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0 OuickBooks Premier Accountant Edition 2014操作手冊 一 File 1 一 New Company 新建一個公司 1 二 Open or Restore Company 打開備份 刪除備份記錄 4 三 Open Previous Company 打開最近賬套 6 四 Bacu Up Company 備份數(shù)據(jù) 7 五 Open Second Company 同時打開多個賬套界面 8 二 Lists 10 一 Item Lists產(chǎn)品的查看 編輯 增加 刪除 10 二 Fixed Asset Item List 固定資產(chǎn)的查看 編輯 增加和刪除 16 三 Currency List 匯率的轉(zhuǎn)換 18 三 Accountant 20 一 Chart of Accounts 會計科目的增加 修改 刪除等 20 二 Chart of Accounts 錄入憑證 23 三 Working Trial Balance 試算平衡表 26 四 Customers 27 一 Customer Center 客戶的查看 添加 刪除 27 二 Create Invoices 銷售訂單 主營業(yè)務收入 的錄入 30 三 Reveive Payments 應收賬款的錄入 32 四 Credit Memo 銷售訂單退訂 沖銷主營業(yè)務收入 的錄入 五 Vendors 35 一 Vender Center 供應商的查看 編輯 添加和刪除 35 二 Pay Bill 應付賬款的錄入 六 Employees 39 一 Empolyees Center 員工信息的查看 編輯 添加和刪除 39 7 Bank 41 一 Write Check 填寫注意事項 費用 的錄入 41 二 Make Deposits 填寫注意事項 往來款 的錄入 42 三 Transfer Funds 填寫注意事項 預付款 的錄入 42 四 Credit Card 填寫注意事項 信用卡 的錄入 42 五 Memorized 復制憑證 43 七 Reoprts 44 一 Customers 6 備注 有時部分數(shù)據(jù)打不開 可能是路徑的問題 最好放在電腦桌面或者直接放入盤 不另外建立文 件夾 7 如果想清除曾經(jīng)打開過的帳套 選中要清除的帳套 然后點擊 Edit List 進入另外一個界面 再 選擇帳套 點擊 OK 清除歷史記錄幫助自己能快速找到想要的帳套 7 三 Open Previous Company 打開最近賬套 如下圖操作 可看到所有在系統(tǒng)中打開過的賬套 可任意選擇所需要打開的賬套 4 Bacu Up Company 備份數(shù)據(jù) 將數(shù)據(jù)從系統(tǒng)備份至本地 建議如有數(shù)據(jù)變化 及時備份 1 路徑如下圖 8 2 選擇 Local backup 然后點擊 Next 進行本地保存 9 10 五 同時打開多個賬套界面 操作路徑如下 1 點擊 Open Second Company 2 對于以下列表中已經(jīng)有的賬套 選中需要打開的賬套 點擊 Open打開 對于列表中沒有的賬套 則點擊 open or restor an existing company 按打開備份的方法 打開本地備份 11 2 Lists 1 Item Lists產(chǎn)品的查看 編輯 增加 刪除 1 產(chǎn)品列表的查看 Lists Item Lists 在這里 可以看到所有產(chǎn)品的名稱 種類 用途等詳細 信息 2 產(chǎn)品的增加 編輯 刪除等 1 Lists Item Lists 打開存貨后 點擊左下角 Item的倒三角 就出現(xiàn) New Edit Item等 可以 新增 編輯 刪除存貨信息 備注 可以點擊右鍵 也同樣有產(chǎn)品增加 編輯 刪除等 12 13 2 本公司產(chǎn)品分兩類 1 Inventory Part 實體產(chǎn)品 2 Service 運費 維修費等服務類 在新增產(chǎn) 品時 需特別注意必填項目 明細如下圖一 實體產(chǎn)品的標準設置 圖二 服務類產(chǎn)品的標準設置 14 圖一 圖二 15 16 二 Fixed Asset Item List 固定資產(chǎn)的查看 編輯 增加和刪除 固定資產(chǎn)增加后 不能自動生成憑證 需 要手動錄入憑證 點擊工具欄上的 Lists Fixed Asset Item List 點擊固定資產(chǎn)列表左下角的 Item 點擊倒三角 出現(xiàn)新增 編輯 增加 刪除等操作 17 18 三 Currency List 匯率的轉(zhuǎn)換 打開 Lists Currency List 看銷售訂單的日期查詢當天兌換美元匯率 錄入兌換匯率 19 匯率查詢可以參與以下網(wǎng)址 1 2 20 三 Accountant 科目 一 Chart of Accounts 會計科目的增加 修改 刪除等 1 打開 Accountant Chart of Accounts或 Lists Chart of Accounts 2 會計科目界面的左下角 Account有個倒三角 點擊倒三角 可以出現(xiàn)以下界面 可以對科目進行增 加 New 編輯 Edit Account 刪除 Delete Account 等 21 3 選擇需要增加的科目類別 然后點擊 Continue 22 4 在增加會計科目時 若有期初余額 可以點擊 Enter Opening Balance錄入期初余額 23 5 如果隱藏暫時不需要科目 點擊 Make Account Inactive 若想恢復隱藏科目 請點擊 Include Inactive 取消科目左邊交叉 24 二 Chart of Accounts 錄入憑證 1 1 Accountant Chart of Accountants 可以進行憑證的錄入 雙擊要運用到的科目 進行錄 入即可 25 1 2 在錄入費用憑證的界面中 我們要輸入的內(nèi)容有 DATE 日期 PAYEE 支付款項對應的公司名稱 PAYMENT 對方 DEPOST 貸方 ACCOUNT 會計科目 MEMO 摘要 2 1如果涉及的會計科目過多 可以在以下界面進行錄入借貸方 26 備注 Accountant Make genenral Journal Enteries 一般錄入是工資計提和其他科目 不包括有銀行科目 往來 銷售 和采購 27 三 Working Trial Balance 試算平衡表 打開 Accountant Working Trial Balance 即可出現(xiàn)試算平衡表 試算平衡表上方可以選擇查詢的日 期等 該表有 賬戶名稱 欄 期初余額 本期發(fā)生額 期末余額 三個金額欄 用以檢 查借貸方是否平衡 檢查賬戶記錄有無錯誤的一種表式 通過總分類賬戶本期發(fā)生額和余額對照表 可一般地了解該期間經(jīng)濟活動和預算執(zhí)行的概況 也可作為編制會計報表的重要依據(jù) 28 四 Customers 一 Customer Center 客戶的查看 添加 刪除 1 客戶的查看 工具欄的 Customers Customers Center 可以查看客戶的信息 29 2 客戶的新增 在查看客戶信息界面中 左上角的 New Customer可以添加新客戶 輸入客戶信息即可 在 新建客戶的時候 在新建客戶時 要根據(jù)貨幣種類選擇不同的 Currency 必須錄入的標準信息如下 圖一 30 圖二 圖三 如果銷售含稅 需要在 Sales Tax Settings中進行設置 如果不含稅 則不需要設置 3 客戶的刪除 在查看客戶信息界面 右鍵出現(xiàn)以下選擇 選擇 Delete Customer Job 即可刪除客 戶信息 31 二 Create Invoices 銷售訂單 主營業(yè)務收入 的錄入 打開 Customer Create Invoices 在 Create Invoices界面中選擇客戶名稱 如果是新客戶 則 新增客戶資料 在 Class選擇產(chǎn)品類型 輸入銷售訂單的日期 DATE 發(fā)票號碼 INVOICE 訂 單號碼 P O NUMBER 等系列信息 32 33 三 Reveive Payments 應收賬款的錄入 1 首先設置 Edit Preferences Payments Automatically OK 如果不設置 那么在 錄入收款時 選擇不了收款銀行 設置如下圖 34 2 錄入收款信息 Customer Reveive Payments 在 Reveive Payments界面中 在 RECEIVEF FROM中選擇客戶名稱 如果新客戶 則新增客戶資料 在 PAYMENT AMOUNT中錄入收到款項金額 DATE中輸入收到款項日期 DEPOSIT TO中選擇收款的銀行 在表格勾選所收款項對應的 Invoice編 號 35 36 4 Credit Memo 銷售訂單退訂 沖銷主營業(yè)務收入 的錄入 1 點擊打開 Customers Create Invoice 界面右上方點擊 Refund Credit 出現(xiàn) Credit Memo銷售退單 錄入內(nèi) 容基本跟 Invoice一樣 5 Pay Bill 應付賬款的錄入 點入菜單 Vendors Pay Bill 進入界面 所有的 Bill都顯示出來 選擇應付款的 Bill 最后點擊 Pay Selected Bills 37 完成的 pay bill 38 五 Vendors 供應商 一 Vender Center 供應商的查看 編輯 添加和刪除 1 供應商的查看 Vender Vender Center 在這里 雙擊供應商 可以查看到每個供應商的詳細資 料 包括公司地址 電話等 右邊 Vendor Information是供應商與我公司的業(yè)務往來 如下圖 2 供應商的新增 在供應商的查看界面中 點開左上角 NEW Vender的倒三角 選擇 New Vendor 輸入 供應商信息即可 如下圖 39 3 供應商的編輯 刪除 40 二 Enter Bills 采購訂單的錄入 打開 Vendors Enter Bills 在 Enter Bills界面中錄入即可 41 主要錄入 供應商信息 VENDOR 訂單日期 DATE 發(fā)票號碼 REF NO 產(chǎn)品名稱 ITEM 數(shù) 量 QTY 單價 COST 總價 AMOUNT 等信息 在錄入 此處也要填入 方便查閱 42 六 Employees 一 Empolyees Center 員工信息的查看 編輯 添加和刪除 1 員工信息的查看 Empolyees Empolyees Center可以查看員工詳細信息 包括員工借支 工資 等 43 2員工信息的增加 在查看員工信息的界面中 點擊左上角的 New Employees 填寫相關資料即可 員 工信息必須有姓名 聯(lián)系地址 郵箱及聯(lián)系電話 3 員工信息的編輯 刪除 在查看員工信息的界面中 選中要刪除的員工 鼠標右鍵 則出現(xiàn) Edit 44 Empolyee 編輯 Delete Empolyee 刪除 即可編輯 刪除員工信息 8 Bank 銀行和現(xiàn)金 1 錄入現(xiàn)金和銀行流水賬金額 通過 Write Check界面錄入憑證 45 2 錄入銀行和現(xiàn)金的往來款和總公司借款 通過 Bank Make Deposits 3 錄入 Advance Prepayments 這個預付賬款科目 有銀行或者現(xiàn)金進出 通過 Bank Transfer Funds 4 錄入信用卡金額 通過 Bank Enter Credit Card Charge 46 5 錄入完憑證 在界面上方點擊 Memorized 相當于復制憑證 在下個月有類似發(fā)生科目可以通過 Lists Memorized Transaction 找到類似科目 無需再錄入 選擇你需要的復制憑證 雙擊進去就可以復制成新憑證 47 八 Reoprts 1 Customers Receivables應收賬款的查詢 在 Reports Customers Receivables Customer Balance Summary可以查詢到每個客戶應收賬 款的匯總數(shù)據(jù) 在 Reports Customers Receivables Customer Balance Detail中可以查詢到 每個客戶應收賬款的明細賬 48 49 二 Sales 銷售情況的查看 1 在 Reports Sales中可以查詢銷售的匯總數(shù)據(jù)或者明細數(shù)據(jù) 銷售情況按客戶匯總數(shù)據(jù)查詢?nèi)缦?50 2 51 銷售情況按客戶明細情況查詢?nèi)缦?銷售情況按產(chǎn)品匯總情況 52 53 銷售情況按產(chǎn)品明細情況 54 銷售情況按銷售人員銷售的匯總數(shù)據(jù)查詢 銷售情況按銷售人員銷售的明細數(shù)據(jù)查詢 55 2 在 Lists菜單查詢 2 1打開 Lists Item Lists界面 在 Item Lists界面的左下角有 Reports 打開倒三角 可以按產(chǎn) 品銷售匯總 Sales by Item Summary 也可以按照銷售明細 Sales by Item Detail 查詢 如下圖 56 57 58 三 Purchases 采購情況的查看 1 在 Reopots菜單查詢 2 在 Lists菜單查詢 具體操作如下 2 1打開 Lists Item Lists界面 上文已講 在 Item Lists界面的左下角有 Reports 打開倒三 角 然后按照如下圖依次打開 59 2 2 出現(xiàn)采購詳細信息 采購日期 摘要 供應商 產(chǎn)品名稱 數(shù)量 單價 金額 在這里也可以核 對當月錄入采購訂單是否正確 可以按供應商信息 Purchases by Vendor Detail 排列 可以按照 產(chǎn)品名稱 Purchases by Item Detail 排列 如下圖 60 4 Custom Reports 所有憑證的查詢 在 Reports中打開 Custom Reports Transaction Detail 在 Display中可以選擇查詢?nèi)掌?就可以 查詢到選擇期間的所有憑證 61 62 五 各類明細賬 1 若要查詢各類明細賬 在 Display中選擇日期 在 FILTER中選擇所需要查詢的科目 即可出現(xiàn)所有 的序時賬簿 63 六 查詢庫存明細賬 在 Display中可以選擇查詢?nèi)掌?在 FILTER中可以選擇 Item 在 Item中選擇 All Inventory Items即 可 64 65 七 Balance Sheet Profit Loss 資產(chǎn)負債表 利潤表查詢 在 Reports中打開 Company Financial 可以見到資產(chǎn)負債表 利潤表等 66 67 68 69 70 71 72 73 74 現(xiàn)金流量表查詢 75 76 管理者需要的報表 通過 Report Memoriged Reports Accountant