醫(yī)藥企業(yè)ERP實施中需求規(guī)劃與流程分析.docx
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第一章 概述 1、研究目的和意義 眾所周知,隨著信息革命的不斷深入和知識經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,整個醫(yī)藥行業(yè)也在進(jìn)行深刻的變革,從傳統(tǒng)的經(jīng)營運作模式向高效率、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)模化、連鎖經(jīng)營、個性化服務(wù)等方向轉(zhuǎn)變。近年來,由于醫(yī)藥市場的放開,各醫(yī)藥企業(yè)競爭強度日益加劇。中國已加入WTO,國家藥品法的正式頒布實施,要求企業(yè)在自我約束和經(jīng)營規(guī)范化的同時,還必須接受用現(xiàn)代化管理工具武裝全身的國際醫(yī)藥流通連鎖經(jīng)營企業(yè)集團(tuán)的挑戰(zhàn)。 事實上,某醫(yī)藥企業(yè)已經(jīng)充分認(rèn)識到企業(yè)信息化管理的必要性和緊迫性。近幾年,公司花巨資陸續(xù)在實施ERP項目建設(shè),不斷運用先進(jìn)的信息技術(shù)對管理方法、模式、手段和工具方面進(jìn)行切實可行的改革。但是,真正要實現(xiàn)ERP系統(tǒng)及GSP軟件載體的成功應(yīng)用,還要不斷地對企業(yè)原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的思考和徹底的重組,從而使時間、成本、GSP質(zhì)量、服務(wù)、速度和環(huán)境這些反映供應(yīng)鏈管理和企業(yè)競爭力的要素得以明顯的改善和提高,以適應(yīng)市場競爭的需要。為此,我們必須在自身的生存和發(fā)展過程中必須不斷的進(jìn)行業(yè)務(wù)流程分析、重組和合理的需求規(guī)劃配置,而不能僅著眼于應(yīng)用ERP信息化建設(shè)的單純需求方面。通常,先進(jìn)的ERP系統(tǒng)都是為了使用戶以某種業(yè)務(wù)流程方式來改善他們的工作,提高他們的工作效率,進(jìn)一步提高市場預(yù)測、成本控制和獲利能力。對于公司來講,后面是成百上千個供應(yīng)商,前面是成千上萬個消費顧客,怎樣管理錯綜復(fù)雜的供應(yīng)商和消費顧客,如何作好精細(xì)到一粒小小的藥丸的進(jìn)、銷、調(diào)、存的商品流通工作和批號跟蹤時間表(GSP),這些都是我們公司需要ERP系統(tǒng)管理的理由,更是對ERP系統(tǒng)進(jìn)行需求規(guī)劃、流程分析、優(yōu)化和合理配置的理由。曾經(jīng)有人形容企業(yè)做ERP項目,好象在用現(xiàn)代化管理的利器對傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理方式進(jìn)行雕鑿,砍去那些不合理的、不該有的,把企業(yè)向它應(yīng)該成為的、理想的管理模式進(jìn)行改造。如果雕刻的工具選得不好,改造的過程就不會得心應(yīng)手,如果雕刻的節(jié)奏、力度掌握不好,操之過急或任何方法的不當(dāng),又可能給企業(yè)帶來難以治愈的傷痛感,更加阻礙變革的進(jìn)行。所以,對ERP系統(tǒng)進(jìn)行合理的需求規(guī)劃和流程分析優(yōu)化是一門雕刻的藝術(shù),值得好好研究。 2、研究范圍、方法及特點 ERP系統(tǒng)在我國各行各業(yè)中應(yīng)用非常廣泛,由于各行業(yè)均有各自的特點,應(yīng)用對象不同,需求也不一樣,因而ERP系統(tǒng)的內(nèi)部流程也有嚴(yán)格不同。筆者是在醫(yī)藥流通企業(yè)專門從事ERP系統(tǒng)開發(fā)和信息管理工作,由于ERP系統(tǒng)涉及的管理面和細(xì)節(jié)流程非常之多,限于篇幅不可能一一細(xì)說。故本文對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用探討范圍僅針對公司的進(jìn)銷存等主要業(yè)務(wù),將ERP系統(tǒng)理論、GSP法規(guī)和企業(yè)經(jīng)營特點結(jié)合起來對藥品的采購、進(jìn)貨、入庫、銷售、庫存等進(jìn)銷存業(yè)務(wù)需求規(guī)劃和流程進(jìn)行分析。 一般來說,醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)的ERP建設(shè)強調(diào)整體效益,并且隨著的有效實施,企業(yè)也越來越規(guī)范。具體來說,某醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)有以下特點: 1)醫(yī)藥商品經(jīng)營定價根據(jù)國家價格管理局推出的順價作價政策。 2)一般采取統(tǒng)一采購,內(nèi)部調(diào)撥到各藥品經(jīng)營公司和零售總店后,進(jìn)行藥品對外銷售。 3)藥品銷售有3種模式:批發(fā)、零售、加價調(diào)撥。 4)GSP法規(guī)對藥品庫存有嚴(yán)格的有效期、批次嚴(yán)格管理。 5)GSP法規(guī)對首營企業(yè)和首營藥品的管理控制。 6)注重對銷售進(jìn)行的管理與核算-銷價/批發(fā)價比。 7)注重對銷售客戶的信譽評定和信譽額度控制。 8)招標(biāo)或批量合同采購中注重比價核價,即采購價/批發(fā)價占比。 9)注重應(yīng)收應(yīng)付賬款的管理,特別在采購中,對供應(yīng)商應(yīng)付款的分析核算比較重視。 10)注重成本核算。 11)注重對庫存的風(fēng)險控制和安全庫存的控制。 第二章 需求分析與規(guī)劃 孫子曰:知己知彼,百戰(zhàn)不殆。企業(yè)規(guī)劃需求的過程,實際上也就是認(rèn)清企業(yè)自身存在的優(yōu)勢和不足,做到“知己”的過程。 企業(yè)如果在實施ERP項目之初就將本身的需求和問題整理清楚,才能夠提出有針對性的核心問題和明確可行的要求,才會在ERP方案設(shè)計過程中想辦法解決這些問題,為后面的ERP成功應(yīng)用打好基礎(chǔ)。與其說是選型的過程,不如說是規(guī)劃需求和完善需求的過程。 在當(dāng)前不斷變化的市場環(huán)境下,每個企業(yè)都存在來自各方面的問題,如:業(yè)務(wù)員因為無法及時的了解到產(chǎn)品庫存的數(shù)量,而無法快速而準(zhǔn)確的實現(xiàn)對客戶的承諾;即使接到了訂單可是僅僅因為某個重要的藥品供應(yīng)不及時,推遲了交貨期,在強調(diào)快速響應(yīng)客戶并滿足客戶需要的市場下,這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)的信譽。還有如:根據(jù)經(jīng)驗制定的采購計劃,總是因為簽訂的最新訂單而不斷的在變化,銷售,倉儲和質(zhì)管等部門每天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn),總還是不能按時完成交貨任務(wù);滯銷的商品有的在倉庫中積壓,可暢銷的商品有的到快交貨時才發(fā)現(xiàn)短缺等等。問題是許許多多,紛繁復(fù)雜,俗話說好,“磨刀不誤砍柴功”。 在實施ERP之前如何將這些問題歸集起來,如何確認(rèn)瓶頸問題,如何規(guī)劃各種需求,已顯得比“砍柴”格外重要。 以上是僅以某個局部業(yè)務(wù)的需求為例進(jìn)行分析。實際上企業(yè)存在的問題和需求雖然有許許多多,但是仔細(xì)分析一下這些需求和問題后,會發(fā)現(xiàn)所有的這些需求和問題不外乎可以分成三個層面: 1)企業(yè)正常業(yè)務(wù)流程層面存在的問題和需求,稱為常規(guī)業(yè)務(wù)管理需求; 2)企業(yè)管理中影響最大,最薄弱的也最迫切需要解決的瓶頸問題,稱為核心管理需求; 3)企業(yè)各部門作業(yè)過程中需要多個部門配合協(xié)調(diào)的協(xié)作問題,稱作協(xié)調(diào)管理需求。 在業(yè)務(wù)層面出現(xiàn)的需求和問題,大多是各部門正常的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的一些需求,這些需求整理起來比較容易,而且在神州數(shù)碼的ERP軟件中都可以滿足,這里值得注意的是:企業(yè)本身的需求是自身個性需求與行業(yè)共性需求的交匯。每個企業(yè)都已按照自己行業(yè)內(nèi)的一些規(guī)范制定了許多的制度,而且有許多業(yè)務(wù)的流程與行業(yè)內(nèi)的許多公司相似,同時每個企業(yè)因為所處的地域和環(huán)境不一樣,發(fā)展的歷史不一樣,所造就的企業(yè)文化是不一樣,這就產(chǎn)生了企業(yè)的個性需求。比如: 1)本公司作為一個藥品銷售企業(yè),必須通過GSP認(rèn)證,并且按照GSP的要求制定采購流程,質(zhì)量檢驗流程,產(chǎn)品出庫流程,倉庫管理和銷售管理等,這既是國家藥監(jiān)局對藥品銷售行業(yè)的要求,也是行業(yè)內(nèi)的規(guī)范和制度。 2)在藥品采購的流程需求分析中就重點考慮了兩點:1、無論是零售還是批發(fā),采購是公司統(tǒng)一做的,現(xiàn)在需要對供應(yīng)商,供應(yīng)商的供貨情況,供應(yīng)商的信譽等進(jìn)行管理;2、GSP規(guī)定中對于藥品的質(zhì)量要求非常嚴(yán)格,堅決杜絕不合格的藥品進(jìn)入倉庫。 3)在藥品銷售的流程需求分析中也重點考慮了兩點:1、GSP規(guī)定中對于藥品的銷售要求非常嚴(yán)格,嚴(yán)格遵照批號跟蹤,有效期內(nèi)按照批號“先進(jìn)先出”的原則。2、對藥品銷售客戶的經(jīng)營范圍外的藥品,禁止銷售。 4)對于倉庫中的庫存藥品就要進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)記錄;倉庫中需要進(jìn)行貨位的管理,并可以清晰的查到貨位的狀態(tài)分布情況等。 企業(yè)可以在管理咨詢公司的咨詢顧問幫助下找出企業(yè)管理的問題中哪些是合理的哪些是不合理的,哪些是客觀存在的哪些是可以主觀改變,哪些是理性的哪些是非理性的,哪些是主動提出的哪些是被動發(fā)現(xiàn)的,但是對于企業(yè)管理的各種問題,只有企業(yè)自己最了解也最清楚。對于一個正常運作的企業(yè)來說,所謂的瓶徑問題主要是哪些力量最薄弱的環(huán)節(jié),最能影響到生產(chǎn)和運作的效率,可能這類的問題并不是很多,而且分析到后面會發(fā)現(xiàn)原來最薄弱的瓶頸主要集中在幾個重要的點上,找到了這幾個點也就發(fā)現(xiàn)了企業(yè)管理的瓶頸問題和需求。比如:ERP經(jīng)過了幾年的運作,企業(yè)高層也有了一定運營經(jīng)驗,但是市場環(huán)境在不斷的變化,競爭越來越激烈,而且客戶要求定制的訂單逐漸增多,而且客戶的要求也在不斷的提高,原先客戶下達(dá)訂單后6天內(nèi)交貨就可以了,現(xiàn)在有的客戶提出要3天內(nèi)交貨,這就要求企業(yè)生產(chǎn)的效率必須提高一倍,才能縮短一半的天數(shù)完成客戶的要求。企業(yè)在分析了生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)后發(fā)現(xiàn)影響交貨效率的瓶頸問題主要是:采購周期的問題。從而影響到交貨的效率。認(rèn)識到這點后,企業(yè)就會把這一點最為企業(yè)最關(guān)心的采購問題作為瓶頸問題提出來。 企業(yè)部門之間的協(xié)作和配合,引起了企業(yè)作業(yè)層面的許多問題,這里面有些問題是通過ERP的實施可以避免的,有些并不是ERP軟件中所能解決的,而是協(xié)同運作的管理問題。從我們實施的經(jīng)驗來看,企業(yè)針對某個業(yè)務(wù)的規(guī)范都較為齊全,但業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)和部門之間的協(xié)調(diào)容易產(chǎn)生瓶頸,協(xié)調(diào)的內(nèi)容、規(guī)范、手段、時間要求、對責(zé)任人的獎懲細(xì)則才是重點內(nèi)容,“再規(guī)范的流程也會扯皮”就是這個原因,而且難以確認(rèn)責(zé)任,這與崗位的責(zé)任、績效密切相關(guān)。企業(yè)中的ERP小組成員應(yīng)該在充分理解ERP管理思想的基礎(chǔ)上,對于這些協(xié)作問題做一個分類歸集。比如在前面講的藥品采購流程中,大家也可以看出,如果采購部,倉庫,質(zhì)檢部、和財務(wù)部協(xié)作過程中出現(xiàn)推諉和扯皮的情況,就會影響到藥品的采購周期,甚至可能影響到經(jīng)營的需要。 以上介紹了企業(yè)需求規(guī)劃的三個層面,在企業(yè)規(guī)劃需求的過程中一定要避免以下兩個誤區(qū): 誤區(qū)一:忽視了行業(yè)性的特殊需求。行業(yè)與行業(yè)之間是有很大差異的,比如藥品銷售和百貨品銷售兩個行業(yè)就有這不同的銷售流程和管理方式,企業(yè)在做需求分析的過程中一定對自己所處的行業(yè),本行業(yè)的特點有著較深的認(rèn)識,也就是規(guī)劃的需求要帶有行業(yè)的特色。 誤區(qū)二:過分強調(diào)企業(yè)自身的個性化需求。ERP畢竟是融入了先進(jìn)管理思想的企業(yè)管理工具,在過分的強調(diào)個性的基礎(chǔ)上規(guī)劃出的需求,僅僅考慮滿足現(xiàn)在,沒有一定的前瞻性,結(jié)果就是會發(fā)現(xiàn)沒有一套ERP軟件適合自己,只好找人定制開發(fā),等開發(fā)完成并在企業(yè)中應(yīng)用后,因為外部條件的變化而發(fā)現(xiàn)原來的流程不合理,需要作改變,可是因為是定制的產(chǎn)品,由于種種原因無法升級,而商品化的ERP軟件就不存在這方面的問題了。 只有善于發(fā)現(xiàn)問題,才能解決問題。企業(yè)只有深層次多層面規(guī)劃需求,將所有的管理和運作上的問題和需求分析并整理清楚,才能在信息化應(yīng)用過程中少走彎路,使制定的ERP解決方案更加合理,為ERP項目的成功實施奠定基礎(chǔ)。 第三章 個案作業(yè)流程系統(tǒng)分析 1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理流程 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是系統(tǒng)在運作過程中使用的基本數(shù)據(jù),是一切業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ),系統(tǒng)必須依靠這些數(shù)據(jù)才能夠完成必須的工作。因此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理是一項非常重要的工作,由專人負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理工作。 ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括貨品、客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及相對變動較少的價格體系基礎(chǔ)數(shù)據(jù);動態(tài)數(shù)據(jù)包括內(nèi)部帳和往來帳:存貨帳、應(yīng)收帳、預(yù)付帳、應(yīng)付帳、預(yù)收帳、保管帳、業(yè)務(wù)帳等。由于這些數(shù)據(jù)是動態(tài)變動的,所以期初的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要在系統(tǒng)切換時錄入,然后再納入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理方案?;A(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中最常用、最基本的數(shù)據(jù),它對系統(tǒng)的正常運行起著決定性的因素。因此對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理操作必須非常嚴(yán)格?;A(chǔ)數(shù)據(jù)管理員在進(jìn)行增、刪、改等操作時,必須填寫申請表格,經(jīng)過有關(guān)部門許可后方可進(jìn)行相關(guān)操作。 11貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括總公司所有經(jīng)營的商品,是ERP系統(tǒng)使用的主要數(shù)據(jù)之一,也是ERP系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 增加新的貨品,必須填寫首次經(jīng)營商品審批表,經(jīng)質(zhì)量管理部部門批準(zhǔn)后方可在系統(tǒng)中進(jìn)行增加操作。貨品的停用,必須由有關(guān)部門同意后,方可在系統(tǒng)中進(jìn)行停用操作。 1)貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)新增和變更流程圖 流程圖說明 A采購業(yè)務(wù)員在購進(jìn)新商品時,發(fā)現(xiàn)有新貨品時手工填寫首次經(jīng)營貨品申請表。經(jīng)計劃采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由數(shù)據(jù)管理員根據(jù)首次經(jīng)營貨品申請表的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。 B使用ERP系統(tǒng)過程中,任何人員發(fā)現(xiàn)貨品信息出現(xiàn)變動或需要修改貨品基礎(chǔ)信息時,需填寫商品信息變更申請表。經(jīng)質(zhì)量管理部主管人員批準(zhǔn)后交給信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)商品信息變更申請表的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。 2)使用的單據(jù) 首次經(jīng)營商品審批表、貨品信息修改申請表 作用:新增商品信息或修改商品信息時,錄入ERP系統(tǒng)的依據(jù) 主要數(shù)據(jù)項:編號、分類編碼、商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、進(jìn)口/合資/國產(chǎn)、批準(zhǔn)文號/注冊證號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、GMP、儲存條件、效期、代理、代理部門、國家定價/地方定價/自行定價、批發(fā)價、零售價等 票據(jù)流:由相關(guān)人員提出申請(填寫申請表),報主管人員批準(zhǔn)后交數(shù)據(jù)管理員,由數(shù)據(jù)管理員錄入計算機(jī)。 12 貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼方案 特別強調(diào):貨品卡片涉及到成本、銷售、毛利、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳等核算管理;涉及到企業(yè)對業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)員的考核管理。因此需要保持完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。 所有貨品編碼全部參照北京某集團(tuán)總部統(tǒng)一制定的原則編制。 13 供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 供應(yīng)商包括國外、國內(nèi)的生產(chǎn)廠家、商業(yè)企業(yè)等,供應(yīng)商同商品一樣貫穿整個業(yè)務(wù)流程。無論是銷售、財務(wù),還是倉庫等,都需要對供應(yīng)商進(jìn)行管理考核。因此,供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平直接反映出企業(yè)對負(fù)債和權(quán)益的管理狀況,因此需要建立一整套嚴(yán)格的供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理制度來約束與供應(yīng)商相關(guān)的各個業(yè)務(wù)流程。 1)供應(yīng)商新增或變更流程圖 流程圖說明 A采購業(yè)務(wù)員在新供應(yīng)商處購進(jìn)商品后,填寫首營企業(yè)審批表,經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)首營企業(yè)審批表的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。 B使用ERP系統(tǒng)過程中,采購部人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信息出現(xiàn)變動或需要修改,需填寫供應(yīng)商信息變更申請表,并經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交給基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)供應(yīng)商信息變更申請表的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。 2)使用的單據(jù) 首營企業(yè)審批表 供應(yīng)商信息修改申請表 作用:新增供應(yīng)商信息或修改供應(yīng)商基礎(chǔ)信息時,錄入ERP系統(tǒng)的依據(jù) 主要數(shù)據(jù)項:編號、供應(yīng)商名稱、集團(tuán)內(nèi)外、境外/合資/國產(chǎn)、性質(zhì)等信息。票據(jù)流:由相關(guān)人員提出申請(填寫申請表),報主管人員批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員,由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員錄入計算機(jī)。2、采購計劃與進(jìn)貨合同 1)流程圖:采購計劃和進(jìn)貨合同流程圖 2)流程圖說明: 采購部的采購員依據(jù)庫存下限報警自動生成的采購計劃,或根據(jù)庫存動態(tài)表及緊急要貨等情況人工統(tǒng)計采購計劃,提出采購申請。 公司代理品種和重點銷售品種由公司采購部負(fù)責(zé)購進(jìn)。進(jìn)貨計劃、合同由其代理部門制定,但要通過公司采購部的審核并進(jìn)行備案。 采購員根據(jù)采購計劃聯(lián)系貨源,同供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同。 采購員將進(jìn)貨合同交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核,審核通過后交給進(jìn)貨合同管理員,由合同管理員將合同錄入ERP系統(tǒng)。 采購部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系的供應(yīng)商-索取相關(guān)文件資料 質(zhì)管部確立數(shù)據(jù)文件是否完備,如不全要求補充完備,完備則數(shù)據(jù)可以進(jìn)入系統(tǒng)。作為供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 3)崗位職責(zé): 采購員職責(zé):u 根據(jù)庫存上下限報警自動生成的采購計劃,結(jié)合上年同期銷售情況、本期期初庫存、本期購進(jìn)、本期銷售、當(dāng)前庫存、本期未執(zhí)行合同和資金情況等數(shù)據(jù)提出采購申請或修改采購計劃。u 計劃采購的品種,聯(lián)系供應(yīng)商。u 建立、修改、維護(hù)供應(yīng)商資料檔案。確保資料的準(zhǔn)確無誤。u 采購部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系供應(yīng)商-索取相關(guān)的文件資料u 根據(jù)提供的采購申請,積極尋找、組織貨源。u 合理安排進(jìn)貨,與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同并將合同及時送交合同管理員。u 修改庫存報警的庫存下限。u 向進(jìn)貨合同管理員送交審核后的進(jìn)貨合同。 采購負(fù)責(zé)人職責(zé):u 負(fù)責(zé)組織討論采購計劃的可行性。u 及時了解采購計劃的執(zhí)行情況,解決采購計劃執(zhí)行過程中的問題。u 審核采購合同。 進(jìn)貨合同管理員職責(zé):u 合同管理員依據(jù)采購員送達(dá)的審核后的進(jìn)貨合同,進(jìn)行內(nèi)容審查,條款是否完整等,發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系采購員進(jìn)行修正。如有異議,向采購負(fù)責(zé)人匯報。u 將合同內(nèi)容錄入計算機(jī),并將原始合同妥善保管備查。u 合同管理員應(yīng)在合同執(zhí)行期內(nèi),經(jīng)常性檢查合同履行情況。如合同內(nèi)容未執(zhí)行完卻又終止時,及時溝通領(lǐng)導(dǎo)查明未執(zhí)行合同的原因。u 將合同統(tǒng)一編號、裝訂成冊,存檔備查。u 及時了解合同完成和執(zhí)行情況。 質(zhì)管部管理員職責(zé): 確立數(shù)據(jù)、文件是否完備,完備則輸入系統(tǒng)。不完備則要求數(shù)據(jù)補充完整后再輸入系統(tǒng)。 4)票據(jù)說明: 原始票據(jù):u 業(yè)務(wù)合同:用于記錄與供應(yīng)商的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系。數(shù)據(jù)項包括時間、簽定地點、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(含稅)、總金額、包裝、備注、合同甲乙雙方的基本信息。 方案:在ERP系統(tǒng)中以電子形式保存(原始采購記錄)。 系統(tǒng)單據(jù):u 進(jìn)貨計劃:記錄計劃采購明細(xì)。 方案:由庫存下限報警自動生成。u 進(jìn)貨合同:是采購員與供應(yīng)商簽訂的貨品購銷合同,合同管理員將其錄入ERP系統(tǒng),作為進(jìn)貨的依據(jù)。它以兩種形式存在,一種是原始書面資料,一種是ERP系統(tǒng)的內(nèi)部計算機(jī)單據(jù)。 3、銷售作業(yè)流程 1) 流程圖說明 銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶的要貨計劃或電話登記要貨情況,要提供書面的要貨計劃單并經(jīng)部門經(jīng)理審核的單據(jù)給客戶服務(wù)部的銷售開票員進(jìn)行開票。在填寫時要確定下列信息: 銷售模式、結(jié)算方式、客戶要貨的品種、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、價格或扣率、發(fā)貨方式和運輸?shù)攸c。確定客戶的名稱和業(yè)務(wù)員。 如果是新客戶或發(fā)生客戶情況的變更應(yīng)該先按照客戶管理流程辦理相應(yīng)的審批手續(xù)。 銷售業(yè)務(wù)員必須在要貨計劃單標(biāo)明本筆銷售業(yè)務(wù)現(xiàn)金和月結(jié)銷售。 開票員在接到銷售業(yè)務(wù)員的要貨計劃單后,按照規(guī)定的時間進(jìn)行銷售開票。對于超出信用額度過或可銷庫存不夠的要貨計劃及時與銷售業(yè)務(wù)員溝通,并根據(jù)溝通情況在系統(tǒng)中繼續(xù)開票或作廢記錄。 目前對信譽額度實行松散管理,在開票時開票員檢查信譽額度,如果超出時系統(tǒng)出現(xiàn)提示,在確定后仍可以繼續(xù)開票。但是系統(tǒng)對在每周開票過程中出現(xiàn)報警的客戶提供統(tǒng)計,供操作員實時查詢。 對于部門代理品種,在銷售開票時,將對其對應(yīng)的部門、客戶、業(yè)務(wù)員進(jìn)行檢查,如檢查未獲通過,將不能對此品種進(jìn)行開票。 開票員應(yīng)及時與要貨計劃單進(jìn)行核對后按照藥品先進(jìn)先出、近效先出的原則開票再保存確定銷售清單并打印。 銷售結(jié)算員根據(jù)銷售清單上的銷售模式項“現(xiàn)金/月結(jié)銷售”方式,月結(jié)銷售使用簽發(fā)物流指令,并在銷售清單蓋現(xiàn)金/月結(jié)銷售專用財務(wù)章。 2)崗位職責(zé) 銷售業(yè)務(wù)員職責(zé):u 根據(jù)客戶的要貨情況提供準(zhǔn)備的要貨計劃單。u 對于客戶、商品、價格等與系統(tǒng)存在差異的情況及時轉(zhuǎn)入相關(guān)的審批流程,進(jìn)行核對無誤,并通過及所在業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后將要貨計劃單轉(zhuǎn)給開票員。u 及時將確認(rèn)后的銷售及時進(jìn)行結(jié)算。 銷售開票員職責(zé):u 根據(jù)經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后要貨計劃在系統(tǒng)中進(jìn)行銷售開票。u 打印銷售清單,并進(jìn)行核對。u 刪除錯誤銷售單。 銷售結(jié)算員職責(zé):u 銷售結(jié)算員依據(jù)銷售清單在清單上加蓋財務(wù)專用章,在ERP系統(tǒng)中簽發(fā)物流指令準(zhǔn)許庫房配貨。u 每天工作結(jié)束后,及時將相關(guān)單據(jù)傳達(dá)給相關(guān)部門和相關(guān)人員。 3)單據(jù) 要貨計劃單(手工填寫)u 聯(lián)次:2聯(lián) 1聯(lián)業(yè)務(wù)留存 2聯(lián)轉(zhuǎn)開票u 用途:登記客戶的要貨情況并把信息傳遞給開票員。u 主要數(shù)據(jù)項:訂貨客戶、日期、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、單價、金額、送貨備注、發(fā)票類型、銷售方式、結(jié)算方式等。 銷售清單u 聯(lián)次:5聯(lián) 存根聯(lián)、部門財務(wù)聯(lián)、公司財務(wù)聯(lián)、質(zhì)量擔(dān)保聯(lián)、隨貨同行聯(lián)u 用途:發(fā)貨清單是商業(yè)銷售時的內(nèi)部流轉(zhuǎn)單據(jù)。銷售結(jié)算員在倉庫聯(lián)蓋發(fā)貨章并進(jìn)行分單。存根聯(lián)留存?zhèn)洳椋块T財務(wù)聯(lián)、公司財務(wù)聯(lián)轉(zhuǎn)給財務(wù)記帳,隨貨同行聯(lián)通過業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)給倉庫作復(fù)核出庫用,質(zhì)量擔(dān)保聯(lián)在加蓋質(zhì)量章后作為質(zhì)量擔(dān)保書用。u 主要數(shù)據(jù)項:購貨方、日期、貨號、商品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額、批發(fā)價、零售價、扣率、產(chǎn)地、批準(zhǔn)文號、批號、效期、備注。 銷售發(fā)票 u 聯(lián)次:4聯(lián) 存根聯(lián)、部門財務(wù)聯(lián)、公司財務(wù)聯(lián)、客戶發(fā)票聯(lián)、客戶計稅聯(lián)流轉(zhuǎn)方式:發(fā)票打印4聯(lián),存根聯(lián)自留,部門財務(wù)聯(lián)做回款勾對,公司財務(wù)一聯(lián)作結(jié)算用,客戶一聯(lián)作發(fā)票,一聯(lián)作計稅用。u 主要數(shù)據(jù)項:購貨方、日期、貨號、商品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額、批發(fā)價、零售價、扣率、產(chǎn)地、批準(zhǔn)文號、批號、效期、備注 第四章 結(jié)論 ERP建立在先進(jìn)的理念與管理模式上,具有行業(yè)中最具普遍性的標(biāo)準(zhǔn)流程控制,公司應(yīng)用了ERP最具特征的、主要的管理方法,有效地集成企業(yè)主要資源和需求信息,能為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的實用管理平臺。其整個系統(tǒng)實現(xiàn)了對物流、資金流、信息流的集成管理,實現(xiàn)了從計劃到訂單到采購、從采購到銷售、從業(yè)務(wù)到財務(wù)、從產(chǎn)品到客戶的一體化管理。這是一個復(fù)雜的管理過程,公司經(jīng)過詳盡的需求規(guī)劃和流程分析優(yōu)化后的“實用型ERP”卻用一種集成的、多功能的、新穎統(tǒng)一的模式來實現(xiàn)這些復(fù)雜的管理,這些都是對ERP管理軟件的突破。- 1.請仔細(xì)閱讀文檔,確保文檔完整性,對于不預(yù)覽、不比對內(nèi)容而直接下載帶來的問題本站不予受理。
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