專家修改頁(yè)面,頁(yè)面樣式與新增專家頁(yè)面類似,只是經(jīng)存在的信息自動(dòng)顯示,系統(tǒng)管理員可以對(duì)專家信息進(jìn)行修改,修改完成后單擊“確定”按鈕保存修改結(jié)果,單擊“取消”按鈕放棄修改。3.3.9 刪除專家信息專家查詢頁(yè)面中,每一條專家記錄的后面有一個(gè)“刪除圖標(biāo)”(X),單擊刪除圖標(biāo)可以將該專家刪除。用戶刪除一個(gè)專家時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè),若該專家已經(jīng)作為評(píng)委參與過(guò)招標(biāo),則不允許被刪除,系統(tǒng)給出無(wú)法刪除提示;若該專家還未作為評(píng)委參與過(guò)招標(biāo),則允許被刪除,系統(tǒng)將給出刪除成功提示。第 4 章 合同申報(bào)4.1 功能簡(jiǎn)介合同申報(bào)模塊為合同承辦部門提供了合同起草、修改、送審、查詢等功能,支持承辦部門完成合同的報(bào)審工作。4.2 系統(tǒng)用戶1) 合同承辦員2) 簽約審查審批員4.3 使用說(shuō)明4.3.1 菜單結(jié)構(gòu)合同申報(bào)主菜單下有兩個(gè)二級(jí)菜單:申報(bào)提示、申報(bào)查詢。如下圖:選擇合同申報(bào)主菜單后,頁(yè)面右方的工作區(qū)默認(rèn)顯示申報(bào)提示的內(nèi)容。申報(bào)提示承辦員從此頁(yè)面的不同入口進(jìn)入,完成合同的報(bào)審工作。根據(jù)承辦員承辦的合同目前辦理狀態(tài),分為以下兩種:待辦工作、已辦工作。如下圖:承辦員在此模塊下可以完成以下工作:1) 起草一份新合同2) 臨時(shí)保存合同3) 修改臨時(shí)保存的合同4) 修改審查退回的合同5) 刪除審查不通過(guò)的合同6) 修改審查審批流程7) 手動(dòng)設(shè)定審查審批流程申報(bào)查詢用戶可以通過(guò)此模塊查詢經(jīng)本人辦理過(guò)的所有經(jīng)過(guò)或處于合同申報(bào)模塊的合同,了解本人合同辦理情況。部門領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)此模塊查詢本部門承辦的所有合同,了解本部門內(nèi)合同辦理情況。該功能是有權(quán)限范圍的,只能查詢本人和授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)過(guò)申報(bào)模塊的合同,沒(méi)有給定范圍時(shí)默認(rèn)只能查本人承辦的合同。4.3.2 起草一份新合同進(jìn)入申報(bào)提示后,展開(kāi)“待辦工作”工作列表,用戶可以看到待本人申報(bào)合同的簡(jiǎn)單信息,如下圖,合同基本信息填寫單擊需辦理的任務(wù)名稱,進(jìn)入合同申報(bào)頁(yè)面,根據(jù)申請(qǐng)是否經(jīng)過(guò)招標(biāo)模塊,合同申報(bào)的頁(yè)面也不完全相同。未經(jīng)過(guò)招標(biāo)模塊的申請(qǐng)頁(yè)面如下圖:經(jīng)過(guò)招標(biāo)模塊的申請(qǐng)頁(yè)面如下圖:承辦員在填寫合同基本信息時(shí)注意以下要點(diǎn):1) 合同基本信息中,帶紅色“*”符號(hào)的信息為必填項(xiàng)。2) 在合同立項(xiàng)時(shí)已經(jīng)確定的合同的部分基本信息,在這里自動(dòng)顯示,除合同名稱外都不允許再修改。3) 合同名稱可以修改,長(zhǎng)度小于100漢字。4) 標(biāo)的金額確定時(shí)必須填寫金額,不確定時(shí)要求填寫暫定金額。5) 履行期限確定時(shí)填寫履行的起始時(shí)間,不確定時(shí)可以用一段文字進(jìn)行描述。確定合同相對(duì)人1) 若合同經(jīng)過(guò)招標(biāo)工作,則合同相對(duì)人信息已經(jīng)確定,承辦員只能查看不允許修改,如下圖:?jiǎn)螕艨梢圆榭春贤鄬?duì)人信息,如下圖:2) 若合同沒(méi)有經(jīng)過(guò)招標(biāo)工作,則承辦員可以從相對(duì)人庫(kù)中選擇合同的相對(duì)人,如下圖:?jiǎn)螕簟疤砑雍贤鄬?duì)人”按鈕,出現(xiàn)新窗口,如下圖:窗口上方為相對(duì)人查詢條件,單擊“查詢”按鈕后下方為符合條件的相對(duì)人信息,如下圖:選中要選擇的相對(duì)人,承辦員還可以通過(guò)“添加相對(duì)人”按鈕,重新選擇相對(duì)人。單擊確定按鈕,返回合同申報(bào)頁(yè)面,并帶回選擇的合同相對(duì)人,如下圖:查看簽約依據(jù)簽約依據(jù)在合同立項(xiàng)時(shí)就已經(jīng)填過(guò)了,在合同申報(bào)時(shí),只可以查看,如下圖:當(dāng)合同申報(bào)送審后,審批人退回時(shí),承辦人可重新選擇簽約依據(jù)。資料上傳詳細(xì)的操作方式參見(jiàn)第三章“文件上傳”部分內(nèi)容。臨時(shí)保存合同承辦員填寫或修改了部分合同基本信息后,可以單擊“臨時(shí)保存”按鈕將填寫的內(nèi)容臨時(shí)保存,此時(shí)該合同申請(qǐng)信息還在承辦員的待辦工作中,承辦員還可以對(duì)合同申請(qǐng)信息進(jìn)行修改。承辦員修改一份合同申報(bào)時(shí),上次已經(jīng)填寫的內(nèi)容將自動(dòng)顯示并允許修改。刪除合同若該申請(qǐng)沒(méi)有被批準(zhǔn),可由承辦員將申請(qǐng)刪除,刪除時(shí)注意以下情況:1) 若將一份申請(qǐng)刪除,則所有和申請(qǐng)有關(guān)的合同信息將被全部刪除,但不包括簽約依據(jù)和合同相對(duì)人。2) 經(jīng)過(guò)招標(biāo)模塊并確定了合同相對(duì)人的合同申請(qǐng)不允許被刪除,只能臨時(shí)存檔。送審承辦員單擊“送審”按鈕后,此申請(qǐng)信息將轉(zhuǎn)入流程設(shè)定模塊,如果有合適的流程,合同信息將按照流程設(shè)定的規(guī)則被執(zhí)行審查審批手續(xù)。若沒(méi)有符合規(guī)則的流程,則由承辦員手動(dòng)選擇審查審批的流程,可參考第三章“手動(dòng)設(shè)定流程”部分內(nèi)容。4.3.3 跟蹤合同審查狀態(tài)承辦人完成合同申報(bào)的提交工作及送審后,當(dāng)審批通過(guò)后,已辦工作的工作列表中自動(dòng)增加一條記錄,單擊下圖流程進(jìn)展圖標(biāo),可以跟蹤合同審查狀態(tài),查看到該合同申請(qǐng)需要審查的部門以及已經(jīng)完成審查的審查意見(jiàn)。 已經(jīng)審批過(guò)該合同的審批人姓名將自動(dòng)變?yōu)樗{(lán)色,審查審批部門的顏色不變化。審查審批過(guò)程信息中系統(tǒng)會(huì)記錄審批過(guò)的人的審批意見(jiàn)。在已辦工作中單擊合同名稱,可以查看到合同的詳細(xì)信息。單擊“合同跟蹤一覽表”圖標(biāo):進(jìn)入以下頁(yè)面:該頁(yè)面顯示的是合同在每個(gè)時(shí)刻的狀態(tài),根據(jù)時(shí)間先后的順序最上面是合同的當(dāng)前狀態(tài),通過(guò)此表可以查看某一份合同當(dāng)前在誰(shuí)的待辦工作里將進(jìn)行的操作??梢院芊奖阍敿?xì)的跟蹤一份合同。4.3.4 修改審查退回的合同審查過(guò)程中審查不通過(guò)被退回的合同自動(dòng)進(jìn)入到承辦人的“待辦工作”列表中,如下圖:通過(guò)任務(wù)名稱,可以了解到這是一份退回的合同,單擊列表最后的流程進(jìn)展圖標(biāo),可以- 1.請(qǐng)仔細(xì)閱讀文檔,確保文檔完整性,對(duì)于不預(yù)覽、不比對(duì)內(nèi)容而直接下載帶來(lái)的問(wèn)題本站不予受理。
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