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臺北市政府公文製作參考手冊 第 2 版 臺北市政府秘書處 編印 中華民國 95 年 1 月 目 次 目 次 I 壹 前言 1 貳 共同格式 3 一 公文用紙尺度 3 二 書寫方式 3 三 分項(xiàng)條列序號 3 四 用字用語 4 一 正體字之使用 4 二 常用國字正誤用詞 5 三 一般公文用語 12 四 專業(yè)用字用語 16 五 法規(guī)用字用語 17 六 外文之引用 22 七 度量衡單位之表示 22 五 標(biāo)點(diǎn)符號 41 六 數(shù)字使用原則 46 一 阿拉伯?dāng)?shù)字書寫原則 46 二 中文數(shù)字書寫原則 50 七 文稿蓋章 53 一 來文 53 二 發(fā)文稿 56 三 簽 便箋 報告 簽稿會核單 62 叁 公文結(jié)構(gòu) 69 肆 對外意思表示之公文 71 一 令 71 一 發(fā)布法規(guī)令 72 二 發(fā)布解釋性規(guī)定令 73 三 發(fā)布裁量基準(zhǔn)令 74 二 函 75 一 一段式函 77 二 二段式函 78 三 處分函 79 三 公告 80 四 書函 82 五 箋函 84 六 開會通知單 85 七 移文單 87 八 機(jī)密文書機(jī)密等級變更或註銷建議單 89 九 機(jī)密文書機(jī)密等級變更或註銷通知單 91 十 訴願書 93 一 訴願之提起 93 二 訴願書之填寫 94 十一 訴願 行政訴訟答辯書 97 十二 聘書 100 十三 獎狀 101 十四 說帖 102 伍 內(nèi)部使用之公文 107 一 簽 107 二 便箋 110 一 簡單案情便箋 111 二 洽商或回復(fù)公務(wù)便箋 112 三 報告 113 一 段落式報告 114 二 條列式報告 115 四 會議文書 116 一 報告提案 117 二 討論提案 119 三 會議紀(jì)錄 120 五 公務(wù)電話紀(jì)錄 121 六 差假請示單 122 陸 研究報告 123 一 報告結(jié)構(gòu) 123 一 封面 123 二 摘要 128 三 目次 128 四 表圖目次 128 五 辭彙或符號說明 129 六 正文 129 二 標(biāo)點(diǎn)符號 131 三 表與圖 136 四 參證部分 138 一 參考書目 139 二 附 錄 147 五 送繳 147 壹 前言 一 臺北市政府 以下簡稱本府 為促進(jìn)本府各機(jī)關(guān)學(xué)校 以下簡稱各機(jī)關(guān) 配合行政院推動橫書公文製作之標(biāo)準(zhǔn)化 特編訂本手冊 並自 94 年 1 月 1 日起使用 二 公文應(yīng)依其性質(zhì) 使用適當(dāng)?shù)念悇e 本府常用之公文類別 可分為以下幾 類 一 令 公布法律 發(fā)布法規(guī)命令 解釋性規(guī)定與裁量基準(zhǔn)之行政規(guī)則及 及人事命令時用 二 函 各機(jī)關(guān)處理公務(wù)有下列情形之一時使用 1 上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)有所指示 交辦 批復(fù)時 2 下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)有所請求或報告時 3 同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)間行文時 4 民眾與機(jī)關(guān)間之申請及答復(fù)時 三 公告 各機(jī)關(guān)就主管業(yè)務(wù)或依據(jù)法令規(guī)定 向公眾或特定之對象宣布 週知時使用 四 其他公文 其他因辦理公務(wù)需要之文書 例如 1 書函 於公務(wù)未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時使用 代替過去之便函 備忘錄 簡便行文表 其適用範(fàn)圍較函為 廣泛 舉凡答復(fù)簡單案情 寄送普通文件 書刊 或?yàn)橐话?聯(lián)繫 查詢等事項(xiàng)行文時均可使用 其性質(zhì)不如函之正式性 2 開會通知單 召集會議時使用 3 公務(wù)電話紀(jì)錄 凡公務(wù)上聯(lián)繫 洽詢 通知等可以電話簡單正 確說明之事項(xiàng) 經(jīng)通話後 發(fā)話人如認(rèn)有必要 可將通話紀(jì)錄 作成兩份並經(jīng)發(fā)話人簽章 以一份送達(dá)受話人簽收 雙方附卷 以供查考 4 手令或手諭 機(jī)關(guān)長官對所屬有所指示或交辦時使用 5 簽 承辦人員就職掌事項(xiàng) 或下級機(jī)關(guān)首長對上級機(jī)關(guān)首長有 所陳述 請示 請求 建議時使用 6 報告 公務(wù)用報告如調(diào)查報告 研究報告 評估報告等 或機(jī) 關(guān)所屬人員就個人事務(wù)有所陳請時使用 7 箋函或便箋 以個人或單位名義於洽商或回復(fù)公務(wù)時使用 8 聘書 聘用人員時使用 9 證明書 對人 事 物之證明時使用 10 證書或執(zhí)照 對個人或團(tuán)體依法令規(guī)定取得特定資格時使用 11 契約書 當(dāng)事人雙方意思表示一致 成立契約關(guān)係時使用 12 提案 對會議提出報告或討論事項(xiàng)時使用 13 紀(jì)錄 記錄會議經(jīng)過 決議或結(jié)論時使用 14 節(jié)略 對上級人員略述事情之大要 亦稱綱要 起首用 敬陳 者 末署 職稱 姓名 15 說帖 詳述機(jī)關(guān)掌理業(yè)務(wù)辦理情形 請相關(guān)機(jī)關(guān)或部門予以支 持時使用 16 定型化表單 三 本手冊適用於各機(jī)關(guān)承辦人員常用之公文書 包括對外意思表示之公文 如 令 函 公告 書函 箋函 開會通知單 移文單 機(jī)密文書機(jī)密等 級變更或註銷建議單 機(jī)密文書機(jī)密等級變更或註銷通知單 訴願書 訴 願及行政訴訟答辯書 聘書 獎狀 說帖等 及對內(nèi)意思表示之簽 便箋 報告 會議文書 公務(wù)電話紀(jì)錄 差假請示單等 四 本手冊內(nèi)容架構(gòu)分為三部分 第一部分為共同格式 介紹公文用紙尺度 書寫方式 分項(xiàng)條列序號 用字用語 標(biāo)點(diǎn)符號 數(shù)字使用原則 文稿蓋 章 公文結(jié)構(gòu) 第二部分介紹本府常用公文與作法舉例 第三部分為研究 報告之撰寫格式 五 本次再版 除改正初版之錯漏處及部分參考範(fàn)例之內(nèi)容外 亦重新修正了 法定度量衡單位之書寫參考表 標(biāo)點(diǎn)符號用法舉例表 並增加承辦與決行 同為一人時之公文蓋章範(fàn)例及發(fā)布解釋性規(guī)定令 發(fā)布裁量基準(zhǔn)令 箋函 說帖及公務(wù)電話紀(jì)錄等之作法舉例 期更豐富手冊之實(shí)用價值 六 為蒐集使用經(jīng)驗(yàn)及修正意見 本府秘書處另設(shè)有網(wǎng)頁 歡迎使用同仁隨時 上網(wǎng)提供寶貴建議 網(wǎng)址 http www sec taipei gov tw 貳 共同格式 一 公文用紙尺度 1 質(zhì)料 70 磅以上米色 白色 模造紙或再生紙 2 尺度 採國家標(biāo)準(zhǔn)總號五號用紙尺度 A4 但因特殊需求者 得改採 A3 或 A5 之用紙尺度 二 書寫方式 1 書寫方式 公文應(yīng)由左而右 由上而下 橫行書寫 2 紙張及版面 以 A4 紙張直式橫書為原則 惟因特殊需求者 得調(diào)整 為橫式橫書或改採 A3 或 A5 紙張 3 裝訂 左側(cè)裝訂 4 邊界 1 上緣 紙張上緣保留 2 5 公分 0 3 公分 2 下緣 紙張下緣保留 2 5 公分 0 3 公分 3 右緣 紙張右緣保留 2 5 公分 0 3 公分 4 左緣 紙張左緣保留 2 5 公分 0 3 公分 裝訂線至左緣保留 1 5 公分 0 3 公分 5 頁碼 頁尾置中 6 字型 中文採楷書 7 行距 10 點(diǎn)字行距 10 點(diǎn) 3 點(diǎn) 12 點(diǎn)字行距 15 點(diǎn) 3 點(diǎn) 16 點(diǎn)字行 距 28 點(diǎn) 4 點(diǎn) 20 點(diǎn)字行距 36 點(diǎn) 5 點(diǎn) 未規(guī)定部分 各機(jī)關(guān)自訂 1 英吋的字為 72 點(diǎn) 三 分項(xiàng)條列序號 1 公文內(nèi)容得視需要分項(xiàng)條列 分項(xiàng)條列序號 應(yīng)全部以全形字元呈現(xiàn) 但併同使用之圓括號 則應(yīng)以半形字元呈現(xiàn) 以節(jié)省篇幅 2 分項(xiàng)條列時 下一層應(yīng)另列縮一全形格書寫 其層次及縮格範(fàn)例如下 第一層 一 中文全形字 第二層 一 中文全形字 半形字元 第三層 1 阿拉伯?dāng)?shù)字全形字元 第四層 阿拉伯?dāng)?shù)字全形字元 半形字元 第五層 甲 中文全形字 第六層 甲 中文全形字 半形字元 四 用字用語 一 正體字之使用 1 本府為配合中央政府的語文政策 提高市民的語文程度 傳承發(fā) 揚(yáng)優(yōu)良文化 便利國語文教學(xué) 推行 正體字 註 1 故公 文應(yīng)使用 正體字 書寫 2 有人稱 正體字 為 繁體字 這是不正確的 因?yàn)檎w字是沿 用祖先正統(tǒng)的文字 沒有增加筆畫 故不能稱為 繁體字 3 正體字 有四個意義 1 代表是祖先傳下的正統(tǒng)字 2 代表與 簡體字 相對 如 單 為正體字 單 為簡 體字 3 代表與 俗體字 相對 如 卻 為正體字 卻 為俗 體字 4 代表與 異體字 相對 如 夠 夠 互為異體 選 夠 為正體字 則 夠 為異體字 從廣義來說 簡體字 俗體字 都可視為 正體字 的 異體 字 註 1 臺北市政府推行使用正體字說帖 臺北市 臺北市政府 民國 93 年 二 常用國字正誤用詞 公文用字應(yīng)正確精準(zhǔn) 例如 會議紀(jì)錄 不應(yīng)書寫成 會議記錄 施政 計畫 不應(yīng)書寫成 施政計劃 茲依筆畫順序彙整 臺北市常用國字正誤詞 例 供書寫時之參考 詞語例 誤用例 1 劃 一 味 指責(zé) 一 昧 指責(zé) 一 哄 而散 一 轟 而散 一 炷 香 一 柱 香 一 鼓 作氣 一 股 作氣 一 瀉 千里 一 洩 千里 一切就 緒 一切就 序 一目 了 然 一目 瞭 然 一再交 代 一再交 待 2 4 劃 人才 輩 出 人才 倍 出 十八 般 武藝 十八 班 武藝 大 快 朵頤 大 塊 朵頤 大 器 晚成 大 氣 晚成 小心 翼翼 小心 奕奕 已 經(jīng)遠(yuǎn)離 以 經(jīng)遠(yuǎn)離 不 省 人事 不 醒 人事 不 脛 而走 不 徑 而走 不甘 示 弱 不甘 勢 弱 不共 戴 天 不共 帶 天 五穀 歉 收 五穀 欠 收 元 宵 花燈 元 霄 花燈 天作之 合 天作之 和 尤 其 由 其 心無旁 騖 心無旁 鶩 比比 皆是 彼彼 皆是 毛骨 悚 然 毛骨 聳 然 5 劃 以免向 隅 以免向 偶 詞語例 誤用例 以逸 待 勞 以逸 代 勞 仗義 執(zhí) 言 仗義 直 言 令人 遐 想 令人 暇 想 令人 嚮 往 令人 響 往 令人不 齒 令人不 恥 出 其 不意 出 奇 不意 出奇 制 勝 出奇 致 勝 出於無 奈 出於無 耐 功虧一 簣 功虧一 潰 去 世 去 逝 可見一 斑 可見一 般 四處 蔓 延 四處 漫 延 必 須 必 需 必 需 品 必 須 品 必 恭 必 敬 畢 恭 畢 敬 未雨 綢 繆 未雨 稠 謬 白頭 偕 老 白頭 諧 老 6 劃 吊 味口 弔 味口 名列前 茅 名列前 矛 在校 肄 業(yè) 在校 肆 業(yè) 妄自 菲 薄 妄自 匪 薄 好高 騖 遠(yuǎn) 好高 鶩 遠(yuǎn) 如火如 荼 如火如 茶 如此而 已 如此而 以 如法 炮 製 如法 泡 製 如雷 貫 耳 如雷 灌 耳 年 輕 貌美 年 青 貌美 成 績 進(jìn)步 成 積 進(jìn)步 死心 塌 地 死心 踏 地 汗流 浹 背 汗流 夾 背 老生 常 談 老生 長 談 老態(tài)龍 鍾 老態(tài)龍 鐘 而 今 而 後 爾 今 爾 後 詞語例 誤用例 自尋煩 惱 自尋煩 腦 至 理名言 致 理名言 西裝 筆 挺 西裝 畢 挺 7 劃 何 嘗 如此 何 常 如此 克紹 箕 裘 克紹 基 裘 冷 漠 疏離 冷 寞 疏離 別出 心 裁 別出 新 裁 即 使這樣 既 使這樣 含 飴 弄孫 含 貽 弄孫 坐 享 其成 坐 想 其成 床 笫 之間 床 第 之間 投 機(jī)取巧 偷 機(jī)取巧 盯 梢 盯 哨 見 異 思遷 見 義 思遷 走 投 無路 走 頭 無路 防 範(fàn) 災(zāi)害 防 犯 災(zāi)害 8 劃 併 發(fā)癥 並 發(fā)癥 刻 苦耐勞 克 苦耐勞 和 藹 可親 和 靄 可親 固 有道德 故 有道德 始終不 渝 始終不 逾 孤 注 一擲 孤 柱 一擲 屈 指可數(shù) 曲 指可數(shù) 彼此 遷 就 彼此 牽 就 披 荊斬棘 劈 荊斬棘 抱 怨不已 報 怨不已 明 察 秋 亳 明 查 秋 豪 東施 效 顰 東施 笑 顰 沽 名釣譽(yù) 估 名釣譽(yù) 知書達(dá) 禮 知書達(dá) 理 金 碧 輝煌 金 壁 輝煌 金榜 題 名 金榜 提 名 怦 然心動 抨 然心動 詞語例 誤用例 9 劃 冒險 犯 難 冒險 患 難 室內(nèi)裝 潢 室內(nèi)裝 璜 度 假村 渡 假村 度 過童年 渡 過童年 怠 慢不周 待 慢不周 怨天 尤 人 怨天 由 人 恬 不知恥 忝 不知恥 按 部 就班 按 步 就班 拭 目以待 試 目以待 故 步自封 固 步自封 既 然如此 即 然如此 既往不 咎 既往不 究 是何 緣 故 是何 原 故 為人 詬 病 為人 垢 病 相形見 絀 相形見 茁 若 即 若離 若 及 若離 英雄氣 概 英雄氣 慨 迫不 及 待 迫不 急 待 重 新開始 從 新開始 迥 然不同 迴 然不同 面黃 肌 瘦 面黃 飢 瘦 10 劃 俯 首認(rèn)罪 伏 首認(rèn)罪 個人 涵 養(yǎng) 個人 含 養(yǎng) 候 補(bǔ)球員 後 補(bǔ)球員 剛 愎 自用 剛 復(fù) 自用 座 無虛席 坐 無虛席 氣 球上升 汽 球上升 消 夜 宵 夜 疾 言厲色 急 言厲色 疾 風(fēng)勁草 急 風(fēng)勁草 病入膏 肓 病入膏 盲 破 釜 沉舟 破 斧 沉舟 神采 奕奕 神采 弈弈 詞語例 誤用例 素 昧 平生 素 味 平生 耽 誤工作 擔(dān) 誤工作 脅 迫 協(xié) 迫 胯 下之辱 跨 下之辱 草 菅 人命 草 管 人命 豈 有此理 其 有此理 貢 獻(xiàn)非凡 供 獻(xiàn)非凡 起 用新人 啟 用新人 躬 逢其盛 恭 逢其盛 軒 然大波 喧 然大波 追根究 柢 追根究 底 高聲朗 誦 高聲朗 頌 11 劃 商店打 烊 商店打 洋 奢侈浪 費(fèi) 奢侈浪 廢 張燈結(jié) 綵 張燈結(jié) 彩 彗 星 慧 星 接 踵 而至 接 腫 而至 欲蓋彌 彰 欲蓋彌 章 清 晰 可見 清 析 可見 深自警 惕 深自警 剔 畢 竟不同 必 竟不同 眾口 鑠 金 眾口 爍 金 眼花 撩 亂 眼花 瞭 亂 莫 名 其妙 莫 明 其妙 陳陳 相因 成成 相因 陳腔 濫 調(diào) 陳腔 爛 調(diào) 陰謀 詭 計 陰謀 鬼 計 魚目 混 珠 魚目 渾 珠 麻木不 仁 麻木不 人 12 劃 勞 燕 分飛 牢 雁 分飛 唾 手可得 垂 手可得 報名 截 止 報名 結(jié) 止 寒 暄 問候 寒 喧 問候 詞語例 誤用例 尋人啟 事 尋人啟 示 廁 身其間 側(cè) 身其間 惺惺 相惜 心心 相惜 提 綱 挈 領(lǐng) 提 網(wǎng) 契 領(lǐng) 提心 吊 膽 提心 弔 膽 敦品 勵 學(xué) 敦品 力 學(xué) 斑 白頭髮 班 白頭髮 斐 然成章 蜚 然成章 渾身解 數(shù) 渾身解 術(shù) 焚膏繼 晷 焚膏繼 咎 無所 事 事 無所 是 事 發(fā) 憤 圖強(qiáng) 發(fā) 奮 圖強(qiáng) 短小精 悍 短小精 幹 絕不寬 貸 絕不寬 待 脾氣暴 躁 脾氣暴 燥 華 佗 再世 華 陀 再世 貽 笑大方 遺 笑大方 貿(mào)易 盈 虧 貿(mào)易 贏 虧 越 俎 代庖 越 廚 代庖 集思廣 益 集思廣 義 黃 粱 一夢 黃 梁 一夢 13 劃 催 促 摧 促 意 氣用事 義 氣用事 愛屋及 烏 愛屋及 屋 搔 首弄姿 騷 首弄姿 暗 箭 難防 暗 劍 難防 滄海一 粟 滄海一 栗 煥 然一新 換 然一新 煞 車失靈 剎 車失靈 稟 告父母 秉 告父母 經(jīng)驗(yàn)老 到 經(jīng)驗(yàn)老 道 蜂 擁 而上 蜂 湧 而上 雷霆萬 鈞 雷霆萬 軍 詞語例 誤用例 鳩佔(zhàn) 鵲 巢 鳩佔(zhàn) 雀 巢 鼎鼎 大名 頂頂 大名 14 劃 實(shí)事求 是 實(shí)事求 事 察 言 觀色 察 顏 觀色 嶄 露頭角 展 露頭角 徹 底了解 澈 底了解 態(tài)度安 詳 態(tài)度安 祥 慘 無人道 殘 無人道 摧 毀 催 毀 旗 袍 祺 袍 榮 獲 冠軍 榮 穫 冠軍 滿腹 牢 騷 滿腹 勞 騷 煽 惑人心 搧 惑人心 誨 人不倦 悔 人不倦 需 要 須 要 15 劃以上 劍 拔弩張 箭 拔弩張 嬌 生慣養(yǎng) 驕 生慣養(yǎng) 模 稜 兩可 模 擬 兩可 盤根錯 節(jié) 盤根錯 結(jié) 緝 捕歸案 揖 捕歸案 蓬 蓽 生輝 篷 壁 生輝 銷 聲匿跡 消 聲匿跡 震 撼 人心 震 憾 人心 鋌 而走險 挺 而走險 憑 弔 古蹟 憑 吊 古蹟 戰(zhàn)戰(zhàn) 兢兢 戰(zhàn)戰(zhàn) 競競 興 致 勃勃 興 緻 勃勃 隨手塗 鴉 隨手塗 鴨 應(yīng)接不 暇 應(yīng)接不 遐 戴 罪立功 帶 罪立功 濫 竽 充數(shù) 爛 芋 充數(shù) 環(huán)環(huán)相 扣 環(huán)環(huán)相 叩 艱 難困苦 堅(jiān) 難困苦 詞語例 誤用例 趨 之若鶩 驅(qū) 之若鶩 趨之若 鶩 趨之若 騖 餬 口而已 糊 口而已 禮 尚 往來 禮 上 往來 轉(zhuǎn) 圜 餘地 轉(zhuǎn) 寰 餘地 蹧 蹋 糧食 蹧 塌 糧食 穩(wěn)操勝 券 穩(wěn)操勝 卷 嚴(yán)防作 弊 嚴(yán)防作 幣 籠 絡(luò)人心 攏 絡(luò)人心 鑑 往知來 見 往知來 觀 念新穎 關(guān) 念新穎 鳯毛 麟 角 鳯毛 鱗 角 三 一般公文用語 公文應(yīng)依受文對象 立場及性質(zhì) 使用簡潔得體之用語 常用之一般公文用語 列表說明如下 類別 用語 適用範(fàn)圍 備註 查 有關(guān) 關(guān)於 謹(jǐn)查 茲 通用 制定 訂定 修正 廢止 公布法律 發(fā)布命令用 起首語 指公文 起首所用 之發(fā)語詞 特任 特派 任命 任用人員用 類別 用語 適用範(fàn)圍 備註 派 茲派 茲聘 茲敦聘 僱 鈞府 鈞長 鈞座 有隸屬關(guān)係之下級對上 級用 大院 大部 大局 大處 對無隸屬關(guān)係之上級機(jī) 關(guān)用 例如 對立法院 司法院 考試院 監(jiān)察 院用 貴局 貴處 貴公司 對下級 平行 無隸屬 關(guān)係者 及對人民團(tuán)體 用 直接稱謂時用 書寫本類別之稱謂 語時 對上級 平 行及人民團(tuán)體均應(yīng) 於其左空一格 挪 抬 以示互重 臺端 先生 女士 對屬員 人民 本 自稱 稱謂語 指對受 文者稱呼 或自稱用 語 該 職稱 機(jī)關(guān)名稱如一再提及可 稱 該 例如 該局 對職員則稱 該員 或 職稱 間接稱謂時用 依 奉 引敘上級機(jī)關(guān)或首長公 文時用 引述語 引據(jù)其 他機(jī)關(guān)或 受文者來 文時之用 語 依據(jù) 引敘平行 下級機(jī)關(guān) 屬員或人民來文時用 類別 用語 適用範(fàn)圍 備註 奉悉 回復(fù)上級機(jī)關(guān)來文或首 長公文 於引敘完畢時 用 敬悉 回復(fù)平行機(jī)關(guān)來文 於引敘完畢時用 已悉 回復(fù)下級機(jī)關(guān)公文 於引敘完畢時用 復(fù) 稱謂 函 於復(fù)文時用 依 依據(jù) 稱 謂 辦理 於告知辦理之依據(jù)時用 發(fā)文年月日字 號及文別 諒蒙 鈞察 對上級機(jī)關(guān)發(fā)文後續(xù)函 時用 發(fā)文年月日字 號及文別 諒達(dá) 對平行機(jī)關(guān)發(fā)文後續(xù)函 時用 發(fā)文年月日字 號及文別 計達(dá) 對下級機(jī)關(guān)發(fā)文後續(xù)函 時用 經(jīng)辦語 案情處 理過程之 聯(lián)繫用語 業(yè)經(jīng) 經(jīng)已 均經(jīng) 迭經(jīng) 旋經(jīng) 嗣經(jīng) 通用 準(zhǔn)駁語 於審核 或答復(fù)受 應(yīng)予照準(zhǔn) 準(zhǔn)予照辦 應(yīng)予不準(zhǔn) 對下級機(jī)關(guān)用 類別 用語 適用範(fàn)圍 備註 應(yīng)予駁回 如擬 可照準(zhǔn) 準(zhǔn)如所請 如擬辦理 應(yīng)從緩議 決行人員批核公文用 文者請求 時之用語 敬表同意 同意照辦 不能同意辦理 歉難同意 無法照辦 礙難同意 對平行機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體 時用 除外語 處理案 件之除外 用語 除 外 除 及 外 通用 請示語 請問 請教之衡 量用語 是否可行 是否有當(dāng) 可否之處 請 鑒核 請 核示 請 鑒查 請 核備 請上級機(jī)關(guān)或首長查核 指示使用 鑒核 報核案件 核示 請示案件 鑒查 僅供瞭解 核備 核備案件 期望及目 的語 對受文 者表達(dá)行 文之期望 或目的之 用語 請 查照 請 辦理惠復(fù) 請 查明惠復(fù) 請 查照轉(zhuǎn)知 請平行機(jī)關(guān)知悉辦理時 用 類別 用語 適用範(fàn)圍 備註 請查照 請照辦 請辦理見復(fù) 請查明見復(fù) 請查照轉(zhuǎn)知 請下級機(jī)關(guān)知悉辦理時 用 附陳 檢陳 對上級附送附件時用 附送語 致送資 料 文件 之用語 檢送 檢附 附 附送 對平行或下級機(jī)關(guān)附送 附件時用 亦可當(dāng)成起首語 結(jié)束語 全文之 總結(jié)用語 謹(jǐn)陳 敬陳 此致 於簽 便箋之文末用 四 專業(yè)用字用語 公文須引述之專有名詞 必須正確無誤 除得向有關(guān)機(jī)關(guān)查詢外 亦可翻查 適當(dāng)?shù)膮⒖紩?例如 財稅名詞辭典 財政部財稅人員訓(xùn)練所出版 捷運(yùn)辭彙 臺北市政府捷運(yùn)工程局編 高運(yùn)量捷運(yùn)系統(tǒng)專業(yè)詞彙 臺北大眾捷運(yùn)股份有限公司編 中運(yùn)量捷運(yùn)系統(tǒng)專業(yè)詞彙 臺北大眾捷運(yùn)股份有限公司編 政府統(tǒng)計名詞定義彙編 行政院主計處編 中華民國環(huán)境保護(hù)統(tǒng)計名詞定義 行政院環(huán)境保護(hù)署出版 都市計畫專業(yè)用語之解說及彙編 營建雜誌社出版 勞動統(tǒng)計名詞解釋 行政院勞工委員會出版 國土資訊系統(tǒng)相關(guān)名詞解釋彙編 內(nèi)政部資訊中心出版 醫(yī)療管理常用名詞彙編 行政院衛(wèi)生署出版 考銓詞彙 考試院出版 研考名詞簡介 行政院研考會出版 檔案管理名詞彙編 檔案管理局出版 國家標(biāo)準(zhǔn)用語手冊 資訊通信類 經(jīng)濟(jì)部標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)局出版 智慧型運(yùn)輸系統(tǒng)之一般性專有名詞 交通部編 交通名詞辭典 電信類 交通部交通研究所出版 交通名詞辭典 民用航空類 交通部交通研究所民用航空編審小組 出版 交通名詞辭典 氣象類 增訂部份 交通部交通研究所出版 交通名詞辭典 氣象類 交通部交通研究所出版 交通名詞辭典 公路類 交通部交通研究所出版 交通名詞辭典 水運(yùn)類 交通部出版 交通名詞辭典 鐵路類 交通部交通研究所出版 交通名詞辭典 貨櫃運(yùn)輸類 交通部交通研究所出版 交通名詞辭典 港埠類 交通部交通研究所出版 交通名詞辭典 郵政類 交通部交通研究所出版 土地基本資料庫名詞定義 國土資訊系統(tǒng)土地基本資料庫查詢 系統(tǒng) http www moiland gov tw landdatabase chhtml 五 法規(guī)用字用語 製 訂 定法規(guī)時 應(yīng)符合法律統(tǒng)一用字 用語 標(biāo)點(diǎn)符號之規(guī)定 法律統(tǒng)一用字表 中華民國 62 年 3 月 13 日立法院 第 1 屆 第 51 會期第 5 次 會議及第 78 會期第 17 次會議認(rèn)可 如下 用字舉例 統(tǒng)一用字 曾見用字 說明 公布 分布 頒布 布 佈 徵兵 徵稅 稽徵 徵 征 部分 身分 分 份 帳 帳目 帳戶 帳 賬 韭菜 韭 韮 礦 礦物 礦藏 礦 鑛 釐訂 釐定 釐 厘 使館 領(lǐng)館 圖書館 館 舘 穀 榖物 榖 谷 行蹤 失蹤 蹤 蹤 妨礙 障礙 阻礙 礙 礙 賸餘 賸 剩 占 占有 獨(dú)占 占 佔(zhàn) 牴觸 牴 抵 雇員 雇主 雇工 雇 僱 名詞用 雇 僱 僱用 聘僱 僱 雇 動詞用 僱 贓物 贓 臟 黏貼 黏 粘 計畫 畫 劃 名詞用 畫 策劃 規(guī)劃 擘劃 劃 畫 動詞用 劃 用字舉例 統(tǒng)一用字 曾見用字 說明 蒐集 蒐 搜 菸葉 菸酒 菸 煙 儘先 儘量 儘 盡 麻類 亞麻 麻 蔴 電表 水表 表 錶 擦刮 刮 括 拆除 拆 撤 磷 硫化磷 磷 燐 貫徹 徹 澈 澈底 澈 徹 祇 祇 只 副詞 並 並 并 連接詞 聲請 聲 申 對法院用 聲請 申請 申 聲 對行政機(jī)關(guān)用 申請 關(guān)於 對於 於 于 給與 與 予 給與實(shí)物 給予 授予 予 與 給予名位 榮譽(yù)等抽象事項(xiàng) 紀(jì)錄 紀(jì) 記 名詞用 紀(jì)錄 記錄 記 紀(jì) 動詞用 記錄 用字舉例 統(tǒng)一用字 曾見用字 說明 事蹟 史蹟 遺蹟 蹟 跡 蹤跡 跡 蹟 糧食 糧 糧 覆核 覆 複 復(fù)查 復(fù) 複 複驗(yàn) 複 復(fù) 法律統(tǒng)一用語表 中華民國 62 年 3 月 13 日立法院 第 1 屆 第 51 會期第 5 次 會議認(rèn)可 如下 統(tǒng)一用語 說 明 設(shè) 機(jī)關(guān) 如 教育部組織法 第四條 教育部設(shè)左列各司 處 室 置 人員 如 司法院組織法 第九條 司法院置秘書長一人 特任 第九十八條 不寫為 第九八條 第一百條 不寫為 第一 條 第一百十八條 不寫為 第一百 一 十八條 自公布日施行 不寫為 自公 佈 之 日施行 處 五年以下有期 自由刑之處分 用 處 不用 科 統(tǒng)一用語 說 明 徒刑 科 五千元以下罰 金 罰金用 科 不用 處 且不寫為 科五千元 以下 之 罰金 處 五千元以下罰 鍰 罰鍰用 處 不用 科 且不寫為 處五千元 以下 之 罰鍰 準(zhǔn)用 第 條 之規(guī)定 法律條文中 引用本法其他條文時 不寫 本法 第 條 而逕書 第 條 又如 違反第二十 條規(guī)定者 科五千元以下罰金 第二項(xiàng) 之未遂犯 罰之 法律條文中 引用本條其他各項(xiàng)規(guī)定時 不寫 本條 第 項(xiàng) 而逕書 第 項(xiàng) 如刑法第 三十七條第四項(xiàng) 依第一項(xiàng)宣告褫奪公權(quán)者 自裁 判確定時發(fā)生效力 制定 與 訂定 法律之創(chuàng)制 用 制定 行政命令之制作 如 訂定 製定 製作 書 表 證照 冊 據(jù)等 公文書之製成用 製定 或 製作 即用 製 不用 制 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 百 千 法律條文中之序數(shù)不用大寫 即不寫為 壹 貳 參 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 零 萬 法律條文中之?dāng)?shù)字 零 萬 不寫為 萬 立法慣用語詞及標(biāo)點(diǎn)符號如下 1 語詞 條文中如僅有一連接詞時 須用 及 字 如有二個連接詞時 則上用 與 字 下用 及 字 不用 暨 字作為連接詞 引用他處條文 其條次係連續(xù)者 則用 至 字代替中間條次 例如 第 三條 第四條 第五條 改為 第三條至第五條 項(xiàng) 款 目之引用 準(zhǔn)此 條文中 第 X 條之規(guī)定 字樣 刪除 之 字 改為 第 X 條規(guī)定 項(xiàng) 款 目準(zhǔn)此 2 標(biāo)點(diǎn)符號 標(biāo)題不使用標(biāo)點(diǎn)符號 有 但書 之條文 但 字上之標(biāo)點(diǎn)使用句號 及 字為連接詞時 及 字上之標(biāo)點(diǎn)刪除 其 字為代名詞時 其上用分號 如 其組織以法律定之 其 字上 須用分號 六 外文之引用 公文書內(nèi)述及外文人名 地名 政府機(jī)構(gòu) 社團(tuán)組織 或其他專名詞 得逕用 外文名稱 不加中文譯名 但若使用中文譯名時 應(yīng)於該中文譯名首次出現(xiàn)時 於其後以 加註原文 如原文有簡稱 則附於全稱之後 例 日本通產(chǎn)省 Ministry of International Trade and Industry 簡稱 MITI 世界貿(mào)易組織 World Trade Organization 簡稱 WTO 世界經(jīng)濟(jì)論壇 World Economic Forum 簡稱 WEF 世界資訊科技與服務(wù)業(yè)聯(lián)盟 World Congress on Information Technology 半形 用在下列文句的中間 1 並列的短句 2 聯(lián)立的復(fù)句 1 知照改為查照 遵辦改為照 辦 遵照具報改為辦理見復(fù) 2 出國人員於返國後一個月內(nèi) 撰寫報告 向 部報備 否則限制申請出國 名稱 符號 用法 舉例 中文 英文 3 Spring is here the birds are warbling with joy 冒號 全形 半型 用在有下列情形的文句 後面 1 下文有列舉的人 事 物 時 2 下文是引語時 3 標(biāo)題 4 稱呼 1 使用電話範(fàn)圍如次 1 2 2 接行政院函 3 主旨 4 部長 5 Let me give you a piece of advice Look before you leap 問號 全形 半型 用在發(fā)問或懷疑文句的 後面 1 本要點(diǎn)何時開始正式實(shí)施為 宜 2 此項(xiàng)計畫的可行性如何 3 Where do you work 驚歎號 全形 半型 用在表示感歎 命令 請求 勸勉等文句的後 面 1 又怎能達(dá)成這一為民造 福的要求 2 來努力創(chuàng)造我們共同的事業(yè) 共同的榮譽(yù) 3 How thoughtful 引號 全形 半型 用在下列文句的後面 1 引用他人的詞句 2 特別著重的詞句 3 標(biāo)記題目 中文先用單引號 後用 雙引號 英文先用雙引 號 後用單引號 1 總統(tǒng)說 天下只有能負(fù)責(zé) 的人 才能有擔(dān)當(dāng) 2 所謂 效率 觀念 已經(jīng) 為我們所接納 3 The letter m is wider than the letter t 破折號 2 個全 形 1 個全 形 表示下文語意有轉(zhuǎn)折或 下文對上文的註釋 1 各級人員一律停止休假 即使已奉準(zhǔn)有案的 也一律 撤銷 2 政府就好比是一部機(jī)器 一部為民服務(wù)的機(jī)器 名稱 符號 用法 舉例 中文 英文 3 Taipei City has an excellent MRT system There are five lines the blue red green orange and brown 連字號 1 個全 形或半 形 1 個半 形 1 用於表示數(shù)目 時 間 地點(diǎn)等之起止 時 用 1 個 全形 2 用於複合詞組及各 種型號 牌號 圖 表序號等時 用 1 個半形 1 20 30 公斤 17 00 21 00 基隆 臺北 2 鐵 鎳合金 圖 5 1 3 a 1 500 word letter 4 ISO 9000 刪節(jié)號 半形 6 點(diǎn) 半型 3 點(diǎn) 用在文句有省略或表示 文意未完的地方 1 憲法第 58 條規(guī)定 應(yīng)將提出 立法院的法律案 預(yù)算 案 提出於行政院會議 2 Five of my best friends are these Mary Jason Edward 夾註號 全形 半型 1 在文句內(nèi)要補(bǔ)充意 思或註釋時用的 2 先用 後用 1 公文結(jié)構(gòu) 採用 主旨 說明 辦法 簽呈為 擬辦 三段式 2 臺灣光復(fù)節(jié) 10 月 25 日 民國 38 年 8 月頒布命令訂 定 應(yīng)舉行慶祝儀式 3 Smith Art ch 2 or sec 2 p 20 書名號 全形 斜體或 劃底線 1 用在書名 篇名 報刊名 雜誌名等 2 用在戲劇 電影 1 四書集註 2 孟子梁惠王 3 我最喜歡看 科學(xué)人 和 天下 這兩份雜誌 名稱 符號 用法 舉例 中文 英文 美術(shù) 音樂等藝術(shù) 作品名 3 需同時使用 時 先用雙 再用 4 書刊的題簽 文章 的標(biāo)題 報刊雜誌 的刊頭或宣傳海報 等 不必用書名號 4 歌劇魅影 是世界上倍受 歡迎的音樂劇 5 文化月刊 十週年特刊 6 The call of the wild 7 New York Times 8 Foundations of Library and Information Science 音界號 全形 用在翻譯外國人名的名 字與姓氏之間 馬克 吐溫 彼得 杜拉克 威廉 沙士比亞 六 數(shù)字使用原則 常見的數(shù)字表達(dá)方式可以區(qū)分為四種 1 阿拉伯?dāng)?shù)字 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 2 中文數(shù)字 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 3 國字?jǐn)?shù)字 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 4 羅馬數(shù)字 I II III X L C D M 羅馬數(shù)字較為繁複不易辨識 原則上僅用在編製書籍報告之頁碼 而國字 大寫數(shù)字因?yàn)楣P畫繁複 僅在篇章標(biāo)題時始使用 因此 一般公文報告中以使 用中文數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字為原則 依行政院 93 年 9 月 17 日院臺秘字第 093089122 號函訂頒 公文書橫式書 寫數(shù)字使用原則 數(shù)字用語具一般數(shù)字意義 統(tǒng)計意義者 或以阿拉伯?dāng)?shù)字表 示較清楚者 使用阿拉伯?dāng)?shù)字 數(shù)字用語屬描述性用語 專有名詞 慣用語者 或以中文數(shù)字表示較妥適者 使用中文數(shù)字 數(shù)字用語屬法規(guī)條項(xiàng)款目 編章 節(jié)款目之統(tǒng)計數(shù)據(jù)者 以及引敘或摘述法規(guī)條文內(nèi)容時 使用阿拉伯?dāng)?shù)字 但 屬法規(guī)制定 修正及廢止案之法制作業(yè)者 應(yīng)依 中央法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)法 法律 統(tǒng)一用語表 等相關(guān)規(guī)定辦理 一 阿拉伯?dāng)?shù)字書寫原則 數(shù)字用語具一般數(shù)字意義 如代碼 國民身分證統(tǒng)一編號 編號 發(fā)文字 號 日期 時間 序數(shù) 電話 傳真 郵遞區(qū)號 門牌號碼等 統(tǒng)計意義 如計量單位 統(tǒng)計數(shù)據(jù)等 者 或以阿拉伯?dāng)?shù)字表示較清楚者 使用阿拉伯 數(shù)字 數(shù)字用語屬法規(guī)條項(xiàng)款目 編章節(jié)款目之統(tǒng)計數(shù)據(jù)者 以及引敘或摘述法 規(guī)條文內(nèi)容時 使用阿拉伯?dāng)?shù)字 1 代號 碼 物件之代號或代碼 例如機(jī)關(guān)代碼 379000000A 國際標(biāo)準(zhǔn)書號 ISBN 988 133 005 1 2 國民身分證統(tǒng)一編號 例 M234567890 3 編號 例如附件 1 表 2 圖 3 1 4 發(fā)文字號 為利全國公文電子交換作業(yè) 公文之收發(fā)文號 一律書寫足 11 位數(shù)之 阿拉伯?dāng)?shù)字半形 0123456789 例 府秘二字第 09405678900 其寫法與內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下 1 前三位數(shù)為收發(fā)文年度之代碼 94 年度之代碼為 094 以此類推 2 第 4 位數(shù)為收發(fā)層級識別代碼 府文之識別代碼為 0 至 2 從 0 開始 使用 各機(jī)關(guān)學(xué)校之識別代碼 不分層級 一致為 3 至 9 從 3 開始 使用 3 第 5 至 9 位數(shù)為收發(fā)文流水號 每年年度開始時 從 00001 起 逐號 累加 1 使用 4 第 10 位數(shù)為案管附號 於 以案管制 案件之附案發(fā)文時 從 1 起 每件累加 1 使用至 9 不足時 再依序以英文大寫字母 小寫字母累 進(jìn) 非附案之發(fā)文案件用於公文收文號時 則本位數(shù)補(bǔ) 0 5 第 11 位數(shù)為多稿支號 於一文多稿時 第 2 稿從 1 起 每稿累加 1 使用至 9 不足時 再依序以英文大寫字母 小寫字母累進(jìn) 非多稿 案件之發(fā)文號及用於公文收文號時 則本位數(shù)補(bǔ) 0 第 10 與 11 位數(shù)之表示法如下 00 00 10 01 20 02 A0 0A B0 0B a0 0a b0 0b 5 序號 例如會議期別 名次 次數(shù) 季別等 6 日期 時間 任何文書均須記載年 月 日 時 文書中記載年份 一律以 中華民國紀(jì)元為準(zhǔn) 惟外文或譯件 得採用西元記年 日期之記載採用阿拉 收發(fā)文年度 府文 0 2 各機(jī)關(guān) 3 9 收發(fā)文流水號 案管附號 多稿號 伯?dāng)?shù)字 例 中華民國 93 年 12 月 3 日 記載日期時間時 除用於簽署章下之簽署日期時間 仍維持原 8 碼之書寫方 式 例 0701 0805 外 均不前置以 0 之方式書寫 例 94 年 7 月 8 日下午 2 時 5 分 不書寫為 094 年 07 月 08 日下午 02 時 05 分 7 電話 傳真 區(qū)域碼採用連字號 區(qū)隔 例 02 27256084 8 郵遞區(qū)號 目前郵遞區(qū)號為三加二制 前三位數(shù)為行政區(qū) 市 鄉(xiāng) 鎮(zhèn) 區(qū) 編號 後兩位數(shù)為投遞段編號及大宗收件戶之 投遞專用號碼 使用時 一般住戶來往郵件僅須書寫前三位數(shù)行政區(qū)編號 大宗郵件收受戶則再加二 碼 例 臺北市政府之郵遞區(qū)號 三碼為 110 五碼為 11008 9 門牌號碼 門牌號碼之段巷弄號室等採阿拉伯?dāng)?shù)字 例 臺北市中正區(qū)忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室 10 計量統(tǒng)計 以阿拉伯?dāng)?shù)字計量時 超過三位以上之?dāng)?shù)字 應(yīng)採用國際通行 之三位分節(jié)法 以 半型 區(qū)隔之 例 1 234 567 890 以阿拉伯?dāng)?shù)字書寫時 同一組數(shù)字 宜書寫在同一列 不宜跨拆兩列書寫 以阿拉伯?dāng)?shù)字計量時 可用中文字之 萬 億 兆 為單位 而不 用中文字之 十 百 千 及其組合之詞組為單位 如十萬 百萬 千萬等 例 使用 不使用 50 5 十 500 5 百 5 000 5 千 5 萬 50 萬 5 十萬 550 萬 5 百 50 萬 5 500 萬 5 千 5 百萬 5 500 億 5 千 5 百億 500 兆 5 百兆 11 統(tǒng)計數(shù)據(jù) 例如上網(wǎng)人數(shù)為 26 821 811 12 法規(guī)條項(xiàng)款目 編章節(jié)款目 例如事務(wù)管理規(guī)則共分 15 編 415 條條文 13 法規(guī)內(nèi)容之引敘或摘述 例如依著作權(quán)法法第 87 條規(guī)定 茲將阿拉伯?dāng)?shù)字之使用範(fàn)圍 彙整如下表 用語類別 用法舉例 一般數(shù)字意義 代號 碼 37900000A ISBN 988 133 005 1 國民身分證統(tǒng)一編號 M234567890 編號 附表 1 附件 1 發(fā)文字號 院臺秘字第 0940086517 號 府秘二字第 09405678900 號 序號 第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優(yōu)先 第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會議室 第 6 次會議紀(jì)錄 日期 時間 民國 94 年 7 月 8 日 94 年度 21 世紀(jì) 公元 2005 年 7 時 50 分 挑戰(zhàn) 2008 國家發(fā)展重點(diǎn)計畫 520 就職典禮 72 水災(zāi) 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節(jié) 延後 3 週辦理 電話 傳真 02 33566500 郵遞區(qū)號 門牌號碼 11008 臺北市信義區(qū)市府路 1 號 10051 臺北市中正區(qū)忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室 統(tǒng)計意義 計量單位 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 5 角 35 立方公尺 7 36 公頃 土地 1 5 筆 統(tǒng)計數(shù)據(jù) 臺北市政府網(wǎng)站訪客人數(shù)為 26 821 811 法規(guī)相關(guān)數(shù)字用語 法規(guī)條項(xiàng)款目 編章節(jié)款 目 事務(wù)管理規(guī)則共分 15 編 415 條條文 法規(guī)內(nèi)容之引敘或摘述 依兒童及少年福利法第 54 條規(guī)定 接生 人違反第 13 條規(guī)定者 由衛(wèi)生主管機(jī)關(guān)處 新臺幣 6 000 元以上 3 萬元以下罰鍰 胎兒出生後 7 日內(nèi) 接生人如未將胎兒出生 之相關(guān)資料通報戶政及衛(wèi)生主管機(jī)關(guān)備查者 依兒童及少年福利法第 54 條規(guī)定 可處 6 000 元以上 3 萬元以下罰鍰 二 中文數(shù)字書寫原則 數(shù)字用語屬描述性用語 成語 專有名詞 如地名 書名 人名 店名 頭銜等 慣用語 如星期 比例 概數(shù) 約數(shù) 者 或以中文數(shù)字表示較妥 適者 使用中文數(shù)字 例 星期一 週一 正月初五 十分之一 三讀 三軍 部隊(duì) 約三 四天 二三百架次 幾十萬分之一 七千餘人 二百多人 前一 年 屬法規(guī)制定 修正及廢止案 如令 函 法規(guī)草案總說明 條文對照表等 之法制作業(yè)者 應(yīng)依 中央法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)法 法律統(tǒng)一用語表 等相關(guān)規(guī)定辦 理 茲將中文數(shù)字之使用範(fàn)圍 彙整如下表 描述性用語 一分子 一支部隊(duì) 一再強(qiáng)調(diào) 一次補(bǔ)助 一律 一流大學(xué) 一致性 一個多元族群的社會 一套規(guī)範(fàn) 三大面向 三生有幸 三級制政府 不二法門 公正第三人 四大施政主軸 再一次 每一位同仁 前一年 核四廠 國土三法 國小三年級 第一夫人 第一線上 第二專長 第三部門 組織四法 新十大建設(shè) 零歲教育 成語 一日千里 一目十行 三言兩語 三生有幸 三五成群 十全十美 專有名詞 九九峰 三國演義 李四 五南書局 恩史瓦第三世 慣用語 第一科 第二組 第三課 星期一 週一 正月初五 十分之一 三讀 三軍部隊(duì) 約三 四天 二 三百架次 幾十萬分之一 七千餘人 二百多人 七 文稿蓋章 文書處理過程中之有關(guān)人員 應(yīng)於處理後 於文面或稿面之適當(dāng)位置蓋職 名章 蓋章時 應(yīng)依 由上而下 由左而右 由小而大 之原則 由職等較低 者 於蓋章範(fàn)圍內(nèi)之左上方蓋起 其餘人員 再依上述原則 依序蓋章 但機(jī) 關(guān)首長得以親自簽名代替蓋章 蓋章或簽名後 並應(yīng)在職名章或簽名下方註明當(dāng)時之日期時間 例如 3 月 15 日下午 4 時 50 分 則註記為 0315 1650 以明確公文之時效責(zé)任 決行者之蓋章頁面 應(yīng)避免與文書之主要內(nèi)容脫離 或單獨(dú)成頁 文稿之簽擬蓋章參考範(fàn)例如下 一 來文 收到他機(jī)關(guān)發(fā)送給本機(jī)關(guān)之公文時 承辦人員應(yīng)於該來文之最末頁文末處 下方 簽擬處理意見並蓋章 其餘之核決人員 再依序於適當(dāng)位置蓋章 來文剩餘空間不足 或簽擬意見較多時 則應(yīng)另以便箋簽擬 來文之簽擬 蓋章參考範(fàn)例如下 來文簽擬 蓋章方式參考範(fàn)例 二 發(fā)文稿 擬辦發(fā)文稿時 承辦人員 核稿人員及決行人員 均應(yīng)於發(fā)文稿之首頁下 方適當(dāng)位置蓋章 發(fā)文稿之蓋章參考範(fàn)例如下 發(fā)文稿蓋章參考範(fàn)例 本機(jī)關(guān)函 發(fā)文稿蓋章參考範(fàn)例 代擬上級機(jī)關(guān)函 發(fā)文稿蓋章參考範(fàn)例 承辦與決行同為一人 三 簽 便箋 報告 簽稿會核單 擬辦簽 便箋及報告等公文時 應(yīng)於擬辦完畢後 由承辦人員在全文之最 末處下方蓋章 其餘之核決人員 再依序於適當(dāng)位置蓋章 簽 便箋及報告之蓋章位置均相同 簽稿會核單則由受會單位就各自之欄 位依序蓋章 其蓋章參考範(fàn)例如下 簽蓋章參考範(fàn)例 便箋蓋章參考範(fàn)例 簡單案情簽辦 便箋蓋章參考範(fàn)例 會辦意見簽辦 便箋蓋章參考範(fàn)例 致送通知 報告蓋章參考範(fàn)例 簽稿會核單蓋章參考範(fàn)例 叁 公文結(jié)構(gòu) 公文結(jié)構(gòu) 係指組成公文之體系架構(gòu) 包括公文整體結(jié)構(gòu)與本體結(jié)構(gòu) 註 3 整體結(jié)構(gòu)亦稱為行款 所謂 行款 即指公文行文款式 而公文行款 係指一 篇完整公文所應(yīng)記載之項(xiàng)目 公文整體結(jié)構(gòu) 可分為十三部份 一 發(fā)文機(jī)關(guān)全銜 二 文別 三 地 址及聯(lián)絡(luò)方式 四 受文者 五 發(fā)文日期 六 發(fā)文字號 七 速別 八 密等及解密條件或保密期限 九 附件 十 本文 十一 正本 十二 副本 十三 署名或蓋章戳等 公文本體結(jié)構(gòu)亦稱為本文 所謂 本文 係指公文主要內(nèi)容 公文本體結(jié) 構(gòu)包括內(nèi)容結(jié)構(gòu)及形式結(jié)構(gòu) 內(nèi)容結(jié)構(gòu)即指公文主要內(nèi)容並以引據(jù) 申述及歸 結(jié)等方式說明 至於形式結(jié)構(gòu)即指公文主要內(nèi)容表達(dá)方式 如令之形式結(jié)構(gòu)不 分段 函之形式結(jié)構(gòu)分為主旨 說明 辦法 公告之形式結(jié)構(gòu)分為主旨 依據(jù) 公告事項(xiàng) 簽之形式結(jié)構(gòu)包括主旨 說明 擬辦之形式 其他公文形式結(jié)構(gòu)如 書函比照函之結(jié)構(gòu) 公示送達(dá)比照公告之結(jié)構(gòu) 便箋及報告比照簽之結(jié)構(gòu) 茲依公文行款說明其書寫方式與格式 項(xiàng)目 書寫方法 對齊方式 字體大小 發(fā)文機(jī)關(guān)全銜 填機(jī)關(guān)之全稱 不可寫簡銜 二個以 上之機(jī)關(guān)會銜者 主辦機(jī)關(guān)在左 會 辦機(jī)關(guān)在右 由左至右依序排列 字 體要放大 置中對齊 20 點(diǎn)字 文別 視公文類別而填寫 如為令則填 令 字 函則填 函 字 餘類推 且字 體要放大 接續(xù)發(fā)文 機(jī)關(guān)全銜 20 點(diǎn)字 地址 詳細(xì)填寫機(jī)關(guān)之正確地址 會銜者 只列主辦機(jī)關(guān)之地址 本項(xiàng)必需填寫 但令或公告可除外 置文面首 頁右上方 適當(dāng)處 12 點(diǎn)字 聯(lián)絡(luò)方式 可為傳真電話 聯(lián)絡(luò)人 聯(lián)絡(luò)電話或 電子郵件資料 視業(yè)務(wù)狀況彈性運(yùn)用 若此欄位為空白時 欄位名稱不顯示 置文面首 頁右上方 適當(dāng)處 12 點(diǎn)字 註 3 公文製作及習(xí)作 臺北市 國家文官培訓(xùn)所 民國 91 年 項(xiàng)目 書寫方法 對齊方式 字體大小 令及公告不必填寫 受文者 通常逐一填寫或如行文單位 人員 亦 可概括 如臺北市政府各機(jī)關(guān)學(xué)校 本項(xiàng)必需填寫 但令或公告如無受文 者得不列此項(xiàng) 靠左對齊 16 點(diǎn)字 發(fā)文日期 填寫發(fā)文之日期 靠左對齊 12 點(diǎn)字 發(fā)文字號 填寫發(fā)文代字號及文號 靠左對齊 12 點(diǎn)字 速別 視公文速別填寫 如最速件便填 最 速件 速件填 速件 普通件則填 普通件 令或公告不須此項(xiàng) 靠左對齊 12 點(diǎn)字 密等及解密條件 或保密期限 視公文密等分填 絕對機(jī)密 極機(jī) 密 機(jī)密 密 等字 並應(yīng)於其 後註記 公佈後解密 年 月 日 解密 附件抽存後解密 等字 表 示本件公文解密條件或保密期限 如為普通件 則填 普通 靠左對齊 12 點(diǎn)字 附件 填寫公文附件名稱及數(shù)量 無則空白 靠左對齊 12 點(diǎn)字 本文 依公文類別 使用適當(dāng)之本文形式結(jié) 構(gòu) 如函之形式結(jié)構(gòu)為主旨 說明 辦法 公告之形式結(jié)構(gòu)為主旨 依據(jù) 公告事項(xiàng) 靠左對齊 16 點(diǎn)字 正本 列舉公文受理主體之機(jī)關(guān) 單位 或人 員或概括表達(dá) 靠左對齊 12 點(diǎn)字 副本 列舉公文副知機(jī)關(guān) 單位 或人員 其 中含附件者應(yīng)註明 如要求副本收受 者作為時 應(yīng)在說明段內(nèi)敘明 靠左對齊 12 點(diǎn)字 署名或蓋章戳 依公文類別及與正本受文者之關(guān)係 正確使用職章 首長簽字章或機(jī)關(guān) 單位 條戳 副本公文之署名或蓋章格式 應(yīng)與正 本公文一致 靠左對齊 肆 對外意思表示之公文 一 令 一 令 之製作要領(lǐng) 1 發(fā)布令 發(fā)布法規(guī) 解釋性規(guī)定 裁量基準(zhǔn)之令 可不分段 發(fā)布 法規(guī)之令 敘述時動詞一律在前 例如 訂定 施行細(xì)則 修正 辦法 第 條條文 廢止 辦法 但多種法規(guī) 同時發(fā)布 可併入同一令內(nèi)處理 法規(guī)令之發(fā)布並應(yīng)登載於本府公報 或新聞紙 需知會其他機(jī)關(guān)者 應(yīng)另行文檢送 2 人事命令 分任免 遷調(diào) 獎懲 由人事處訂定格式 並應(yīng)遵守由左 至右之橫行格式原則 二 字型大小 1 機(jī)關(guān)全銜 文別 20 點(diǎn)字 置中對齊 2 令內(nèi)容等主要資訊 16 點(diǎn)字 靠左對齊 3 發(fā)文日期 發(fā)文字號等普通資訊 12 點(diǎn)字 靠左對齊 4 頁碼頁尾等參考資訊 10 點(diǎn)字 置中對齊 三 印信 蓋於發(fā)文字號及令內(nèi)容之間右方 保留 7 公分 2 公分 四 作法舉例 發(fā)布法規(guī)令 解釋性規(guī)定令 裁量基準(zhǔn)令 一 發(fā)布法規(guī)令 二 發(fā)布解釋性規(guī)定令 三 發(fā)布裁量基準(zhǔn)令 二 函 一 函 之製作要領(lǐng) 1 一般原則 文字?jǐn)⑹鰬?yīng)明白曉暢 詞意清晰 以達(dá)到 簡 淺 明 確 之 要求 文句應(yīng)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號 文內(nèi)避免層層套敘來文 祇摘述要點(diǎn) 4 應(yīng)採用語氣肯定 詞意妥切 互相尊重之語詞 避免使用艱深費(fèi) 解 無意義或模稜兩可之詞句 函的結(jié)構(gòu) 採用 主旨 說明 辦法 三段式 案情簡 單者 得用 主旨 一段完成 不必硬性分割為二段 三段 說明 辦法 兩段段名 均可因事 因案加以活用 2 分段款式 主旨 為全文精要 以說明行文目的與期望 應(yīng)力求具體扼 要 說明 當(dāng)案情必須就事實(shí) 來源或理由 作較詳細(xì)之?dāng)⑹?無 法於 主旨 內(nèi)容納時 用本段說明 本段段名 可因公文內(nèi)容 改用 經(jīng)過 原因 等其他名稱 辦法 向受文者提出之具體要求無法在 主旨 內(nèi)簡述時 用 本段列舉 本段段名 可因公文內(nèi)容改用 建議 請求 擬辦 核示事項(xiàng) 等其他名稱 3 各段規(guī)格 每段均標(biāo)明段名 段名之上不冠數(shù)字 段名之下加冒號 主旨 一段不分項(xiàng) 文字緊接段名之冒號下書寫 說明 辦法 如無項(xiàng)次 文字緊接段名之冒號下書寫 如分 項(xiàng)條列 應(yīng)另列縮格書寫為一 二 三 一 二 三 說明 辦法 中 其分項(xiàng)條列內(nèi)容過於繁雜或含有表格者 應(yīng)編列為附件 4 行政規(guī)則以函檢發(fā) 多種規(guī)則同時檢發(fā) 可併入同一函內(nèi)處理 其方式 以公文分行或登載政府公報或機(jī)關(guān)電子公布欄 但應(yīng)發(fā)布之行政規(guī)則 依法規(guī)命令之發(fā)布程序辦理 二 字型大小 1 機(jī)關(guān)全銜 文別 20 點(diǎn)字 置中對齊 2 受文者 主旨 說明等主要資訊 16 點(diǎn)字 靠左對齊 3 地址 聯(lián)絡(luò)方式 受文者郵遞區(qū)號 受文者地址 發(fā)文日期 發(fā)文字 號 速別 密等及解密條件或保密期限 附件 正本 副本等普通資 訊 12 點(diǎn)字 4 頁碼頁尾等參考資訊 10 點(diǎn)字 置中對齊 三 作法舉例 一段式函 二段式函 處分函 一 一段式函 二 二段式函 三 處分函 三 公告 一 公告 製作要領(lǐng) 1 公告一律使用通俗 簡淺易懂之文字 避免使用艱深費(fèi)解之詞彙 2 公告文字必須加註標(biāo)點(diǎn)符號 3 公告內(nèi)容應(yīng)簡明扼要 非必要者各機(jī)關(guān)來文日期 文號及會商研議 過程等 不必在公告內(nèi)層層套用敘述 4 公告之結(jié)構(gòu)分為 主旨 依據(jù) 公告事項(xiàng) 或說明 三段 段名之上不冠數(shù)字 分段數(shù)得用 主旨 一段完成者 不必勉強(qiáng)湊 成二段 三段 5 公告登載時 得用較大字體簡明標(biāo)示公告之目的 不署機(jī)關(guān)首長職 稱 姓名 6 一般工程招標(biāo)或標(biāo)購物品等公告 得用定型化格式處理 免用三段 式 7 公告除登載於機(jī)關(guān)電子公布欄者外 張貼於機(jī)關(guān)公告欄時 必須蓋 用機(jī)關(guān)印信 於公告二字右側(cè)闢出空白位置蓋印 以免字跡模糊不清 8 公告之分段款式 1 主旨 應(yīng)扼要敘述公告之目的和要求 其文字緊接段名冒號右 側(cè)書寫 2 依據(jù) 應(yīng)將公告事項(xiàng)之原由敘明 引據(jù)有關(guān)法規(guī)及條文名稱或 機(jī)關(guān)來函 非必要不敘來文日期 字號 有二項(xiàng)以上 依據(jù) 者 每項(xiàng)應(yīng)冠數(shù)字 分項(xiàng)條列 另列縮格書寫 3 公告事項(xiàng) 或說明 應(yīng)將公告內(nèi)容 分項(xiàng)條列 冠以數(shù)字 另 列縮格書寫 使層次分明 清晰醒目 公告內(nèi)容僅就 主旨 補(bǔ) 充說明事實(shí)經(jīng)過或理由者 改用 說明 為段名 公告如另有附 件 附表等文件時 僅註明參閱某某文件 公告事項(xiàng)內(nèi)不必重複 敘述 二 字型大小 1 機(jī)關(guān)全銜 文別 20 點(diǎn)字 置中對齊 2 主旨 依據(jù) 公告事項(xiàng)等主要資訊 16 點(diǎn)字 靠左對齊 3 發(fā)文日期 發(fā)文字號等普通資訊 12 點(diǎn)字 靠左對齊 4 頁碼頁尾等參考資訊 10 點(diǎn)字 置中對齊 三 作法舉例 公告 四 書函 一 書函 之製作要領(lǐng) 比照 函 之規(guī)定 二 字型大小 1 機(jī)關(guān)全銜 文別 20 點(diǎn)字 置中對齊 2 受文者 主旨 說明等主要資訊 16 點(diǎn)字 靠左對齊 3 地址 聯(lián)絡(luò)方式 受文者郵遞區(qū)號 受文者地址 發(fā)文日期 發(fā)文 字號 速別 密等及解密條件或保密期限 附件 正本 副本等普 通資訊 12 點(diǎn)字 4 頁碼頁尾等參考資訊 10 點(diǎn)字 置中對齊 三 作法舉例 書函 五 箋函 箋函 係以個人名義處理公務(wù)之書信 其格式由使用者自訂 箋函之作法 舉例如下 部長勛鑒 本府秘書處為增進(jìn)同仁對橫式公文製作之瞭解 於 今年 3 月出版 臺北市政府公文製作參考手冊 一書 內(nèi)容尚有可參攷利用之處 特隨函附奉乙冊 敬請 卓 參 並祈賜教 耑此 順頌 勛祺 弟 敬啟 年 月 日 印 六 開會通知單 一 字型大小 1 機(jī)關(guān)全銜 文別 20 點(diǎn)字 置中對齊 2 受文者 開會事由 開會時間 開會地點(diǎn) 主持人 聯(lián)絡(luò)人及電話 備註等主要資訊 16 點(diǎn)字 靠左對齊 3 發(fā)文日期 發(fā)文字號 速別 密等及解密條件或保密期限 附件 出席者 列席者 附件 副本等普通資訊 12 點(diǎn)字 靠左對齊 4 頁碼頁尾等參考資訊 10 點(diǎn)字 置中對齊 二 作法舉例 開會通知單 七 移文單 一 字型大小 1 機(jī)關(guān)全銜 文別 20 點(diǎn)字 置中對齊 2 受文者 主旨等主要資訊 16 點(diǎn)字 靠左對齊 3 地址 聯(lián)絡(luò)方式 受文者郵遞區(qū)號 受文者地址 發(fā)文日期 發(fā)文字 號 速別 密等及解密條件或保密期限 附件 正本 副本等普通資 訊 12 點(diǎn)字 靠左對齊 4 頁碼頁尾等參考資訊 10 點(diǎn)字 置中對齊 二 作法舉例 移文單 八 機(jī)密文書機(jī)密等級變更或註銷建議單 一 字型大小 1 機(jī)關(guān)全銜 文別 20 點(diǎn)字 置中對齊 2 受文者 主旨 說明等主要資訊 16 點(diǎn)字 靠左對齊 3 地址 聯(lián)絡(luò)方式 受文者郵遞區(qū)號 受文者地址 發(fā)文日期 發(fā)文字 號 速別 密等及解密條件或保密期限 附件 正本 副本等普通資 訊 12 點(diǎn)字 靠左對齊 4 頁碼頁尾等參考資訊 10 點(diǎn)字 置中對齊 二 作法舉例 機(jī)密文書機(jī)密等級變更或註銷建議單 九 機(jī)密文書機(jī)密等級變更或註銷通知單 一 字型大小 1 機(jī)關(guān)全銜 文別 20 點(diǎn)字 置中對齊 2 受文者 主旨 說明等主要資訊 16 點(diǎn)字 靠左對齊 3 地址 聯(lián)絡(luò)方式 受文者郵遞區(qū)號 受文者地址 發(fā)文日期